工伤行政诉讼:哪些书面记录应当优先保留?

工伤行政诉讼中，值得优先固定的书面记录，是能够确定“被诉的是哪一份行政行为、由谁作出、经过哪些程序、何时以何种方式送达”，以及能够确定待遇损失和申请事实的材料。《中华人民共和国行政诉讼法》把书证列在八类证据的第一项，并把作出行政行为的举证责任分配给被告，这两点决定了决定书、通知书、送达回证、申请回执这类原件在庭上的分量。整理时建议按“行为本体—程序经过—损失与申请”三条线索分组，逐件比对同一事项的主体、时间、原件来源与签章。涉及具体案件该留哪些、缺的那一件向哪个机关调取，可以拨打北京恒略律师事务所咨询电话4009003957，先沟通需要核对的项目。

一、法律先把书面记录放在证据体系的前排

《中华人民共和国行政诉讼法》（2017年6月27日第二次修正）第三十三条规定：“证据包括：(一)书证;(二)物证;(三)视听资料;(四)电子数据;(五)证人证言;(六)当事人的陈述;(七)鉴定意见;(八)勘验笔录、现场笔录。以上证据经法庭审查属实，才能作为认定案件事实的根据。”书证排在八类证据的第一项。工伤行政诉讼中被诉的行政行为，通常与工伤认定结论或者社会保险待遇的处理相关，具体以实际收到的文书为准；这类文书及其送达凭证，正是书证最常见的形态。

同法第三十四条规定：“被告对作出的行政行为负有举证责任，应当提供作出该行政行为的证据和所依据的规范性文件。被告不提供或者无正当理由逾期提供证据，视为没有相应证据。但是，被诉行政行为涉及第三人合法权益，第三人提供证据的除外。”举证的主负担在被告一侧。对伤者一方而言，保留书面记录的第一层用处，是拿自己手上的原件去核对被告提交的证据是否齐全、是否与原件一致；第二层用处才是第三十七条所说的：“原告可以提供证明行政行为违法的证据。原告提供的证据不成立的，不免除被告的举证责任。”这是一条授权性规定，原告可以举证；即使原告提供的证据未被采纳，也不因此免除被告的举证责任。

把这两条放在一起看，优先保留的对象就有了方向：能够锁定被诉行为内容的文书，以及能够锁定该文书作出与送达过程的记录，价值最高。

二、按证明对象分成四组固定

建议按“这份材料要证明什么”来分组，而不是按收到时间的先后堆放。下面四组覆盖了工伤行政诉讼中最常需要核对的书面记录，具体文书的名称以案件实际收到的文本为准。

第三十八条的原文是：“在起诉被告不履行法定职责的案件中，原告应当提供其向被告提出申请的证据。但有下列情形之一的除外：(一)被告应当依职权主动履行法定职责的;(二)原告因正当理由不能提供证据的。在行政赔偿、补偿的案件中，原告应当对行政行为造成的损害提供证据。因被告的原因导致原告无法举证的，由被告承担举证责任。”这一条把两类案件的举证要求分开写了：不履行法定职责的案件，原告应当提供提出申请的证据，同时保留两项例外；赔偿、补偿案件，原告应当对损害提供证据，并且因被告原因导致原告无法举证时，举证责任转由被告承担。整理第四组材料时，两项例外值得单独标出，因为它决定“没有申请回执”这件事在个案中如何评价。

三、同一事项的核对顺序

分好组之后，建议对每一组做同一维度的比对，重点是四件事：主体是否同一，即文书上的机关名称、印章与作出行为的主体是否对应；期间是否衔接，即申请日、受理日、作出日、送达日之间能否形成连贯的时间线；原件与复印件是否一致，尤其是金额、日期、文号这些容易被改动的位置；签章与送达方式是否匹配，即签收人、签收日期与邮寄单据能否相互印证。

这里需要说明一点：不同程序的日期本来就可以不同，申请、受理、作出、送达各有各的时间点，日期不一致本身不说明问题。核对的目的，是看这些日期能否与文书自载的内容相互呼应，以及送达日期是否清楚——送达日期往往是后续期限计算的起点，记录模糊会直接影响对程序节点的判断。

核对完成后，建议做一份简单的材料清单，逐件写明：文书名称、作出或出具主体、日期、持有的是原件还是复印件、原件现在何处。这份清单不产生法律效力，作用是让缺件一目了然，也方便在庭前说明某一份记录为何未能提交。

四、自己拿不到的和可能灭失的记录

有些记录由国家机关保存，当事人手上没有原件。第四十一条规定：“与本案有关的下列证据，原告或者第三人不能自行收集的，可以申请人民法院调取：(一)由国家机关保存而须由人民法院调取的证据;(二)涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的证据;(三)确因客观原因不能自行收集的其他证据。”这是“可以”申请，是否调取由人民法院决定。提出申请前，把已掌握的材料清单整理好，写清楚缺的是哪一件、由哪个机关保存、这件材料要证明什么，比笼统请求调取更有针对性。

如果某份记录存在灭失或者以后难以取得的可能，第四十二条规定：“在证据可能灭失或者以后难以取得的情况下，诉讼参加人可以向人民法院申请保全证据，人民法院也可以主动采取保全措施。”同样属于程序性安排，由法院审查决定。对纸质记录而言，日常能做的是把原件单独存放、避免反复复印磨损，电子记录保留原始载体和完整页面信息。

五、提交与质证环节需要注意的两点

第四十三条规定：“证据应当在法庭上出示，并由当事人互相质证。对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的证据，不得在公开开庭时出示。人民法院应当按照法定程序，全面、客观地审查核实证据。对未采纳的证据应当在裁判文书中说明理由。以非法手段取得的证据，不得作为认定案件事实的根据。”据此，书面记录要在法庭上出示并经双方质证，才会进入事实认定的环节；涉及个人隐私的病历、工资明细等材料，可以提出不公开开庭出示。以非法手段取得的证据不能作为认定案件事实的根据，这一点在收集录音、调取他人材料时需要提前考虑。

另一点与原告方的整理方式有关。第三十六条规定：“被告在作出行政行为时已经收集了证据，但因不可抗力等正当事由不能提供的，经人民法院准许，可以延期提供。原告或者第三人提出了其在行政处理程序中没有提出的理由或者证据的，经人民法院准许，被告可以补充证据。”这意味着原告方在诉讼中提出行政程序里没有出现过的理由或证据，可能带来被告经准许补充证据的程序后果。整理材料时把“哪些内容在行政程序中已经提出过”单独标注，有助于预判庭审节奏，也便于说明新增材料形成的时间和原因。

结语

回到本题：优先保留的，是能够锁定被诉行政行为本体与送达过程的原件，其次是能够还原申请、受理、补正、调查等程序环节的记录，再次是待遇损失与申请事实的凭证；分组之后按主体、期间、原件来源、签章四个维度逐件比对，缺件则区分“自己没留”与“由机关保存”两种情形分别处理。需要进一步核对的是各份文书的实际送达日期、原件现由谁保管、是否存在需要申请调取或保全的记录。就这些事项需要梳理时，可以拨打北京恒略律师事务所4009003957沟通。

本文所引条文出自《中华人民共和国行政诉讼法》（2017年6月27日第二次修正），见国家税务总局政策法规库及政府公开法规公开文本：https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html