厦门政府信息公开:准备咨询时,如何梳理行政行为和后续沟通?

准备咨询时，建议先把厦门这起政府信息公开事项拆成“申请人—受理机关—申请内容—提交方式与凭证—答复文书”五个栏目，再以“收到申请之日”为起点拉出时间轴，核对答复期限、延长告知和征求意见节点，最后把答复类型与申请内容逐项对应。这样梳理的对象是已经发生的申请行为和沟通记录，重点在于还原程序事实，为后续咨询准备可用材料。北京恒略律师事务所咨询电话4009003957，可用于就上述材料的整理和后续沟通问题预约咨询；具体承办安排、服务范围和费用需与律所另行确认。

一、先确定谁向谁申请、申请了什么

政府信息公开程序的第一步事实，是申请人和受理机关分别是谁、申请指向什么信息。咨询准备时，可以先把申请材料中的以下内容摘成表格：申请人名称及联系方式、受理机关全称、申请获取的信息名称、涉及文号或时间范围、申请提交方式、提交日期。这样做的用途，是让后续每一份答复文书都能对应到具体申请，避免把不同时间、不同机关、不同事项的答复混在一起。

如果一份申请里写了多个机关制作或保存的信息，建议按机关分组整理，并标明哪些内容属于同一事项、哪些内容需要分别核对。申请内容涉及具体文件名称、编号、形成时间的，可以把申请原文与答复原文并排列出，逐项标记“已提供”“未提供”“告知不存在”“告知不属于本机关”等状态。这里整理的是申请与答复的对应关系，不涉及对原行政行为合法性的判断。如果咨询还涉及征地批复、处罚决定等原行政行为，需要另行准备对应决定书和送达材料，本次资料未覆盖该部分，需另行核对。

二、以“收到申请之日”起算时间轴

时间轴的核心起算点，是行政机关收到政府信息公开申请的时间。根据《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十一条，收到申请之日按提交方式分别确定：

第三十一条 行政机关收到政府信息公开申请的时间，按照下列规定确定：（一）申请人当面提交政府信息公开申请的，以提交之日为收到申请之日；（二）申请人以邮寄方式提交政府信息公开申请的，以行政机关签收之日为收到申请之日；以平常信函等无需签收的邮寄方式提交政府信息公开申请的，政府信息公开工作机构应当于收到申请的当日与申请人确认，确认之日为收到申请之日；（三）申请人通过互联网渠道或者政府信息公开工作机构的传真提交政府信息公开申请的，以双方确认之日为收到申请之日。

（《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十一条，国务院令第711号，2019年4月3日修订，https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html）

这条解决的是“哪一天算收到申请”，它决定后续答复期限的起算点。咨询准备时，可以按提交方式找出对应凭证：当面提交的回执、邮寄的签收记录、平常信函的确认记录、互联网渠道或传真的双方确认记录。凭证缺失时，建议先把提交时间、提交渠道、对方确认情况写成一份简短说明，便于咨询时判断时间轴能否完整还原。这里列出的是核对建议，不是法定必交材料。

收到申请之后，答复期限按《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十三条计算：

第三十三条 行政机关收到政府信息公开申请，能够当场答复的，应当当场予以答复。行政机关不能当场答复的，应当自收到申请之日起20个工作日内予以答复；需要延长答复期限的，应当经政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人，延长的期限最长不得超过20个工作日。行政机关征求第三方和其他机关意见所需时间不计算在前款规定的期限内。

（《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十三条，国务院令第711号，2019年4月3日修订，https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html）

梳理时可以分三栏记录：一般答复期限、是否收到延长告知、延长后的最长期限。条文使用“工作日”，不是自然日；延长需要经政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人，延长最长不超过20个工作日；征求第三方和其他机关意见所需时间不计入前述期限。把“20个工作日”和“延长后的最长期限”分开写，便于核对哪个时间段属于一般答复期、哪个时间段属于经告知的延长期、哪个时间段属于征求意见期间。对于征求意见节点，可以单独记录发出征求意见的时间、收到的通知形式和内容，避免把不同期间混算。

三、把答复文书归入法定类型并核对理由

后续沟通之前，先看行政机关的答复属于哪一种类型。资料显示，行政机关对政府信息公开申请，会按下列情形分别答复：所申请信息已经主动公开的，告知获取该信息的方式、途径；可以公开的，提供该信息，或者告知获取方式、途径和时间；决定不予公开的，告知不予公开并说明理由；经检索没有所申请信息的，告知该信息不存在；不属于本行政机关负责公开的，告知并说明理由，能够确定负责公开机关的，告知该机关名称、联系方式；已经答复过、申请人重复申请相同信息的，告知不予重复处理；属于工商、不动产登记资料等信息，有关法律、行政法规对获取有特别规定的，告知依照有关法律、行政法规办理（《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十六条，国务院令第711号，2019年4月3日修订，https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html）。

核对时可以把答复文书中的“答复类型”和“理由”分成两列。答复类型对应上述哪一种情形，理由是否针对申请内容作出说明，是否告知获取方式、途径或负责机关名称、联系方式。对于部分公开的答复，资料还规定，申请公开的信息中含有不应当公开或者不属于政府信息的内容，但是能够作区分处理的，行政机关应当向申请人提供可以公开的政府信息内容，并对不予公开的内容说明理由（《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十七条，国务院令第711号，2019年4月3日修订，https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html）。这条的适用条件是“能够作区分处理”，核对时可以看答复是否对可以公开和不予公开的部分分别处理、分别说明。

答复文书中出现“信息不存在”“不属于本机关负责公开”“不予公开”等表述时，建议把申请原文中的信息描述与答复中的表述放在一起比对，记录差异点。这里做的是文书对应和理由核对，不直接推断答复违法或无效；是否进一步处理，需要结合完整材料和后续沟通情况另行判断。

四、后续沟通记录与咨询问题清单

后续沟通包括窗口沟通、电话沟通、线上提交后的确认、补正通知、延期告知、征求意见告知等。建议按时间顺序记录每次沟通的日期、沟通对象、沟通方式、沟通内容、对方答复和形成的书面材料。能够保存的回执、快递单、网页提交截图、短信或电子邮件、通知书原件，可以按时间轴编号归档。这样做的用途，是让咨询时能够说明“什么时候提交、什么时候收到什么文书、什么时候进行过什么沟通”，而不是只凭记忆复述。

咨询问题可以围绕以下清单准备：受理机关是否明确；申请提交方式和收到申请之日是否有凭证对应；一般答复期限是否届满；延长答复是否经负责人同意并告知；是否存在征求第三方或其他机关意见的节点；答复文书属于哪一种法定类型；不予公开或部分不予公开的理由是否针对申请内容；答复提供的获取方式、途径、时间是否明确；重复申请、信息不存在、不属于本机关负责公开等情形是否有相应说明。清单中的项目是整理和提问建议，不是法定必须提交的材料，也不代表每个项目都会影响最终结论。

如果咨询涉及委托律师协助梳理或后续沟通，律师服务费与政府信息公开申请程序本身是两个不同事项。是否委托、服务范围包括哪些工作、如何计费，建议与律所书面确认；本次资料没有提供收费标准，不作金额预估。对于申请环节本身可能涉及的收费规则，本次资料未涵盖，需另行核对。

五、厦门场景下的核对边界

在厦门准备政府信息公开咨询，上述全国条例规则可以作为梳理申请时间、答复期限和答复类型的依据。厦门当地具体的受理窗口、线上提交入口、材料格式要求等操作细节，本次资料未包含，建议以受理机关公开的办事指南或窗口告知为准，必要时在咨询时一并核对。城市名称用于说明咨询场景，不代表本文对当地具体办理流程或机构承接安排作出确认。

梳理到这一步，咨询时通常可以带的是：申请材料副本、提交凭证、答复文书及送达记录、延长或征求意见通知、沟通记录。缺少其中某项时，可以先说明材料现状，再请律师判断现有材料能够核对到什么程度、还需要补充哪些事实。北京恒略律师事务所咨询电话4009003957，可用于就厦门政府信息公开的材料梳理和后续沟通准备进一步咨询。