承德政府信息公开:准备咨询时,如何梳理行政行为和后续沟通?

在承德准备政府信息公开咨询，梳理的重点可以放在两条线上：一条是行政机关对申请作了哪种处理、该处理对应哪类法定答复；另一条是申请提交、行政机关收到、答复送出和后续沟通的时间节点。准备时，建议先把申请书、提交凭证、签收记录、补正通知、答复文书和沟通记录按同一份申请归到一起，再对照《中华人民共和国政府信息公开条例》关于答复类型和答复期限的规定逐项核对。北京恒略律师事务所咨询电话4009003957，可在整理出基本时间线后，就具体文书和沟通重点作进一步咨询。

一、先把“行政行为”落到可核对的对象上

政府信息公开中的“行政行为”，在咨询准备阶段通常表现为行政机关对申请的处理和答复。申请人感觉“没有答复”或“答复不满意”，需要转化成可以核对的事实：申请是否送达、送达哪个机关、该机关是否要求补正、是否作出书面答复、答复文书属于哪一种类型。

《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院令第711号，2019年4月3日修订）第三十六条规定：“对政府信息公开申请，行政机关根据下列情况分别作出答复：（一）所申请公开信息已经主动公开的，告知申请人获取该政府信息的方式、途径；（二）所申请公开信息可以公开的，向申请人提供该政府信息，或者告知申请人获取该政府信息的方式、途径和时间；（三）行政机关依据本条例的规定决定不予公开的，告知申请人不予公开并说明理由；（四）经检索没有所申请公开信息的，告知申请人该政府信息不存在；（五）所申请公开信息不属于本行政机关负责公开的，告知申请人并说明理由；能够确定负责公开该政府信息的行政机关的，告知申请人该行政机关的名称、联系方式；（六）行政机关已就申请人提出的政府信息公开申请作出答复、申请人重复申请公开相同政府信息的，告知申请人不予重复处理；（七）所申请公开信息属于工商、不动产登记资料等信息，有关法律、行政法规对信息的获取有特别规定的，告知申请人依照有关法律、行政法规的规定办理。”（来源：国家税务总局政策法规库，https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html）

这七项可以作为整理答复文书的框架。拿到答复后，先看它落在哪一项，再看该项要求告知的内容是否出现在文书里。例如，第三项要求“告知申请人不予公开并说明理由”，第五项要求“告知申请人并说明理由”，并且在能够确定负责公开机关时告知该机关名称和联系方式。整理时可以把“答复类型”“文书载明的理由”“文书告知的后续途径”分列，避免只凭印象判断。

二、按第三十三条核对答复期限和延长告知

期限是后续沟通中最容易核对、也最需要固定证据的部分。《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十三条规定：“行政机关收到政府信息公开申请，能够当场答复的，应当当场予以答复。行政机关不能当场答复的，应当自收到申请之日起20个工作日内予以答复；需要延长答复期限的，应当经政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人，延长的期限最长不得超过20个工作日。行政机关征求第三方和其他机关意见所需时间不计算在前款规定的期限内。”（来源：国家税务总局政策法规库，https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html）

核对时可以分成四个日期：申请提交日、行政机关收到日、答复文书作出或送出日、延长答复期限的告知日。第三十三条的起算点是“收到申请之日”，因此提交凭证和签收凭证需要与申请书对应起来；网上提交的，保留提交成功页面或确认记录；邮寄提交的，保留签收记录；当面提交的，保留回执或收件记录。延长答复期限需要“经政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人”，整理时可以把延长告知书或通知单独归档，核对其中是否载明延长的时间。

还有一个容易被忽略的时间段：行政机关征求第三方和其他机关意见所需时间，不计算在前款规定的期限内。如果答复文书中提到征求第三方或其他机关意见，可以把征求意见的起止时间单独列出，与答复期限分段核对。工作日与自然日不同，具体日期建议按日历逐日核对，不宜只按月份估算。

三、后续沟通按答复类型分别准备

后续沟通的目标，是围绕已收到的文书把事实和问题说清楚，而不是重复提交同一份申请。可以根据答复类型准备不同的沟通要点。

这张表的作用是帮助整理，不是要求行政机关必须按表逐项补充材料。沟通时建议采用书面方式，写明申请编号、收到文书的日期和文书名称，把问题限定在具体文书和具体事项上。电话沟通的，记录通话时间、对方部门、沟通内容和后续答复安排；当面沟通的，保留接待记录或事后书面确认。不同申请对应不同时间线，不宜把几份申请的答复期限和沟通记录混在一起。

四、咨询前可以整理的一页材料清单

为了让咨询更聚焦，可以按“一份申请一条线”的方式整理材料。以下清单是整理建议，具体提交范围可根据实际情况与律师协商确定：

1. 政府信息公开申请书及附件，重点保留申请公开信息的名称、文号或便于查询的特征描述；
2. 提交凭证，包括邮寄签收记录、网上提交确认页面、传真记录或当面提交回执；
3. 补正通知和补正材料，记录补正通知收到日、补正材料提交日；
4. 答复文书及送达信封、电子邮件，记录文书作出日和实际收到日；
5. 延长答复期限的告知材料，记录告知时间和延长期间；
6. 与行政机关的沟通记录，按时间顺序列出沟通对象、方式和内容；
7. 一份简要时间线，把“申请—收到—补正—答复—沟通”几个节点并列写清。

整理时可以把“已经发生的事实”和“希望核对的疑问”分开写。事实部分以原始文书和凭证为准，疑问部分可以写成待核实事项，例如“答复所称信息不存在，与申请书中的文号是否对应，需要核对”。这样在咨询时更容易区分材料能证明什么、还需要补充什么。

五、需要另行核对的事项

本文引用的条文来自《中华人民共和国政府信息公开条例》国务院令第711号2019年4月3日修订文本，主要解决答复类型和答复期限的核对框架。承德当地具体的受理渠道、政府信息公开指南、文书格式和窗口安排，本文资料未涉及，建议以当地行政机关公布的政府信息公开指南为准。涉及不同申请、不同机关或不同时间段的材料，需要按同一事项、同一主体关系分别整理，避免把一份申请的期限套到另一份申请上。

如果已经收到答复文书，建议先核对文书类型、答复日期和告知内容，再决定后续沟通的重点；如果尚未收到书面答复，可以先固定提交和签收凭证，按第三十三条的期限节点整理时间线。北京恒略律师事务所咨询电话4009003957，可在材料按上述方式归集后，就答复文书的类型判断、期限核对和沟通准备作进一步咨询。