唐山政府信息公开律师:申请公开的会议纪要与答复提供的会议记录名称不同,下一步核对哪份检索说明?

下一步应核对行政机关针对您申请的“会议纪要”所形成的检索说明，而不是先核对随答复提供的“会议记录”对应的检索说明。名称不同时，需要先判断答复机关究竟按哪一项作出答复：如果答复称“信息不存在”，对应的是《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十六条第四项“经检索没有所申请公开信息的，告知申请人该政府信息不存在”，那么检索说明就应当指向您申请的名称和范围；如果答复实际向您提供了“会议记录”，则更接近第三十六条第二项“所申请公开信息可以公开的，向申请人提供该政府信息，或者告知申请人获取该政府信息的方式、途径和时间”，此时需要机关说明该“会议记录”与申请的“会议纪要”是否指向同一份文件。

一、先核对答复引用的具体款项

第三十六条对政府信息公开申请分七种情形分别规定答复方式，其中第二项针对“可以公开”的信息，第四项针对“经检索没有”的信息。这两种答复对检索说明的要求不同：按第四项答复时，检索是“告知不存在”的前提，检索说明应当能够反映检索的对象、范围和结果；按第二项提供材料时，说明的重点转为所提供材料与申请对象的对应关系。您需要核对答复文书正文援引的是哪一项，再决定下一步要求机关补充说明哪一部分。

二、检索说明建议核对的内容

以下项目属于材料整理建议，用于帮助判断检索是否覆盖了您申请的对象，并非法定提交清单：

• 检索主体：由哪个科室或政府信息公开工作机构具体实施检索；
• 检索时间：检索发生在收到申请之后、作出答复之前的哪个时点；
• 检索载体：检索了档案、电子办公系统、发文登记簿、会议档案中的哪些部分；
• 检索关键词：是否使用“会议纪要”以及该机关常用简称、议题名称、年度、文号等可能的替代称谓；
• 检索结果：在哪些载体中查到什么、未查到什么。

核对时可以把上述内容与答复文书一一对应，看检索说明覆盖的是“会议纪要”这一申请对象，还是只覆盖了已经提供的“会议记录”。

三、两份材料的比对维度

将“会议纪要”与答复提供的“会议记录”放在同一维度下比对，可以判断二者是同一文件的不同称谓，还是两份不同文件：

若上述维度指向同一文件，可以要求机关说明称谓差异及提供依据；若指向不同文件，则检索说明应当就“会议纪要”另行说明检索情况。

四、后续处理的前提

如果答复提供的材料中含有不应当公开或者不属于政府信息的内容，但能够作区分处理的，依照第三十七条，行政机关应当向申请人提供可以公开的内容，并对不予公开的部分说明理由；提供形式则依照第四十条，根据申请人的要求及行政机关保存信息的实际情况确定。核对检索说明和两份材料时，可以同时对照这两条，判断答复在内容和形式上是否完整。

上述核对属于材料整理层面的建议，不改变行政机关依法作出答复的效力；如后续需要就答复本身主张权利，可结合答复文书、检索说明和两份材料的比对结果，与律师沟通拟议的工作范围。

如需就本文涉及的材料、具体需求或委托条件进一步核对，可联系北京恒略律师事务所，咨询电话：4009003957。