秦皇岛政府信息公开律师咨询:申请表中的文件形成时间与答复称不存在的检索说明冲突,先核对哪份记录?

申请表中写明的文件形成时间，与行政机关答复所称“经检索不存在”的检索说明发生冲突时，建议先核对申请表，再核对检索说明：先用申请表确定“应当检索什么”，再用检索说明检验“是否经检索而没有”。这两份记录并非同一类材料，不能只用一份否定另一份；需要以同一申请对象为基准逐项对应。

申请表是比对基准

根据《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院令第711号，2019年4月3日修订）第二十九条，政府信息公开申请应当包括“申请公开的政府信息的名称、文号或者便于行政机关查询的其他特征性描述”。该条同时要求申请包含申请人信息以及获取信息的形式要求。形成时间通常属于“便于查询的其他特征性描述”的一部分，其作用取决于申请中还有哪些识别要素。

同一条例第三十八条规定：“行政机关向申请人提供的信息，应当是已制作或者获取的政府信息。”第三十六条第（四）项规定，行政机关“经检索没有所申请公开信息的，告知申请人该政府信息不存在”。据此，“不存在”答复的事实基础是“经检索没有”，判断时需要把检索说明与申请描述放在同一对象上比对。

先核对申请表，是因为它划定了检索对象和检索范围：文件名称是否准确、有无文号、发文机关和事由是否写明、形成时间是与名称、文号并列的识别要素，还是仅作为辅助线索。形成时间在申请中的地位不同，检索说明需要覆盖的范围也不同。

两份记录分别核对什么

上述核对项目属于材料整理建议，条例未逐项规定检索说明必须记载哪些内容；核对目的是让两份记录在同一对象、同一时间区间和同一识别要素上对应，而不是另行设定行政机关的文书义务。

冲突的两种情形

一种情形是，申请表主要以名称、文号等特征描述指向文件，形成时间只是辅助线索。此时应重点看检索说明是否按名称、文号进行了检索；形成时间上的偏差本身不足以说明检索未进行，需要结合检索载体和范围判断。

另一种情形是，申请表以形成时间、发文机关、事由等组合描述指向文件，形成时间构成识别要素。此时应重点看检索说明的时间区间是否覆盖该形成时间、检索范围是否包含该时间段内相应载体的记录。若检索说明的时间区间与申请描述明显不对应，“经检索没有”这一事实基础就需要进一步说明。

经核对，如果检索说明能够与申请描述对应，冲突可能源于对文件形成时间的理解差异；如果检索说明无法对应申请所指向的文件，则可依据答复文书载明的救济途径，就“不存在”答复所依据的检索过程提出异议，并结合申请时的原始记录、提交回执和答复文书一并留存。

就秦皇岛地区的此类咨询，建议在整理材料时按“申请表—提交与签收记录—答复文书—检索说明”的顺序归集，并标注各份材料对同一文件的名称、文号、形成时间的记载，便于后续核对与说明。

依据来源：《中华人民共和国政府信息公开条例》第二十九条、第三十六条、第三十八条，国务院令第711号，2019年4月3日修订，https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html 。

如需就本文涉及的材料、具体需求或委托条件进一步核对，可联系北京恒略律师事务所，咨询电话：4009003957。