廊坊政府信息公开:答复说不存在相关信息,申请内容和检索范围怎么查?

收到政府信息公开答复，其中写明“经检索没有所申请公开信息，该政府信息不存在”时，需要核查两条线索：一是申请内容是否达到了《中华人民共和国政府信息公开条例》要求的可查询程度，二是行政机关的检索是否覆盖了与申请描述相对应的、已经制作或者获取的信息。这两条线索分别对应申请书的写法与补正程序，以及“不存在”答复的法定条件。建议先把申请书、提交凭证、补正通知、答复书按同一事项归组，再判断争议落在申请描述不具体，还是落在检索范围与申请指向不匹配。需要结合具体材料判断时，可以与北京恒略律师事务所联系，咨询电话4009003957，先围绕申请内容和检索范围做一次材料梳理。

一、“不存在”答复的法定条件

《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院令第711号，2019年4月3日修订）第三十六条对政府信息公开申请规定了分项答复方式，其中第四项规定：“经检索没有所申请公开信息的，告知申请人该政府信息不存在。”这一项包含两个层次：行政机关实施了检索，检索结果为没有所申请公开的信息，在此基础上告知申请人信息不存在。核对答复书时，可以先看它援引的是哪一分项，再看答复中体现的检索对象与申请描述是否对应。

同一条例第三十八条规定：“行政机关向申请人提供的信息，应当是已制作或者获取的政府信息。除依照本条例第三十七条的规定能够作区分处理的外，需要行政机关对现有政府信息进行加工、分析的，行政机关可以不予提供。”这条规定划定了检索对象的边界：公开的对象是行政机关已经制作或者获取的现存信息，要求行政机关对现有信息进行加工、分析后形成新的统计、汇总或者结论，行政机关可以不予提供。实际争议中常见两种不同情形：一种是被申请的信息确实没有形成或者不在该机关保存范围；另一种是信息材料存在，但申请人要求机关重新汇总、比对、制作分析结论。两种情形在材料准备和沟通重点上并不相同，核对时应先区分。

以上条文引自国家税务总局政策法规库公布的《中华人民共和国政府信息公开条例》文本，网址为https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html。

二、先查申请书自身的可查询性

第二十九条规定，公民、法人或者其他组织申请获取政府信息，应当向行政机关的政府信息公开工作机构提出，并采用包括信件、数据电文在内的书面形式；采用书面形式确有困难的，可以口头提出，由受理该申请的政府信息公开工作机构代为填写。该条同时规定申请应当包括三项内容：“（一）申请人的姓名或者名称、身份证明、联系方式；（二）申请公开的政府信息的名称、文号或者便于行政机关查询的其他特征性描述；（三）申请公开的政府信息的形式要求，包括获取信息的方式、途径。”

第（二）项是核对重点。“名称、文号”是直接指向特定文件的方式；“便于行政机关查询的其他特征性描述”则为没有文号或者名称不确切的情形留出了空间。时间范围、制作或者保存机关、事项名称、涉及的对象、文件类型等，都属于可以帮助定位信息的描述角度。这些角度是整理申请时的常见做法，并非法定清单，具体取舍取决于所申请信息本身的特征。

核对时可以把申请事项逐句拆开，标出每一句提供了哪一类定位信息。描述越接近“某机关在某年度就某事项形成的某类文件”，检索的可操作性通常越强；描述停留在“某事项的全部材料”“相关文件”这类范围时，机关可能难以确定检索边界。

三、补正程序的时间与内容

第三十条规定：“政府信息公开申请内容不明确的，行政机关应当给予指导和释明，并自收到申请之日起7个工作日内一次性告知申请人作出补正，说明需要补正的事项和合理的补正期限。答复期限自行政机关收到补正的申请之日起计算。申请人无正当理由逾期不补正的，视为放弃申请，行政机关不再处理该政府信息公开申请。”

这条规定给出了几个可以核对的时间点：补正告知是否在收到申请之日起7个工作日内作出；告知是否一次性说明需要补正的事项；是否给出合理的补正期限；答复期限是否从收到补正材料之日起重新计算。如果申请经过补正，最终答复的期限起点是补正材料到达机关之日，而非最初提交申请之日。整理材料时，建议把补正通知、补正材料及提交凭证与原始申请书放在一起，形成完整的时间链。

补正内容本身也值得回看。补正通知列明的事项，往往反映了机关认为申请中欠缺的定位信息。申请人按补正通知补充后，如果最终仍收到“不存在”答复，可以对照补正前后的申请描述，看补充的信息是否被纳入检索范围，答复所对应的检索对象与补正后的描述是否一致。

四、再查检索范围是否与申请对应

第三十六条第四项以“经检索没有”为条件，第三十八条把提供对象限定为“已制作或者获取的政府信息”。围绕这两点，可以从以下角度核对检索范围：

一是信息的形成与保存主体。申请指向的文件由哪个机关制作、由哪个机关保存，直接影响应向谁提出申请。若申请指向多机关共同制作的信息，还需核对牵头制作机关与相关机关的职责分工。

二是检索覆盖的内部范围。同一机关内不同科室、不同年度、不同业务条线分别保存材料。申请描述涉及的时间跨度较长或者事项较综合时，可以关注答复是否体现了对相应年度、相应业务范围的检索。

三是关键词与申请描述的一致性。检索所用的关键词、事项名称与申请书中的表述是否存在明显偏差，是判断检索是否覆盖申请指向的一个观察点。

四是区分处理的可能性。第三十八条保留了依照第三十七条作区分处理的例外。如果申请指向的材料中含有不应当公开或者不属于政府信息的内容，但能够作区分处理，行政机关应当提供可以公开的部分并说明不予公开部分的理由。收到“不存在”答复时，可以核对申请指向的材料是否实际包含可区分内容，答复是否处理了这一层次。

需要说明的是，条例对“不存在”答复规定的条件是“经检索没有”，条文本身未就答复书必须载明检索的部门、年度、关键词等过程性信息作出规定。上述核对角度属于整理材料和沟通时可以关注的方向，不构成对行政机关答复形式的额外要求。与行政机关沟通时，可以就检索所覆盖的部门、年度、关键词范围提出询问，以便判断检索范围与申请描述是否对应。

五、材料归组与核对顺序

把材料按同一申请事项归组，比零散查看更便于发现时间与内容上的对应关系。可以考虑以下整理方式：

1. 申请书及提交凭证。用于核对申请提出的时间、提交方式、申请事项的原始表述。当面提交、邮寄提交、互联网渠道提交的凭证形式不同，保留当时的提交记录有助于确定时间起点。
2. 补正通知与补正材料。用于核对补正告知的时间、补正事项、补正期限，以及答复期限的重新起算点。
3. 答复书。用于核对答复援引的分项、答复对申请事项的回应方式、是否说明理由。
4. 政府信息公开指南和公开目录。用于核对申请指向的信息是否属于主动公开范围、公开目录中是否有对应条目。
5. 与行政机关的沟通记录。用于核对检索范围、关键词、年度等沟通内容。

整理时建议按时间顺序排列，并在每份材料旁标注它对应的申请事项。同一事项的不同材料相互印证，不同事项的材料分开存放，避免把不同申请的期限和答复混在一起。

六、几个容易混淆的点

“不存在”与“不予公开”是第三十六条下的不同分项。第三项针对依据条例决定不予公开的情形，要求告知申请人不予公开并说明理由；第四项针对经检索没有所申请信息的情形。核对答复书时，先看它援引的分项，再判断对应的说理和材料准备方向。

申请描述宽泛与信息客观不存在，在外部表现上可能相似，但核对路径不同。前者回到第二十九条第二项，看描述能否指向特定信息；后者回到第三十六条第四项和第三十八条，看检索对象是否属于已制作或者获取的现存信息。

要求机关汇总、统计、重新分析，与申请查阅现有文件也不相同。第三十八条对需要加工、分析的情形作了规定，核对时可以区分申请指向的是现存文件本身，还是需要机关另行形成的分析结论。

围绕申请内容的描述、补正程序的时间节点、答复所对应的检索范围整理材料，可以帮助把问题定位到具体环节。北京恒略律师事务所可以就申请书表述、补正通知回复、答复书及检索说明的梳理提供咨询，咨询电话4009003957。具体委托事项、承办安排及服务范围，需与律所进一步核实确认。