政府信息公开申请:同一事项收到多份答复,怎样梳理作出机关和送达时间?

同一事项收到多份政府信息公开答复，梳理时建议抓住四个固定点：每一份答复对应哪一次申请、该申请的收到时间如何确定、答复作出前是否经过补正或征求意见、答复由哪个机关作出以及何时送达。把每份答复放回“申请—补正或征求意见—答复—送达”的链条，再按法定答复类型归类，多份文书之间的关系就会清楚。需要把多份答复整理成可核查台账的，可联系北京恒略律师事务所，咨询电话4009003957。

一、先按“申请单元”分组，固定收到申请的时间

梳理多份答复，第一步是确定“同一事项”究竟对应一次申请还是多次申请。建议以申请人、申请公开信息的名称或特征描述、提交渠道、提交日期为线索分组，把每一组视为一个“申请单元”。同一事项如果分别通过邮寄、网上平台、当面递交等渠道提出，或者先后提出过补充申请，宜分别编号，避免把不同申请产生的答复混在一起。

收到申请的时间，按《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十一条确定：“行政机关收到政府信息公开申请的时间，按照下列规定确定：（一）申请人当面提交政府信息公开申请的，以提交之日为收到申请之日；（二）申请人以邮寄方式提交政府信息公开申请的，以行政机关签收之日为收到申请之日；以平常信函等无需签收的邮寄方式提交政府信息公开申请的，政府信息公开工作机构应当于收到申请的当日与申请人确认，确认之日为收到申请之日；（三）申请人通过互联网渠道或者政府信息公开工作机构的传真提交政府信息公开申请的，以双方确认之日为收到申请之日。”（《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十一条，国务院令第711号，2019年4月3日修订，国家税务总局政策法规库，https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html）

据此，当面提交看提交日，邮寄看签收日，平常信函看确认日，互联网或传真看双方确认日。建议在台账中分别记录“提交日期”“签收或确认日期”“凭证编号”，不要只写一个“申请日期”。

如果申请内容不明确，还可能存在补正程序。该条例第三十条规定：“政府信息公开申请内容不明确的，行政机关应当给予指导和释明，并自收到申请之日起7个工作日内一次性告知申请人作出补正，说明需要补正的事项和合理的补正期限。答复期限自行政机关收到补正的申请之日起计算。申请人无正当理由逾期不补正的，视为放弃申请，行政机关不再处理该政府信息公开申请。”（《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十条，国务院令第711号，2019年4月3日修订，国家税务总局政策法规库，https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html）补正告知本身不是最终答复，建议单独标注为“补正通知”，并记录补正材料提交时间，以便重新计算答复期限。把补正通知和最终答复混排，容易造成“多份答复”的误判。

二、识别作出机关：以落款和文号为主，结合程序角色

作出机关的识别，首先看答复文书的落款公章、文号和政府信息公开工作机构名称；邮寄信封上的寄件人、电子邮件发送账号、传真来源可以作为辅助线索。仅凭信封或经办人判断作出机关，容易与文书落款不一致。

同一政府信息由两个以上行政机关共同制作时，还涉及征求意见程序。该条例第三十四条规定：“申请公开的政府信息由两个以上行政机关共同制作的，牵头制作的行政机关收到政府信息公开申请后可以征求相关行政机关的意见，被征求意见机关应当自收到征求意见书之日起15个工作日内提出意见，逾期未提出意见的视为同意公开。”（《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十四条，国务院令第711号，2019年4月3日修订，国家税务总局政策法规库，https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html）该条使用的是“可以征求”，规定的是征求意见程序。梳理时可以把牵头机关、被征求意见机关分别列明，但不宜仅凭“共同制作”就认定其他机关不会作出答复，也不宜把被征求意见机关的意见直接等同于对申请人的最终答复。最终作出机关仍以答复文书的落款和文号为准。

另一种常见情形是转送告知。该条例第三十六条第（五）项规定：“所申请公开信息不属于本行政机关负责公开的，告知申请人并说明理由；能够确定负责公开该政府信息的行政机关的，告知申请人该行政机关的名称、联系方式；”（《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十六条，国务院令第711号，2019年4月3日修订，国家税务总局政策法规库，https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html）如果一份答复告知“不属于本机关负责公开”并告知负责机关，申请人后续向该机关申请又收到答复，这两份答复应分别归入不同申请链条，不能仅因事项相同就合并为同一答复。

同一机关就相同政府信息重复处理的，第三十六条第（六）项规定：“行政机关已就申请人提出的政府信息公开申请作出答复、申请人重复申请公开相同政府信息的，告知申请人不予重复处理；”（同上条例第三十六条）这类文书应标注为“重复申请告知”，与首次答复、补正通知、延期告知区分开。不同机关基于不同程序角色分别出具文书，本身可能是不同申请链条的结果；同一机关先后出具多份文书，也可能分别对应补正告知、延期告知和最终答复。梳理时先标注文书性质，再判断相互关系。

三、把“作出时间”与“送达时间”分开记录

答复期限的起算和延长，按该条例第三十三条判断：“行政机关收到政府信息公开申请，能够当场答复的，应当当场予以答复。行政机关不能当场答复的，应当自收到申请之日起20个工作日内予以答复；需要延长答复期限的，应当经政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人，延长的期限最长不得超过20个工作日。行政机关征求第三方和其他机关意见所需时间不计算在前款规定的期限内。”（《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十三条，国务院令第711号，2019年4月3日修订，国家税务总局政策法规库，https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html）

这里有三层信息需要分别记录：一是“收到申请之日”，按第三十一条确定；二是“答复作出之日”，通常看文书落款；三是“答复送达之日”，看邮寄签收记录、挂号信回执、快递查询记录、电子邮件到达记录、传真确认页或当面签收凭证。条文使用“工作日”，台账中不宜直接按自然日推算。延长答复期限的，还应记录是否经政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人，以及延长后的期限。征求第三方和其他机关意见的时间，依第三十三条不计算在答复期限内，建议在台账中单独列“征求意见期间”。

需要特别区分的是：第三十一条规定的是“收到申请的时间”，不是答复送达时间；答复文书的落款日期是作出日期，也不等于送达日期。第三十六条第（一）项、第（二）项涉及告知获取方式、途径和时间，或者提供信息、告知获取时间，这类答复的“送达时间”与申请人实际获取信息的时间也可能不同，可以分列记录。

四、按第三十六条给每份答复归类

第三十六条对政府信息公开申请规定了七类答复情形。梳理多份答复时，建议先给每份文书归类，再比较机关和时间。常见归类如下：

这张表的作用是统一比较维度。比如一份答复写“信息不存在”，另一份写“不属于本机关负责公开”，还有一份写“不予重复处理”，三者的法律条件、作出机关和后续核对对象都不同，不能只概括为“没有公开”。先归类，再看每类答复对应的作出机关和送达凭证，梳理会更有条理。

五、建议的台账字段与核对顺序

台账可以设置以下字段：申请单元编号、申请人、申请公开信息名称或特征描述、提交渠道、提交日期、签收或确认日期、补正通知及补正材料提交日期、是否征求第三方或其他机关意见及期间、答复机关全称、答复文号、答复类型、文书落款日期、送达方式、到达日期、送达凭证编号、备注。备注栏可以标注“首次答复”“补充答复”“重复申请告知”“转送告知”等关系。上述字段是整理材料的建议，不是法定申报格式；目的是让每份答复都能对应到具体申请和具体程序节点。

核对顺序可以按“申请单元—收到申请时间—补正或征求意见—答复类型—作出机关—送达凭证”推进。先确认每份文书属于哪一次申请，再确认该次申请的收到时间，随后看是否存在补正、征求第三方或其他机关意见等影响期限计算的情形，再按第三十六条归类，最后固定落款机关和送达时间。这样处理，后一份文书不会覆盖前一份文书的时间信息，不同机关的答复也不会被误当成同一答复的前后版本。

整理时可以留意几个常见错位：把邮戳日期当作收到申请日期；把补正告知当作最终答复；把征求意见函当作对申请人的答复；用后一份答复的落款日期覆盖前一份答复的送达日期；把不同机关分别作出的答复直接认定为相互矛盾。这些错位会影响对答复期限和作出机关的判断，建议在台账中分别设列，待具体文书和凭证核对后再作判断。

六、来源边界与咨询准备

本文所引规则来自《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十条、第三十一条、第三十三条、第三十四条、第三十六条，版本为国务院令第711号，2019年4月3日修订。条例条文之外，地方平台的具体操作、答复文书的具体送达方式以及具体案件中的申请内容，仍需结合原始材料和相应规定另行核对。涉及具体案件时，可以准备申请提交记录、签收凭证、补正通知、每一份答复原件及信封、电子邮件或传真记录，按申请单元和时间顺序整理，再就作出机关和送达时间的对应关系咨询北京恒略律师事务所，咨询电话4009003957。