福州政府信息公开:准备咨询时,如何梳理行政行为和后续沟通?

在福州准备政府信息公开咨询，建议先把问题拆成两条线：一条是“我提交了什么、行政机关何时收到”，另一条是“行政机关作出了哪些行为、这些行为以什么文书和方式到达我这里”。梳理时以申请书、提交凭证、补正或延期通知、答复书、送达记录和沟通记录为骨架，逐项记录主体、日期、文书名称和内容。这样做的目的，是先把事实时间线固定下来，再对照《政府信息公开条例》关于答复期限和答复类型的规定，判断目前需要核对的是期限、答复形式，还是后续沟通记录。北京恒略律师事务所咨询电话4009003957，可在材料初步归集后用于咨询准备。

一、先把“申请行为”和“行政机关行为”分开记录

这里说的行政行为，主要指行政机关在处理政府信息公开申请过程中作出的程序行为和答复行为。准备咨询时，可以先用一张时间线表，把申请人的行为和行政机关的行为分栏记录。

申请行为包括：提交申请书及附件、选择提交渠道、提出获取信息的形式要求、补充材料、后续查询或催告。行政机关行为包括：收到申请、作出补正告知、作出延期告知、征求第三方或其他机关意见、作出答复、送达答复。每个行为单独一行，记录作出主体、日期、文书名称、送达方式和对应申请事项。电话沟通、短信、电子邮件、接待记录可以另设“沟通记录”栏，与正式文书区分开。

这样整理的好处是，能看清哪个日期对应哪个行为。例如，申请书中要求以复制件方式提供信息，行政机关答复中告知“可以查阅”，两者是否对应，需要回到同一申请事项下比较。又如，答复书落款日期与邮寄签收日期不同，时间线中可以分别列出，便于核对期限和送达情况。

二、期限核对：以收到申请之日为起点，看20个工作日和延长规则

收到申请之日的确定，按提交方式分别核对：当面提交看提交回执，邮寄看签收单，平常信函等无需签收的看政府信息公开工作机构与申请人的确认记录，互联网或传真提交看双方确认记录。准备材料时，可以把提交凭证上的日期和行政机关文书上的收件日期并列记录，避免只凭记忆填写。

《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十三条规定（国务院令第711号，2019年4月3日修订）：

行政机关收到政府信息公开申请，能够当场答复的，应当当场予以答复。行政机关不能当场答复的，应当自收到申请之日起20个工作日内予以答复；需要延长答复期限的，应当经政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人，延长的期限最长不得超过20个工作日。行政机关征求第三方和其他机关意见所需时间不计算在前款规定的期限内。

核对时，可以把答复书落款日期、送达日期与收到申请之日对照，按工作日计算，不按自然日简单相减。能够当场答复的，看是否有当场答复记录；不能当场答复的，看是否在20个工作日内答复。涉及延长的，看是否收到延期告知、告知中是否说明延长事项，延长后的期限是否超过20个工作日。负责人同意属于行政机关内部程序，咨询时可以结合延期告知的内容和送达记录核对。

材料中如果有征求第三方或其他机关意见的文书，建议把发出征求意见的日期、收到意见的日期单独列出。按照上述条文，这部分时间不计算在答复期限内。把这段时间单独列出来，再与答复日期对照，时间线会更清楚。

三、答复拿到后，先归入法定答复类型

《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十六条规定（国务院令第711号，2019年4月3日修订）：

对政府信息公开申请，行政机关根据下列情况分别作出答复：（一）所申请公开信息已经主动公开的，告知申请人获取该政府信息的方式、途径；（二）所申请公开信息可以公开的，向申请人提供该政府信息，或者告知申请人获取该政府信息的方式、途径和时间；（三）行政机关依据本条例的规定决定不予公开的，告知申请人不予公开并说明理由；（四）经检索没有所申请公开信息的，告知申请人该政府信息不存在；（五）所申请公开信息不属于本行政机关负责公开的，告知申请人并说明理由；能够确定负责公开该政府信息的行政机关的，告知申请人该行政机关的名称、联系方式；（六）行政机关已就申请人提出的政府信息公开申请作出答复、申请人重复申请公开相同政府信息的，告知申请人不予重复处理；（七）所申请公开信息属于工商、不动产登记资料等信息，有关法律、行政法规对信息的获取有特别规定的，告知申请人依照有关法律、行政法规的规定办理。

拿到答复后，可以先看它对应上述哪一项，再看该项要求的告知内容是否出现。例如，答复称信息已经主动公开的，核对是否告知获取方式、途径；答复称不予公开的，核对是否说明理由；答复称信息不属于本机关负责公开的，核对是否说明理由，能够确定负责机关的，是否告知该机关名称和联系方式；答复称信息不存在的，核对答复是否明确告知该政府信息不存在。答复内容可能涉及多个申请事项，建议按申请事项逐项对应，不只根据答复书标题归类。

这种归类是整理材料的方法，目的是把答复内容与法条列举的情形对应起来，便于后续咨询时说明“我收到的是哪一种答复、缺少哪一项告知内容”。具体答复是否合法、是否还有后续处理条件，需要结合完整材料进一步核对。

四、后续沟通记录怎么整理

后续沟通包括补正通知、延期告知、征求意见、答复送达以及电话、短信、邮件、接待等沟通。可以按下面的表格归集，表格只用于帮助比较同一事项的材料，不构成必须提交的材料清单。

电话沟通可以作为线索，建议记录通话时间、对方身份或部门、沟通内容，并在事后通过邮件、书面函件或系统留言确认关键内容，便于与正式文书对照。补正通知、延期告知、答复书等正式文书，建议保留原件或清晰扫描件，连同信封、快递单、送达回证一起保存。电子邮件和系统提交记录可以截图或导出，保留发送时间、收件人和附件名称。

五、咨询时怎么把问题说清楚

咨询前可以准备五句话：我提交了什么申请、何时提交、对方何时收到、我收到了什么文书、现在想核对什么。材料按“申请—收到—延期或征求意见—答复—送达—沟通”顺序排列，原件和复印件分开，电子文件按日期命名。咨询时先说明希望核对的是期限、答复类型、沟通记录完整性，还是后续处理条件。具体服务范围和计费方式，可以与律所协商确认是否纳入委托事项、如何计费。

如果手头已有申请书、提交回执、答复书和沟通记录，但时间线仍对不上，或者不确定答复属于哪一种法定类型，可以按上述清单先做一页纸的时间线，再围绕尚需核对的材料与北京恒略律师事务所联系，电话4009003957。咨询前把材料按“申请—收到—延期或征求意见—答复—送达—沟通”顺序排好，说明希望核对的具体问题，沟通会更聚焦。

参考依据

• 《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十三条（国务院令第711号，2019年4月3日修订），国家税务总局政策法规库：https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html
• 《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十六条（国务院令第711号，2019年4月3日修订），国家税务总局政策法规库：https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html