济南政府信息公开:同一事项收到多份答复,怎样梳理作出机关和送达时间?

同一事项收到多份政府信息公开答复，梳理的关键是把两条线分开记录：一条线是“这份文书由哪个机关作出”，看落款机关、印章、文号和文书针对的申请事项；另一条线是“这份文书何时到达申请人”，看邮寄签收、电子送达确认或当场签收的凭证。两条线分开后，再以“行政机关收到申请之日”为统一起点，逐份核算答复期限。济南的申请人如果手里已经攒了多份文书，建议先按申请事项归组，再按作出机关和时间排序，避免把不同机关对同一事项的分别答复误当成前后矛盾的重复答复。需要结合原件核对期限的，可以拨打北京恒略律师事务所咨询电话4009003957，带着申请提交凭证和答复文书一并梳理。

一、先确定“谁有权作出答复”，再谈文书归属

多份文书放在一起，第一件要弄清的事是每份文书的落款机关是谁。政府信息公开的答复主体不是任意机关，《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院令第711号，2019年4月3日修订）第十条规定：“行政机关制作的政府信息，由制作该政府信息的行政机关负责公开。行政机关从公民、法人和其他组织获取的政府信息，由保存该政府信息的行政机关负责公开；行政机关获取的其他行政机关的政府信息，由制作或者最初获取该政府信息的行政机关负责公开。”该条同时规定：“两个以上行政机关共同制作的政府信息，由牵头制作的行政机关负责公开。”

这条规定给梳理工作提供了一个判断标准：某份答复的落款机关，是否属于对该信息负责公开的机关。如果同一事项涉及两个以上机关，申请人可能分别向不同机关提出申请，收到的多份答复各自对应不同的申请对象，这属于正常的分别答复；如果同一机关就同一申请先后出具多份文书，则需要进一步看文书的性质和日期。

与共同制作信息相关的是条例第三十四条：“申请公开的政府信息由两个以上行政机关共同制作的，牵头制作的行政机关收到政府信息公开申请后可以征求相关行政机关的意见，被征求意见机关应当自收到征求意见书之日起15个工作日内提出意见，逾期未提出意见的视为同意公开。”实务中，牵头机关在答复前向协办机关发出的征求意见文书，与最终送达申请人的答复文书是两类材料。整理时应把征求意见函、内部会签材料与对外答复分开归档，不要把前者计入“已收到的答复”份数，也不要把它当成对申请人的正式答复。

二、用“收到申请之日”给每份答复定位期限

条例第三十一条对“行政机关收到政府信息公开申请的时间”作了分情形规定，原文为：“行政机关收到政府信息公开申请的时间，按照下列规定确定：（一）申请人当面提交政府信息公开申请的，以提交之日为收到申请之日；（二）申请人以邮寄方式提交政府信息公开申请的，以行政机关签收之日为收到申请之日；以平常信函等无需签收的邮寄方式提交政府信息公开申请的，政府信息公开工作机构应当于收到申请的当日与申请人确认，确认之日为收到申请之日；（三）申请人通过互联网渠道或者政府信息公开工作机构的传真提交政府信息公开申请的，以双方确认之日为收到申请之日。”

这条规定解决的是期限起算点，不是答复文书的送达时间。梳理时可以把它作为“起点栏”，对应每份申请填写：提交方式是当面、邮寄还是互联网渠道，起算日期依据哪一份凭证。当面提交看提交回执，邮寄看签收记录，互联网渠道看双方确认记录。不同的提交方式对应不同的起算凭证，混用会把期限算错。

终点一侧的依据是条例第三十三条：“行政机关收到政府信息公开申请，能够当场答复的，应当当场予以答复。行政机关不能当场答复的，应当自收到申请之日起20个工作日内予以答复；需要延长答复期限的，应当经政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人，延长的期限最长不得超过20个工作日。行政机关征求第三方和其他机关意见所需时间不计算在前款规定的期限内。”

据此，每份答复可以按“收到申请之日—20个工作日届满日—是否告知延期—延长后届满日—实际答复日期”五个节点排列。延期必须有政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人这一环节，缺少告知的，期限核算就缺少依据，需要进一步核实。征求第三方和其他机关意见所用时间不计入期限，这一排除项在有多份文书的情形下尤其要留意，因为征求意见的往来材料往往夹在答复文件中。

还有一种会影响起算点的情形是补正。条例第三十条规定：“政府信息公开申请内容不明确的，行政机关应当给予指导和释明，并自收到申请之日起7个工作日内一次性告知申请人作出补正，说明需要补正的事项和合理的补正期限。答复期限自行政机关收到补正的申请之日起计算。申请人无正当理由逾期不补正的，视为放弃申请，行政机关不再处理该政府信息公开申请。”如果多份文书中包含补正告知，那么该次申请的答复期限从收到补正材料之日起重新计算，不能沿用最初的申请日期。

三、按答复类型给多份文书分类

条例第三十六条对答复方式作了类型化规定：“对政府信息公开申请，行政机关根据下列情况分别作出答复：（一）所申请公开信息已经主动公开的，告知申请人获取该政府信息的方式、途径；（二）所申请公开信息可以公开的，向申请人提供该政府信息，或者告知申请人获取该政府信息的方式、途径和时间；（三）行政机关依据本条例的规定决定不予公开的，告知申请人不予公开并说明理由；（四）经检索没有所申请公开信息的，告知申请人该政府信息不存在；（五）所申请公开信息不属于本行政机关负责公开的，告知申请人并说明理由；能够确定负责公开该政府信息的行政机关的，告知申请人该行政机关的名称、联系方式；（六）行政机关已就申请人提出的政府信息公开申请作出答复、申请人重复申请公开相同政府信息的，告知申请人不予重复处理；（七）所申请公开信息属于工商、不动产登记资料等信息，有关法律、行政法规对信息的获取有特别规定的，告知申请人依照有关法律、行政法规的规定办理。”

这七类答复对应不同的处理结果，整理时给每份文书标注类型，有助于解释“为什么会有多份”。常见的情况是：申请人向甲机关申请，甲机关依据第（五）项告知该信息不属于本机关负责公开，并告知负责机关名称，申请人随后向乙机关申请并收到第二份答复；这类多份文书之间是衔接关系。另一种情况是同一机关先作出一次答复，申请人就相同信息再次申请，机关依据第（六）项告知不予重复处理；此时两份文书的日期先后和申请内容是否相同，需要逐项比对。把答复类型标注清楚，多份文书之间的关系就显现出来，不必急于判断哪一份“有效”。

四、建议的核对清单与顺序

以下整理方法供参考，目的是让现有材料之间的对应关系更清楚，不构成法定提交顺序。

建议的核对顺序是：先按申请事项分组，同一事项的文书放在一起；再在组内按落款机关区分，不同机关的答复分别成列；然后按文书日期和送达日期各排一次序；最后逐份填入期限核算表。这个顺序的好处是，先把“同一事项”这个前提固定下来，再讨论机关和时间，避免把不同申请事项的答复混在同一张表里比较。

几个容易出错的地方值得注意。落款日期与送达日期是两回事，文书落款在先、到达在后属于常见情形，核算答复期限应以作出答复的日期对照届满日，同时单独记录送达日期以备核对。邮戳日期、快递揽收日期与机关签收日期也不是同一概念，第三十一条对邮寄申请明确以“行政机关签收之日”为收到申请之日。同一机关就同一申请先出具补正告知、后出具答复的，两份文书属于同一申请链条上的不同环节，不宜并列当作两次独立答复。不同机关分别作出的答复，即使内容表述接近，也各自对应各自的申请和期限，需要分别核算。

五、还需要结合原件确认的事项

本文所引规则来自《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院令第711号，2019年4月3日修订），条文内容可在国家税务总局政策法规库公布文本中核对（https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html）。条例对答复期限、收到申请时间的确定、答复类型作了规定，对答复文书的具体送达方式和送达确认规则未作细化，这部分需要结合每份文书实际附带的送达凭证判断。济南本地政府信息公开工作机构的具体办理渠道和文书格式，需以实际收到的文书和当地公开的办事指引为准，本文不代为确认。

如果手头文书较多、时间跨度较长，建议先完成上述分组和填表，再就期限是否届满、哪份文书对应哪次申请等问题逐项核对。涉及具体文书的分析和后续处理安排，可与北京恒略律师事务所联系，咨询电话4009003957，沟通时准备好申请书提交凭证、各份答复原件及送达凭证，便于把作出机关和送达时间两项事实一次理清。