上海政府信息公开:首次咨询应说明哪些情况?

在上海申请政府信息公开，首次咨询时建议先把三组情况说明白：申请人是谁、怎样联系；想要的是哪一份政府信息，包括名称、文号或者时间、机关、事项等便于检索的特征；希望以什么方式取得。如果同一时期申请的数量或频次明显偏多，还要准备说明申请理由。这三组内容对应《中华人民共和国政府信息公开条例》对申请内容的要求，也是受理机关判断是否需要补正、是否要求说明理由的事实基础。首次咨询前把这些情况按条列成一页纸，通常比口头描述更容易发现问题。北京恒略律师事务所（咨询电话：4009003957）可就是否需要补充材料、如何表述申请内容提供咨询。

一、先说明申请人身份与联系方式

《中华人民共和国政府信息公开条例》第二十九条规定：“公民、法人或者其他组织申请获取政府信息的，应当向行政机关的政府信息公开工作机构提出，并采用包括信件、数据电文在内的书面形式；采用书面形式确有困难的，申请人可以口头提出，由受理该申请的政府信息公开工作机构代为填写政府信息公开申请。政府信息公开申请应当包括下列内容：（一）申请人的姓名或者名称、身份证明、联系方式……”（国务院令第711号，2019年4月3日修订，https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html）

这条把身份证明和联系方式列为申请内容的组成部分，实际作用是让受理机关能够确认申请人主体、送达补正通知和答复文书。首次咨询时可以说明：申请人是个人还是单位，证件类型，联系电话、通讯地址，以及是否希望通过电子邮箱接收材料。需要提醒的是，联系方式变更后及时告知受理机关，属于减少程序空转的实务做法；条例本身对变更告知没有另行设定统一义务，具体以受理机关公布的指南为准。

二、再说明“要哪一份信息”，描述到可检索的程度

同条第二项要求申请内容包括“申请公开的政府信息的名称、文号或者便于行政机关查询的其他特征性描述”。这一项是首次咨询中最需要花时间的部分。文号通常是最直接的检索入口；没有文号时，可以用成文时间、发文机关、事项名称、涉及的项目或时间段组合描述。例如“某年某月某机关就某事项作出的批复”比“关于该项目的所有文件”更容易被定位。

描述不清会进入补正程序。第三十条规定：“政府信息公开申请内容不明确的，行政机关应当给予指导和释明，并自收到申请之日起7个工作日内一次性告知申请人作出补正，说明需要补正的事项和合理的补正期限。答复期限自行政机关收到补正的申请之日起计算。申请人无正当理由逾期不补正的，视为放弃申请，行政机关不再处理该政府信息公开申请。”（同上出处）

这段规定有两层信息对首次咨询有用：补正告知是一次性的，并应说明补正事项和合理期限；答复期限从收到补正申请之日起重新计算。因此咨询时把已知线索分组列明——哪些是确定的文号、时间、机关，哪些只是推测——有助于判断补正通知指向什么、需要在什么范围内补充。

三、说明希望获取信息的方式和途径

第二十九条第三项要求写明“申请公开的政府信息的形式要求，包括获取信息的方式、途径”。首次咨询时可以说明希望纸质邮寄、电子邮件，还是到机关查阅、抄录。第四十条同时规定，行政机关依申请公开政府信息，应当根据申请人的要求及保存政府信息的实际情况确定具体形式；按照申请人要求的形式提供可能危及政府信息载体安全或者公开成本过高的，可以通过电子数据以及其他适当形式提供，或者安排申请人查阅、抄录。也就是说，形式要求可以提出，最终形式还要结合载体情况和公开成本确定，这一点在咨询阶段先有预期，可以减少后续沟通中的误解。

四、数量或频次偏多时，准备说明申请理由

第三十五条规定：“申请人申请公开政府信息的数量、频次明显超过合理范围，行政机关可以要求申请人说明理由。行政机关认为申请理由不合理的，告知申请人不予处理；行政机关认为申请理由合理，但是无法在本条例第三十三条规定的期限内答复申请人的，可以确定延迟答复的合理期限并告知申请人。”（同上出处）

这条的处理分两种情形：认为理由不合理的，告知不予处理；认为理由合理但无法在第三十三条期限内答复的，可以确定延迟答复的合理期限并告知申请人。首次咨询时如果已经有一批申请在办，或者计划短期内提交多项申请，建议说明申请背景、各项申请之间的关系、是否为同一事项的不同文件。需要区分的是，第二十九条列举的申请内容为身份与联系方式、信息特征描述、形式要求三项，未将用途列为必备内容；第三十五条要求说明理由的前提是数量、频次明显超过合理范围，两者适用条件不同，不宜混为一谈。

五、把时间节点和既往申请情况一并核对

第三十一条按提交方式分别确定收到申请的时间：当面提交的，以提交之日为收到申请之日；邮寄提交的，以行政机关签收之日为收到申请之日，以平常信函等无需签收的方式提交的，政府信息公开工作机构应当于收到申请的当日与申请人确认，确认之日为收到申请之日；通过互联网渠道或者传真提交的，以双方确认之日为收到申请之日。第三十三条规定，能够当场答复的应当当场答复，不能当场答复的应当自收到申请之日起20个工作日内予以答复，需要延长的应当经政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人，延长期限最长不得超过20个工作日；征求第三方和其他机关意见所需时间不计算在该期限内。

首次咨询时说明提交方式、签收或确认记录、此前是否就同一信息提出过申请，可以帮助判断当前处在哪个节点。第三十六条第六项还规定，行政机关已就申请人提出的政府信息公开申请作出答复、申请人重复申请公开相同政府信息的，告知申请人不予重复处理。把既往申请及答复情况讲清楚，能避免把重复申请当作新申请推进。

六、区分“获取已有信息”与投诉举报

第三十九条规定：“申请人以政府信息公开申请的形式进行信访、投诉、举报等活动，行政机关应当告知申请人不作为政府信息公开申请处理并可以告知通过相应渠道提出。”首次咨询时说明真实诉求是获取行政机关已制作或获取的现有信息，还是要求处理某项投诉举报，有助于选择对应渠道。第三十八条同时规定，行政机关向申请人提供的信息应当是已制作或者获取的政府信息；除依照第三十七条能够作区分处理的外，需要行政机关对现有政府信息进行加工、分析的，行政机关可以不予提供。据此，要求机关“汇总分析”“重新统计”的诉求，与申请一份已有文件，在程序上并不相同。

七、首次咨询建议准备的情况清单

上表是把第二十九条列举的三项内容与咨询中常需一并说明的背景信息放在一起的整理方法。前三项对应条例明确列举的申请内容，其余属于帮助判断程序走向的背景说明，并非条例另行设定的必交材料。按这个顺序整理，可以先确认申请本身是否具备可检索性，再判断是否需要准备理由说明。

上海各级行政机关的具体受理窗口、线上申请入口和格式文本，需以受理机关公布的政府信息公开指南为准，本次资料未涉及，建议另行核对。首次咨询时把上述情况按“身份—信息指向—获取形式—背景与时间”四组列出，并注明哪些内容有书面材料可以印证，通常能让后续沟通更聚焦。如需就申请内容表述、补正答复或期限核对进一步咨询，可联系北京恒略律师事务所，电话4009003957。