济南政府信息公开:咨询前怎么把事情经过讲清楚?

在济南准备政府信息公开咨询，把事情经过讲清楚，可以按“一条时间线、两组主体、三类文书”来整理：什么时间向哪个机关提交了什么申请、申请公开的信息名称或文号是什么、机关如何答复、手上有哪些书面凭证；同时说明这次是想获取某份现成文件，还是想反映投诉举报等处理问题。把这两层先分开，律师才能判断后续是补充材料、继续沟通，还是转入其他渠道。北京恒略律师事务所的咨询电话是4009003957，咨询前可以先按下面的顺序把材料归拢。

一、先说明咨询目的：要信息，还是反映问题

政府信息公开申请有它特定的处理对象。根据《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院令第711号，2019年4月3日修订）第三十九条规定：“申请人以政府信息公开申请的形式进行信访、投诉、举报等活动，行政机关应当告知申请人不作为政府信息公开申请处理并可以告知通过相应渠道提出。申请人提出的申请内容为要求行政机关提供政府公报、报刊、书籍等公开出版物的，行政机关可以告知获取的途径。”（公开文本：https://www.mem.gov.cn/gk/zfxxgkpt/zfxxgkzd/202007/t20200710_355540.shtml）

这条规定说明，咨询时讲清楚“我想要的是某份文件”与“我想反映某个处理问题”，对应的处理方式并不相同。建议在叙述开头用一句话点明目的，例如：“我想申请公开某项目某年度的某份审批文件”，或者“我对某机关的处理结果有异议，想了解能否通过信息公开获取依据”。目的不同，后面需要展开的事实重点也不同。

二、按行政机关可能的答复情形，倒推要讲清的事实

行政机关收到申请后如何答复，条例第三十六条列举了七种情形。把这七种情形对照自己的经历讲，叙述会更有针对性。该条原文为：

第三十六条 对政府信息公开申请，行政机关根据下列情况分别作出答复：（一）所申请公开信息已经主动公开的，告知申请人获取该政府信息的方式、途径；（二）所申请公开信息可以公开的，向申请人提供该政府信息，或者告知申请人获取该政府信息的方式、途径和时间；（三）行政机关依据本条例的规定决定不予公开的，告知申请人不予公开并说明理由；（四）经检索没有所申请公开信息的，告知申请人该政府信息不存在；（五）所申请公开信息不属于本行政机关负责公开的，告知申请人并说明理由；能够确定负责公开该政府信息的行政机关的，告知申请人该行政机关的名称、联系方式；（六）行政机关已就申请人提出的政府信息公开申请作出答复、申请人重复申请公开相同政府信息的，告知申请人不予重复处理；（七）所申请公开信息属于工商、不动产登记资料等信息，有关法律、行政法规对信息的获取有特别规定的，告知申请人依照有关法律、行政法规的规定办理。

（《中华人民共和国政府信息公开条例》国务院令第711号，2019年4月3日修订，第三十六条；公开文本：https://www.mem.gov.cn/gk/zfxxgkpt/zfxxgkzd/202007/t20200710_355540.shtml）

对应到咨询叙述，可以这样准备：

• 如果机关称信息已主动公开，需要讲清你检索过的网站、栏目和关键词，以及是否看到具体文件；
• 如果机关提供了信息，讲清提供的形式是纸质、电子还是告知查阅途径；
• 如果机关决定不予公开，讲清答复书引用的理由和条款；
• 如果机关称信息不存在，讲清你认为该信息可能存在的时间段、制作环节和掌握机关；
• 如果机关称不属于本机关负责，讲清答复中是否告知了其他机关名称和联系方式；
• 如果涉及重复申请，讲清此前申请的时间、内容和答复情况；
• 如果涉及工商、不动产登记等特别规定，讲清信息类型和机关告知的办理渠道。

三、时间线建议按五列整理

材料整理属于咨询准备方法，不是法定提交义务。建议用一张表把同一事项的经过固定下来，列名可以是：时间、动作、对象、内容、凭证。

这张表的作用，是让律师一眼看出申请指向是否具体、答复发生在哪个环节、手上有无书面凭证。叙述时按时间顺序讲，避免把不同机关、不同事项混在一条线里。同一事项涉及多个机关的，可以按机关分别列表，再在咨询时说明相互关系。

四、申请指向写到“文件级”

条例第三十八条规定，行政机关向申请人提供的信息，应当是已制作或者获取的政府信息；除依照第三十七条能够作区分处理的外，需要行政机关对现有政府信息进行加工、分析的，行政机关可以不予提供。这条规则提示，咨询时把“我要哪份文件”讲到名称、文号、形成时间、制作机关，比笼统说“我想了解某项目情况”更容易核对。

建议在叙述中单独用一段写“申请指向”，例如：某年某月至某年某月期间，某机关就某事项制作的立项批复、用地审批文件、会议纪要或处罚决定书。手上有文号的写文号，没有文号的写文件类型和时间段。这样律师可以判断申请内容是否属于现成信息，以及是否需要调整表述。

五、多次申请的，单独列一份申请清单

如果此前已多次提交申请，建议另附一份清单，按时间列出每次申请的信息名称、受理机关、答复结果。条例第三十五条规定，申请人申请公开政府信息的数量、频次明显超过合理范围，行政机关可以要求申请人说明理由；行政机关认为申请理由不合理的，告知申请人不予处理；认为理由合理但无法在第三十三条规定的期限内答复的，可以确定延迟答复的合理期限并告知申请人。咨询时讲清每次申请分别要什么、用途是什么，有助于判断后续沟通方向。

六、咨询时怎么讲：四句话结构

建议用四句话开场，再展开细节：

1. 我是谁，与申请事项有什么关系；
2. 什么时间向哪个机关申请公开什么文件；
3. 机关怎么答复，答复书原文怎么写的；
4. 我这次想解决什么问题，手上有什么材料。

随身材料可以包括：身份证件复印件、政府信息公开申请书、邮寄或网上提交凭证、受理告知书、补正通知、答复书及送达信封、相关网页截图。这些材料用于核对申请时间、答复内容和送达情况，属于建议整理的咨询材料，不是法定必须先提交的前置条件。

需要另行核对的是：答复文书原件中的具体表述、受理机关的全称与层级、申请与答复的时间节点。条例第三十三条的答复期限本次未完整引用，具体期限计算需结合该条原文核对。在济南向市、区县不同层级机关提出申请的，叙述中写明机关全称和具体部门，便于区分受理主体。

如果材料还不齐，可以先按上述时间线和申请指向列一份事实摘要，再拨打北京恒略律师事务所电话4009003957，围绕已有材料核对申请指向、答复内容和下一步准备事项。