政府信息公开申请律师咨询中,同一申请含多个部门文件时怎么拆分描述

同一申请涉及多个部门文件时，建议在申请书中按“部门—文件（组）—检索要素”分项描述：同一部门形成的一组同类文件列为一项，跨部门文件分别列项；每项写清文件名称、文号、形成时间、制作或保存机关、载体及可供检索的线索，并明确申请获取的是已制作或获取的现有文件。这样写便于受理机关逐项判断是否由其负责公开、是否属于共同制作，以及能否作区分处理。法律并未要求必须把不同部门的文件拆成多份申请；采用分项列明的方式，更利于后续核对答复。

一、拆分描述的写法

需要核对的对象包括：每份文件的制作机关与保存机关是否一致；是否由两个以上机关共同制作、牵头机关是谁；文号、成文日期、文件名称是否足以检索；申请指向的是现有文件，还是要求机关新汇总、新分析。上述内容属于申请文本的整理建议，具体是否受理、如何答复，仍由行政机关依照条例处理。

二、机关分别处理时的法律依据

对于不属于收到申请的机关负责公开的信息，《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十六条第五项规定：“所申请公开信息不属于本行政机关负责公开的，告知申请人并说明理由；能够确定负责公开该政府信息的行政机关的，告知申请人该行政机关的名称、联系方式。”分项描述后，申请人可以按项核对：哪一项由本机关提供，哪一项被告知应向其他机关申请，以及负责机关的的名称和联系方式是否明确。

对于共同制作的文件，该条例第三十四条规定：“申请公开的政府信息由两个以上行政机关共同制作的，牵头制作的行政机关收到政府信息公开申请后可以征求相关行政机关的意见，被征求意见机关应当自收到征求意见书之日起15个工作日内提出意见，逾期未提出意见的视为同意公开。”这里的“可以征求”表明是否征求意见由牵头机关依法判断；申请书中注明共同制作机关和牵头机关（如已知），有助于机关识别该项文件是否属于共同制作情形。

三、描述时需要注意的边界

该条例第三十八条规定：“行政机关向申请人提供的信息，应当是已制作或者获取的政府信息。除依照本条例第三十七条的规定能够作区分处理的外，需要行政机关对现有政府信息进行加工、分析的，行政机关可以不予提供。”因此，申请描述宜指向具体的现有文件，例如“某局某号文件及附件”，避免写成要求机关跨部门汇总、比对、分析并形成新材料的表述。若某项文件确实包含不应当公开的内容，可以请求机关在能够作区分处理时提供可以公开的部分，并说明不予公开部分的理由；是否能够区分处理，仍需由机关根据具体内容判断。

依据出处：《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十四条、第三十六条第五项、第三十八条，国务院令第711号，2019年4月3日修订，https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html。