宁波政府信息公开:对行政处理过程有疑问,如何整理申请、答复和补充材料?

对行政处理过程有疑问时，整理政府信息公开材料的核心做法，是按“申请提交—机关收到—作出答复—补充往来”四个节点分组归档，把每一份文书放回《中华人民共和国政府信息公开条例》规定的程序位置，再逐项核对机关是否在法定期限内、以法定答复类型作出回应。宁波的行政机关办理此类申请同样适用该条例，申请人与答复机关之间的时间起算、答复方式和说明理由义务都有明确条文可对照。整理时可以先列一张四列表格，分别记申请书内容、提交与收到凭证、答复文书、后续补充往来，再往每一格里填材料。如需在提交前先梳理已有文书的对应关系，可拨打北京恒略律师事务所咨询电话4009003957，就材料分组和核对顺序作前期沟通。

一、先确定“收到申请之日”，时间轴才有起点

期限核对的前提是知道机关哪一天收到申请。《政府信息公开条例》第三十一条规定：“行政机关收到政府信息公开申请的时间，按照下列规定确定：（一）申请人当面提交政府信息公开申请的，以提交之日为收到申请之日；（二）申请人以邮寄方式提交政府信息公开申请的，以行政机关签收之日为收到申请之日；以平常信函等无需签收的邮寄方式提交政府信息公开申请的，政府信息公开工作机构应当于收到申请的当日与申请人确认，确认之日为收到申请之日；（三）申请人通过互联网渠道或者政府信息公开工作机构的传真提交政府信息公开申请的，以双方确认之日为收到申请之日。”

同一次申请，提交方式不同，起算点就不同。当面递交的，提交当日即为收到之日；邮寄的，以签收日期为准；用平常信函这种无需签收的方式寄出的，要由工作机构在收到当日与申请人确认，确认之日才算收到之日；通过网络渠道或传真提交的，以双方确认之日为准。整理材料时，建议把申请书正文与对应凭证配成一组：当面提交的回执或收件记录，邮寄的快递单与签收查询结果，网上提交的成功页面与后续确认的短信、邮件或通话记录。这一组材料能核对的是“机关从哪一天开始计算答复期限”，也决定了后面所有时间节点的参照点。缺少确认记录的网上提交，单凭提交页面截屏往往难以说明双方确认发生在哪一天，这类凭证属于需要尽早补齐的部分。

如涉及宁波本地公开工作机构的具体提交渠道、网上平台的确认方式，属于需要另行核对的当地办理细节，本次资料未涉及，建议以该机关公示的申请指南和实际回执为准。

二、把答复放进第三十六条的七种情形里逐项核对

整理答复文书时，先判断机关用的是哪一种答复类型，再看该类型要求机关告知或说明什么。《政府信息公开条例》第三十六条规定：“对政府信息公开申请，行政机关根据下列情况分别作出答复：（一）所申请公开信息已经主动公开的，告知申请人获取该政府信息的方式、途径；（二）所申请公开信息可以公开的，向申请人提供该政府信息，或者告知申请人获取该政府信息的方式、途径和时间；（三）行政机关依据本条例的规定决定不予公开的，告知申请人不予公开并说明理由；（四）经检索没有所申请公开信息的，告知申请人该政府信息不存在；（五）所申请公开信息不属于本行政机关负责公开的，告知申请人并说明理由；能够确定负责公开该政府信息的行政机关的，告知申请人该行政机关的名称、联系方式；（六）行政机关已就申请人提出的政府信息公开申请作出答复、申请人重复申请公开相同政府信息的，告知申请人不予重复处理；（七）所申请公开信息属于工商、不动产登记资料等信息，有关法律、行政法规对信息的获取有特别规定的，告知申请人依照有关法律、行政法规的规定办理。”

这七项各有对应的告知内容，不能互相替代。第（一）项和第（二）项指向的是“怎么拿到”，机关需要给出获取方式、途径，第（二）项还包括时间；第（三）项不予公开的，必须说明理由；第（四）项信息不存在的，表述的是经检索没有所申请信息；第（五）项不属于本机关负责公开的，既要说明理由，能够确定负责机关的还要告知名称和联系方式；第（六）项针对的是已经答复过、又重复申请同一信息的情形；第（七）项指向工商、不动产登记资料等由其他法律、行政法规特别规定获取途径的信息。

据此，可以在整理表中单列一栏“机关答复对应的项与说理是否完整”，把答复原文中的关键句摘出来对照。答复只写“不予公开”而未附理由的，与第（三）项要求的“说明理由”存在差距；答复写“信息不存在”但未体现检索范围的，与第（四）项的表述方式也需要比对；答复称“不属于本机关”却未告知负责机关名称、联系方式的，第（五）项后半句的告知内容就没有落地。这些比对结果的作用是把疑问定位到具体条文，而不是笼统地认为答复有问题。

三、期限、延长与延迟答复分开记录

《政府信息公开条例》第三十三条规定：“行政机关收到政府信息公开申请，能够当场答复的，应当当场予以答复。行政机关不能当场答复的，应当自收到申请之日起20个工作日内予以答复；需要延长答复期限的，应当经政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人，延长的期限最长不得超过20个工作日。行政机关征求第三方和其他机关意见所需时间不计算在前款规定的期限内。”

据此，答复期限的基准是收到申请之日起20个工作日，延长需要同时满足两个条件：经政府信息公开工作机构负责人同意，并告知申请人，且延长后总计不超过20个工作日。征求第三方和其他机关意见所占用的时间不计入该期限，这一点在核算时要单独扣除，不能把征求意见期间直接算作超期，也不能把机关口头提到的“在协调”当作已经依法延长的通知。整理时建议把延长通知、延迟答复告知与答复正文分开放置，记录各自的作出时间和送达方式，便于区分“延长答复期限”与“延迟答复”这两种不同安排。

第三十五条还规定：“申请人申请公开政府信息的数量、频次明显超过合理范围，行政机关可以要求申请人说明理由。行政机关认为申请理由不合理的，告知申请人不予处理；行政机关认为申请理由合理，但是无法在本条例第三十三条规定的期限内答复申请人的，可以确定延迟答复的合理期限并告知申请人。”这一条针对的是数量、频次明显超过合理范围的情形，机关可以要求说明理由，并按理由是否合理分别处理：认为不合理的，告知不予处理；认为合理但无法在期限内答复的，可以确定延迟答复的合理期限并告知申请人。整理时把机关要求说明理由的通知、申请人的理由说明、机关的处理告知按时间顺序排好，能核对的是机关走的是哪一条路径、有没有把结论告知到位。

四、补充材料按“缺什么补什么”分组

补充往来材料不宜混在一起，按答复类型分组更清晰。

涉及内容部分不能公开的，看第三十七条：“申请公开的信息中含有不应当公开或者不属于政府信息的内容，但是能够作区分处理的，行政机关应当向申请人提供可以公开的政府信息内容，并对不予公开的内容说明理由。”此时可以核对的材料是机关是否作了区分处理、对不予公开部分是否说明理由。

涉及第三方权益的，第三十二条规定行政机关应当书面征求第三方意见，第三方自收到征求意见书之日起15个工作日内提出意见，逾期未提出由行政机关依照条例决定是否公开；第三方不同意公开且有合理理由的，不予公开；行政机关认为不公开可能对公共利益造成重大影响的，可以决定予以公开，并将决定公开的内容和理由书面告知第三方。这类材料能核对的是征求意见是否以书面形式作出、第三方意见是否在期限内提出。

涉及两个以上行政机关共同制作的信息，第三十四条规定牵头制作的机关收到申请后可以征求相关行政机关意见，被征求意见机关应当自收到征求意见书之日起15个工作日内提出意见，逾期未提出意见的视为同意公开。

涉及自身信息记录不准确的，第四十一条规定公民、法人或者其他组织有证据证明行政机关提供的与其自身相关的政府信息记录不准确的，可以要求行政机关更正；有权更正的机关审核属实的应当予以更正并告知申请人，不属于本机关职能范围的，可以转送有权更正的机关处理并告知申请人，或者告知申请人向有权更正的机关提出。此时需要准备的是能够指向记录不准确的证据材料。

费用方面，第四十二条规定依申请提供政府信息不收取费用，但申请人申请公开的数量、频次明显超过合理范围的，行政机关可以收取信息处理费，具体办法由国务院价格主管部门会同国务院财政部门、全国政府信息公开工作主管部门制定。整理缴费通知时，可以核对的是通知所依据的收费项目和标准文件；本次资料未提供宁波本地的具体收费数额，如需核对金额，应以现行有效的地方收费文件和实际通知为准。

另有一类容易被忽略的情形：第三十九条规定，申请人以政府信息公开申请的形式进行信访、投诉、举报等活动，行政机关应当告知申请人不作为政府信息公开申请处理并可以告知通过相应渠道提出；申请内容为要求提供政府公报、报刊、书籍等公开出版物的，行政机关可以告知获取的途径。收到这类告知时，材料归入“程序分流”一组，与实体答复分开保存。

五、整理时容易混淆的几处

一是把信访、投诉的处理文书与政府信息公开答复放在同一组，导致后面核对期限时找不到对应的申请。二是把“信息不存在”与“不属于本机关负责公开”当作同一类答复，实际上二者分别对应第三十六条第（四）项和第（五）项，机关需要告知的内容并不相同。三是只保留答复正文，不保留送达凭证，邮寄信封、签收记录、电子邮件发送时间这些材料恰恰是计算答复是否在期限内到达的依据。四是把征求意见期间计入答复期限，或在没有延长通知的情况下直接按超期处理。以上几处的共同点在于，材料分组时就把程序节点标错，后续对照条文自然对不上。

建议的核对顺序是：先固定收到申请之日，再确认答复作出与送达日期，然后判断答复属于第三十六条的哪一项、说理是否完整，最后按答复类型补充对应材料。每一步都保留原件或可核验的电子记录，纸质与电子版本各存一份。

对行政处理过程的疑问，多数可以通过把申请、收到、答复、补充四组材料与条文逐项对应而变得清楚。宁波个案中涉及地方办理渠道、收费标准和具体经办口径的部分，仍需以该机关公示文件和实际文书为准；涉及拟委托整理材料、代为核对文书的，服务范围与计费方式可与北京恒略律师事务所协商确定，咨询电话4009003957。