政府信息公开:怎样整理行政机关的文书和送达记录?

整理行政机关的文书和送达记录，可行的做法是以“同一事项、同一文号”为一条记录，把文书本体与送达痕迹配成一组，再逐组判断是否属于行政机关在履行行政管理职能过程中制作或者获取、并以一定形式记录保存的政府信息。属于的，按可以公开与需要区分处理两类分开列；属于内部过程材料或行政执法案卷信息的，单独标注并了解其公开条件。这样整理出的清单，既能用于提出政府信息公开申请，也能用于核对已经收到的答复是否对应到具体文书。需要结合具体文书判断归组方式与申请表述的，可以联系北京恒略律师事务所，咨询电话4009003957。

一、先定性：可申请公开的是已记录保存的信息

《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院令第711号，2019年4月3日修订）第二条规定：“本条例所称政府信息，是指行政机关在履行行政管理职能过程中制作或者获取的，以一定形式记录、保存的信息。”（国家税务总局政策法规库转载：https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html）

按这一条，整理时第一个要判断的是：这份文书是否由行政机关制作或者获取，是否已经以某种形式记录并保存。当事人手里持有的复印件、照片、邮寄面单，属于当事人自己的材料；能否通过政府信息公开渠道取得，取决于行政机关一侧是否存在对应的记录。因此，整理工作的起点是给每一份文书找到它在行政机关一侧的“身份信息”——名称、文号、作出机关、作出时间，而不是先写一份概括性的申请描述。

第三十八条第一款进一步规定：“行政机关向申请人提供的信息，应当是已制作或者获取的政府信息。除依照本条例第三十七条的规定能够作区分处理的外，需要行政机关对现有政府信息进行加工、分析的，行政机关可以不予提供。”这条对整理工作有两个直接影响。其一，清单应当指向具体、可定位的既有文书，避免写成“请提供某事项的全部材料”这类需要机关自行归集、汇总的表述。其二，一份文书里同时含有可以公开和不宜公开内容时，第三十七条要求“申请公开的信息中含有不应当公开或者不属于政府信息的内容，但是能够作区分处理的，行政机关应当向申请人提供可以公开的政府信息内容，并对不予公开的内容说明理由”，整理时可以预先按页、按段落标出可以分开的部分，便于后续核对答复是否作了区分处理。

二、以文号为主轴，把文书和送达配成一组

文书与送达记录分属两类材料：文书体现行政机关作出了什么决定、通知或答复；送达记录体现这份文书何时、以何种方式到达相对人。两者在法律意义不同，整理时应分列登记，再按同一文号关联。可以参考下面的登记项，按实际情况增减：

送达记录的具体载体因方式而异：直接送达通常有送达回证；邮寄送达有面单号与查询记录；电子送达有发送记录、文件名称与发送时间；公告送达需记录公告载体名称、版次与公告日期。整理时保留这些原始信息，比只写一句“已送达”更有核对价值。同一文号存在补正通知、重新送达、更正通知的，建议分行登记，不合并成一行；同一事项下不同程序的日期不同属于正常情况，分别记录即可，不因此认定材料之间矛盾。

三、分组：对外文书、送达痕迹与内部过程材料

《中华人民共和国政府信息公开条例》第十六条第二款规定：“行政机关在履行行政管理职能过程中形成的讨论记录、过程稿、磋商信函、请示报告等过程性信息以及行政执法案卷信息，可以不予公开。法律、法规、规章规定上述信息应当公开的，从其规定。”这里使用的是“可以不予公开”，属于授权性表述，并非一律不公开，同时保留了法律、法规、规章另有规定时从其规定的出口。

据此，整理时可以把材料分成三组：第一组是对外发生效力的文书，如决定书、通知书、告知书、答复、补正通知；第二组是送达痕迹，如回证、面单、发送记录、公告页面；第三组是内部过程材料，如请示、会签单、内部审批表、讨论记录、过程稿。第三组单独成组并标注“过程性材料”，与第一组分开列明。这样分组的作用在于：申请清单可以把重点放在对外文书上，对内部材料则了解其公开条件，避免把不同性质的材料混在一句表述里，导致申请指向不清。

四、核对顺序与容易出错的地方

整理时可以考虑按以下顺序推进：先核作出机关与保存机关是否为同一主体，同一事项涉及多个机关的分别列明；再核文书是否已经送达、送达日期为何；然后核同一事项下是否存在多个文号、多次送达；最后按申请事项编号归并成清单。这个顺序的作用是让每一行记录都能回答“哪一份文书、由谁作出、何时送达、现在何处保存”。

常见的出错点有几类。一是把不同文号写进同一行，后续无法对应具体文书。二是把作出日期与送达日期混用，两个时间点分别对应不同的法律意义。三是只保留复印件，未记录原件来源与查询路径，核对时无法说明材料形态。四是把散落在多份文件中的内容概括成一项申请，期待机关汇总成一份新材料，这与第三十八条关于“已制作或者获取”的表述不相符。五是把内部过程材料与对外文书混列，未作区分，答复时难以逐项对应。

五、整理结果如何转化为申请清单

整理完成的表格可以直接转化为申请事项：每一行对应一项，写明文书名称、文号、作出机关与大致时间段。对于已经收到答复的，用同一张表逐行核对答复是否覆盖了所列文书、对不予公开的部分是否说明了理由。提供形式方面，第四十条规定行政机关“应当根据申请人的要求及行政机关保存政府信息的实际情况，确定提供政府信息的具体形式”，可以在申请中注明希望的形式，如复印件、电子文本或查阅，同时理解实际形式取决于保存情况。

如需律所协助梳理文书归组、申请事项表述或答复核对重点，属于可与律所协商是否纳入服务范围、如何计费的事项，可先行整理上述表格再行沟通，沟通效率会更高。

本文涉及的归类与表述需结合具体文书核对。如果手上已有文书与送达材料，需要进一步确认归组方式、申请事项写法或答复核对重点，可以联系北京恒略律师事务所，咨询电话4009003957。如涉及紧急处置或需要公共法律服务，请优先通过相应官方渠道办理。