鹰潭政府信息公开:对行政处理过程有疑问,如何整理申请、答复和补充材料?

对行政处理过程有疑问，想通过政府信息公开把过程看清楚，材料整理的重点在于把“申请写了什么、什么时候到达、答复属于哪一类、后来又补了什么”这四件事对应到同一条时间轴上，数量本身并不关键。建议按“申请—收到—答复—补充”四个节点分册保存，每册都留原件与提交凭证，再用《中华人民共和国政府信息公开条例》关于收到时间、答复期限和答复类型的规定逐项比对，这样疑问才能落到可核对的具体文书上。整理过程中如果需要判断某项答复是否属于法定答复类型、期限如何起算，可向北京恒略律师事务所咨询，电话4009003957。

一、先分清要核对的是哪一个节点

对行政处理过程有疑问，通常混着四类问题：申请有没有被收到、答复有没有超期、答复属于哪一种处理、答复内容有没有回应申请事项。这四类问题对应的材料不同，混在一起整理容易互相干扰。

建议把材料分成四册：

第一册放申请材料，包括申请书原件或打印件、附件清单、提交方式凭证；第二册放收到凭证，包括签收记录、邮寄查询记录、网上提交回执或双方确认记录；第三册放答复文书，包括答复书正文、随附的公开材料、不予公开说明；第四册放补充材料，包括补充说明、理由说明、更正申请及相应往来记录。

四册共用一张时间表，按日期列出提交、签收、答复、补充各节点。时间表的作用是让每个节点都能指向一份具体材料，便于核对期限和答复类型。

二、申请材料：申请书本身和“到达”的凭证

《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院令第711号，2019年4月3日修订）第三十一条规定：“行政机关收到政府信息公开申请的时间，按照下列规定确定：（一）申请人当面提交政府信息公开申请的，以提交之日为收到申请之日；（二）申请人以邮寄方式提交政府信息公开申请的，以行政机关签收之日为收到申请之日；以平常信函等无需签收的邮寄方式提交政府信息公开申请的，政府信息公开工作机构应当于收到申请的当日与申请人确认，确认之日为收到申请之日；（三）申请人通过互联网渠道或者政府信息公开工作机构的传真提交政府信息公开申请的，以双方确认之日为收到申请之日。”这条规则直接决定后续答复期限从哪天起算，因此提交方式不同，需要保存的凭证也不同：当面提交留收件回执或收件登记，邮寄提交留签收记录，互联网或传真提交则要留下双方确认的记录。

申请书写什么，同样影响后续核对。该条例第三十八条规定：“行政机关向申请人提供的信息，应当是已制作或者获取的政府信息。除依照本条例第三十七条的规定能够作区分处理的外，需要行政机关对现有政府信息进行加工、分析的，行政机关可以不予提供。”据此，建议把“想了解处理过程”的疑问转化成具体信息的名称、形成时间、制作或保存机关，例如某一阶段的告知书、决定书、送达凭证等，逐项列明，避免整段叙述办案经过。这样整理的好处是：答复回来时，能逐条对照哪一项被提供、哪一项被说明不予公开、哪一项被告知不存在。

申请形式也可以写清楚。该条例第四十条规定，行政机关依申请公开政府信息，应当根据申请人的要求及行政机关保存政府信息的实际情况，确定提供政府信息的具体形式；按照申请人要求的形式提供可能危及载体安全或者公开成本过高的，可以通过电子数据以及其他适当形式提供，或者安排申请人查阅、抄录。申请书里注明希望的形式，属于有依据的做法，最终形式仍由行政机关按实际情况确定。

另有一处需要提前避开：该条例第三十九条规定，申请人以政府信息公开申请的形式进行信访、投诉、举报等活动，行政机关应当告知申请人不作为政府信息公开申请处理并可以告知通过相应渠道提出。如果申请书通篇是诉求表达，容易被按这条处理。建议把诉求与信息申请分开写，信息申请部分只列信息项。

三、答复材料：按法定答复类型归档

《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十六条规定：“对政府信息公开申请，行政机关根据下列情况分别作出答复：（一）所申请公开信息已经主动公开的，告知申请人获取该政府信息的方式、途径；（二）所申请公开信息可以公开的，向申请人提供该政府信息，或者告知申请人获取该政府信息的方式、途径和时间；（三）行政机关依据本条例的规定决定不予公开的，告知申请人不予公开并说明理由；（四）经检索没有所申请公开信息的，告知申请人该政府信息不存在；（五）所申请公开信息不属于本行政机关负责公开的，告知申请人并说明理由；能够确定负责公开该政府信息的行政机关的，告知申请人该行政机关的名称、联系方式；（六）行政机关已就申请人提出的政府信息公开申请作出答复、申请人重复申请公开相同政府信息的，告知申请人不予重复处理；（七）所申请公开信息属于工商、不动产登记资料等信息，有关法律、行政法规对信息的获取有特别规定的，告知申请人依照有关法律、行政法规的规定办理。”

按这七类归档，比按日期堆叠更有用。可参照下表整理：

表格不是法定归档要求，只是把答复文书里的一句话拆成可核对的项。整理时建议在每份答复旁标注它对应申请书的第几项，这样同一份答复内部的不同处理能分开看。

四、补充材料：针对具体缺口写，避免整份重提

补充材料常见三种情形，写法差别较大。

第一种是行政机关要求说明申请理由。该条例第三十五条规定：“申请人申请公开政府信息的数量、频次明显超过合理范围，行政机关可以要求申请人说明理由。行政机关认为申请理由不合理的，告知申请人不予处理；行政机关认为申请理由合理，但是无法在本条例第三十三条规定的期限内答复申请人的，可以确定延迟答复的合理期限并告知申请人。”收到这类通知，补充材料围绕“为什么需要这些信息、与自身权益或监督需要的关联、申请范围如何限定”来写，比笼统陈述更便于行政机关判断。这条规定同时也说明，延迟答复需要确定合理期限并告知，该告知本身应归入第二册或第三册保存。

第二种是答复只提供了一部分。该条例第三十七条规定：“申请公开的信息中含有不应当公开或者不属于政府信息的内容，但是能够作区分处理的，行政机关应当向申请人提供可以公开的政府信息内容，并对不予公开的内容说明理由。”此时补充材料指向未提供的那部分，写明是哪一项、对应申请书第几条、答复中给出的理由是什么，便于区分处理是否已经落实到具体内容。

第三种是认为记录不准确。该条例第四十一条规定，公民、法人或者其他组织有证据证明行政机关提供的与其自身相关的政府信息记录不准确的，可以要求行政机关更正；有权更正的行政机关审核属实的，应当予以更正并告知申请人；不属于本行政机关职能范围的，行政机关可以转送有权更正的行政机关处理并告知申请人，或者告知申请人向有权更正的行政机关提出。这类补充要附上能证明记录不准确的证据，与“希望重新处理”的诉求区分开。

三种情形共同的一点是：一份补充材料对应一个具体缺口，写明对应哪份申请、哪项信息、哪份答复。重复提交相同信息，可能落入第三十六条第六项的重复申请情形。

五、期限核对：起算点和不计入的期间

期限核对需要三步。第一步按第三十一条确定收到申请之日；第二步适用该条例第三十三条：“行政机关收到政府信息公开申请，能够当场答复的，应当当场予以答复。行政机关不能当场答复的，应当自收到申请之日起20个工作日内予以答复；需要延长答复期限的，应当经政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人，延长的期限最长不得超过20个工作日。行政机关征求第三方和其他机关意见所需时间不计算在前款规定的期限内。”第三步把不计入的期间单独列出。

不计入的期间有两处可以对应。该条例第三十二条规定，依申请公开的政府信息公开会损害第三方合法权益的，行政机关应当书面征求第三方的意见，第三方应当自收到征求意见书之日起15个工作日内提出意见，第三方逾期未提出意见的，由行政机关依照本条例的规定决定是否公开。第三十四条规定，申请公开的政府信息由两个以上行政机关共同制作的，牵头制作的行政机关收到申请后可以征求相关行政机关的意见，被征求意见机关应当自收到征求意见书之日起15个工作日内提出意见，逾期未提出意见的视为同意公开。这两类征求意见所需时间不计入答复期限，因此时间表上宜为“征求意见起止”单设一栏，避免把不计入的日期算进20个工作日。

六、费用与材料整理的边界

该条例第四十二条规定：“行政机关依申请提供政府信息，不收取费用。但是，申请人申请公开政府信息的数量、频次明显超过合理范围的，行政机关可以收取信息处理费。行政机关收取信息处理费的具体办法由国务院价格主管部门会同国务院财政部门、全国政府信息公开工作主管部门制定。”据此，依申请提供政府信息以不收费为原则，收费以数量、频次明显超过合理范围为前提，具体办法由国务院有关部门制定。整理材料时如需评估这一边界，应查阅现行有效的信息处理费办法，本文资料未包含具体标准，需另行核对。

该条例第四十五条还规定，行政机关应当建立健全政府信息公开申请登记、审核、办理、答复、归档的工作制度。申请人一侧按同样顺序建立台账，属于整理方法上的建议，不是法定要求，但能让每一份文书都有出处。

七、还需要核实的事项

整理到这一步，通常还剩几项需要核实：所申请信息是否由两个以上机关共同制作，是否涉及第三方权益，答复中提到的检索范围是否覆盖了申请列明的全部信息项，以及当地受理渠道的具体要求。这些事项分别影响期限计算、答复类型判断和补充材料的方向，宜在提交下一份材料前逐项确认。

北京恒略律师事务所提示，政府信息公开的材料整理属于事实与文书层面的工作，具体的法律判断仍要以实际收到的申请文书、答复文书和送达凭证为准。如需就某一答复的类型归属、期限起算或补充材料范围进一步核对，可拨打4009003957与北京恒略律师事务所沟通。

参考来源

《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院令第711号，2019年4月3日修订）第三十一条、第三十二条、第三十三条、第三十四条、第三十五条、第三十六条、第三十七条、第三十八条、第三十九条、第四十条、第四十一条、第四十二条、第四十五条。公开文本见国家税务总局政策法规库：https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html