保定政府信息公开:首次咨询应说明哪些情况?

在保定办理政府信息公开，首次咨询时值得把五组情况说清楚：申请人是谁及有效联系方式、拟申请的具体信息指向（名称、文号、形成时间、制作或保存机关）、打算向哪个机关提出、准备以什么渠道提交以及希望以什么形式获取、此前是否就同一信息申请过。把这五组事实讲明白，可以直接对应《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十六条规定的七类答复方向，提前判断可能拿到哪一种答复、还需要补充什么材料。北京恒略律师事务所的咨询电话是4009003957，涉及申请范围如何表述、收到申请之日如何核对的问题，可以先做一次梳理。

一、信息指向说到“可以检索”的程度

首次咨询最常被忽略的是信息本身的描述。条例第三十六条对政府信息公开申请规定了分情形答复的方式，原文为：

“第三十六条　对政府信息公开申请，行政机关根据下列情况分别作出答复：（一）所申请公开信息已经主动公开的，告知申请人获取该政府信息的方式、途径；（二）所申请公开信息可以公开的，向申请人提供该政府信息，或者告知申请人获取该政府信息的方式、途径和时间；（三）行政机关依据本条例的规定决定不予公开的，告知申请人不予公开并说明理由；（四）经检索没有所申请公开信息的，告知申请人该政府信息不存在；（五）所申请公开信息不属于本行政机关负责公开的，告知申请人并说明理由；能够确定负责公开该政府信息的行政机关的，告知申请人该行政机关的名称、联系方式；（六）行政机关已就申请人提出的政府信息公开申请作出答复、申请人重复申请公开相同政府信息的，告知申请人不予重复处理；（七）所申请公开信息属于工商、不动产登记资料等信息，有关法律、行政法规对信息的获取有特别规定的，告知申请人依照有关法律、行政法规的规定办理。”

（《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十六条，国务院令第711号，2019年4月3日修订，https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html）

这七项对应七种结果，咨询时说明的情况不同，落点也不同。逐项看：

第一项针对已经主动公开的信息，机关告知的是获取方式和途径。咨询时说明信息的公开名称或大致发布栏目，可以判断是否需要另行申请。

第二项针对可以公开的信息，机关提供信息或者告知获取的方式、途径和时间。说明希望的形式（纸质复制件、电子文档、查阅抄录）有助于确定后续安排。

第三项针对决定不予公开的情形，机关需要说明理由。咨询时说明信息形成的背景、是否涉及内部事务或过程性材料，可以预判是否存在不予公开的可能。条例第十六条对内部事务信息、过程性信息以及行政执法案卷信息规定了可以不予公开的情形，属于需要提前评估的范围。

第四项针对经检索没有的信息，机关告知信息不存在。这一项最依赖申请描述的准确度：信息名称、文号、大致形成时间、制作机关越具体，检索越有针对性；描述过于笼统，容易出现“检索没有”的结果。

第五项针对不属于本机关负责公开的信息，机关告知并说明理由，能够确定负责机关的，还会告知该机关的名称和联系方式。首次咨询时说明信息的制作机关或曾经办理的部门，可以帮助判断应向哪一家提出。保定市、区两级机关职责分工不同，同一事项可能涉及不同单位，这一点在咨询阶段说明清楚，比提交后再调整更省时间。

第六项针对重复申请。咨询时说明此前是否就同一信息提出过申请、是否收到过答复、答复时间，可以避免落入不予重复处理的情形。

第七项针对工商、不动产登记资料等有特别规定的信息。此类信息按照有关法律、行政法规的规定办理，不走一般政府信息公开申请的路径。咨询时说明信息类型，可以先判断是否需要改走其他渠道。

二、提交渠道影响“收到申请之日”的认定

首次咨询还应说明打算怎么提交。条例第三十一条对收到申请的时间分别作了规定：

“第三十一条　行政机关收到政府信息公开申请的时间，按照下列规定确定：（一）申请人当面提交政府信息公开申请的，以提交之日为收到申请之日；（二）申请人以邮寄方式提交政府信息公开申请的，以行政机关签收之日为收到申请之日；以平常信函等无需签收的邮寄方式提交政府信息公开申请的，政府信息公开工作机构应当于收到申请的当日与申请人确认，确认之日为收到申请之日；（三）申请人通过互联网渠道或者政府信息公开工作机构的传真提交政府信息公开申请的，以双方确认之日为收到申请之日。”

（同上条例第三十一条，版本及出处同上）

当面提交、邮寄提交、互联网或传真提交，三种渠道的起算点不同。当面提交以提交之日为准；邮寄以签收之日为准，平常信函这类无需签收的方式，则由工作机构在收到当日与申请人确认，以确认之日为准；互联网渠道或传真，以双方确认之日为准。

首次咨询时说明拟采用的渠道，并保留提交凭证，可以帮助后续核对答复期限从哪一天开始计算。当面提交的，可以留存收件回执或收件记录；邮寄的，可以保留签收信息；通过互联网或传真提交的，可以保留提交记录和确认过程。这些材料在核对是否超期时具有实际用途。具体到保定各机关的线上提交入口和确认方式，建议以受理机关政府信息公开工作机构的告知为准。

三、什么情况下需要说明申请理由

不少咨询者会问“要不要写用途”。条例对此有明确限定：

“第三十五条　申请人申请公开政府信息的数量、频次明显超过合理范围，行政机关可以要求申请人说明理由。行政机关认为申请理由不合理的，告知申请人不予处理；行政机关认为申请理由合理，但是无法在本条例第三十三条规定的期限内答复申请人的，可以确定延迟答复的合理期限并告知申请人。”

（同上条例第三十五条，版本及出处同上）

这一条设定了前提：申请公开的数量、频次明显超过合理范围时，行政机关可以要求说明理由。一般性的单次申请，条文本身体现的是在出现上述情形时机关可以要求说明。首次咨询时如果涉及批量信息、短期内多次申请，提前准备一份简明的情况说明，讲清用途与信息之间的关联，有助于机关判断理由是否合理。理由被认为不合理的，机关告知不予处理；理由被认为合理但无法在期限内答复的，机关可以确定延迟答复的合理期限并告知申请人。

关于答复期限，条例第三十三条规定，能够当场答复的应当当场答复；不能当场答复的，自收到申请之日起20个工作日内予以答复；需要延长答复期限的，应当经政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人，延长的期限最长不得超过20个工作日；行政机关征求第三方和其他机关意见所需时间不计算在该期限内。首次咨询时把提交日期记下来，后续核对答复时间就有了参照。

四、诉求性质要说清，避免走错程序

首次咨询还有一类情况需要说明：诉求究竟是要一份现成的信息，还是要解决问题。条例第三十九条规定，申请人以政府信息公开申请的形式进行信访、投诉、举报等活动，行政机关应当告知申请人不作为政府信息公开申请处理，并可以告知通过相应渠道提出；申请内容为要求提供政府公报、报刊、书籍等公开出版物的，行政机关可以告知获取途径。条例第三十八条规定，行政机关提供的信息应当是已制作或者获取的政府信息，除能够作区分处理的外，需要行政机关对现有政府信息进行加工、分析的，行政机关可以不予提供。条例第三十七条则规定，申请公开的信息中含有不应当公开或者不属于政府信息的内容，但能够作区分处理的，行政机关应当提供可以公开的内容，并对不予公开的内容说明理由。

这几条合起来提示一个实务要点：咨询时把“我要的是哪份已经形成的材料”与“我希望机关处理某个问题”分开表述。前者指向政府信息公开申请，后者通常对应信访、投诉、举报等渠道。两者混在一份申请里，机关可能告知不作为政府信息公开申请处理，时间就绕了一圈。是否接受对含有不公开内容的信息作区分处理，也可以在咨询阶段一并说明，便于后续沟通。

五、首次咨询可以准备的材料清单

以下清单是整理建议，不是法定提交要件，用途在于让咨询时的事实陈述更完整：

表格中的每一项对应的都是“说明什么、用来判断什么”，不构成必须提交的材料清单。实际提交时以受理机关政府信息公开工作机构的要求为准。

六、需要另行核对的事项

政府信息公开申请本身是否产生费用、复制与邮寄成本如何承担，本次资料未涉及，建议向受理机关核对。保定市、区两级机关的具体受理窗口、线上提交入口、工作机构联系方式，属于地方操作层面的信息，也建议在提交前向对应机关确认。上述内容不影响对条例第三十一条、第三十五条、第三十六条的理解与适用。

综合来看，首次咨询的价值在于把“谁申请、向谁申请、要哪份信息、怎么提交、有无特殊情形”五件事讲清楚，让后续答复落在可预期的类型上。北京恒略律师事务所可以通过4009003957承接这类前期梳理，围绕信息指向的表述、提交渠道的选择、期限起算的核对提供咨询入口；具体承办人员、办公地址与收费安排，需与律所另行确认。