广州政府信息公开:同一事项收到多份答复,怎样梳理作出机关和送达时间?

同一事项收到多份政府信息公开答复，梳理时不宜按收到先后简单叠放，而应围绕“一份申请对应一个受理机关，一份答复对应一个作出机关和一次送达”建立台账：先看每份答复的落款机关、印章和文号，判断它是牵头机关答复、协办机关答复，还是告知不属于本机关负责公开；再分别记录申请收到日、答复作出日、实际送达日，并用邮寄签收记录、电子送达记录等凭证核对。广州的政府信息公开申请同样适用《中华人民共和国政府信息公开条例》，当地具体办理细节还可向受理机关核对。涉及多份答复的期限计算和后续用途，可先向北京恒略律师事务所咨询，电话4009003957。

一、先确定“作出机关”，不要只看答复落款

多份答复的落款机关不同，并不当然意味着答复之间互相矛盾。条例对“谁负责公开”有基础分工：行政机关制作的政府信息，由制作该政府信息的行政机关负责公开；行政机关从公民、法人和其他组织获取的政府信息，由保存该政府信息的行政机关负责公开；行政机关获取的其他行政机关的政府信息，由制作或者最初获取该政府信息的行政机关负责公开。两个以上行政机关共同制作的政府信息，由牵头制作的行政机关负责公开。（《中华人民共和国政府信息公开条例》，国务院令第711号，2019年4月3日修订，第十条，https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html）

如果是共同制作的信息，条例还规定了征求意见程序：“申请公开的政府信息由两个以上行政机关共同制作的，牵头制作的行政机关收到政府信息公开申请后可以征求相关行政机关的意见，被征求意见机关应当自收到征求意见书之日起15个工作日内提出意见，逾期未提出意见的视为同意公开。”（同上，第三十四条）因此，同一事项出现牵头机关答复、协办机关补充材料或者多个机关分别落款时，可以先在台账中标记每份答复的“角色”：是牵头制作机关、保存机关、最初获取机关，还是依据条例告知申请人向其他机关申请的受理机关。

还有一种常见情形，是答复明确告知“不属于本行政机关负责公开”。条例第三十六条第五项规定，所申请公开信息不属于本行政机关负责公开的，告知申请人并说明理由；能够确定负责公开该政府信息的行政机关的，告知申请人该行政机关的名称、联系方式。收到这类答复时，需要核对它是否说明了理由、是否载明负责机关的准确名称和联系方式。这类答复的作出机关是原受理机关，但它指向的公开义务机关可能是另一个机关，二者不能混为一谈。

二、再把三个日期分开：申请收到日、答复作出日、送达日

梳理送达时间，核心是不要把“答复落款日期”“邮寄日期”“实际签收日期”当成同一个日期。条例第三十一条对“收到申请的时间”作了分情形规定：

“行政机关收到政府信息公开申请的时间，按照下列规定确定：（一）申请人当面提交政府信息公开申请的，以提交之日为收到申请之日；（二）申请人以邮寄方式提交政府信息公开申请的，以行政机关签收之日为收到申请之日；以平常信函等无需签收的邮寄方式提交政府信息公开申请的，政府信息公开工作机构应当于收到申请的当日与申请人确认，确认之日为收到申请之日；（三）申请人通过互联网渠道或者政府信息公开工作机构的传真提交政府信息公开申请的，以双方确认之日为收到申请之日。”（同上，第三十一条）

这个“收到申请之日”是答复期限的起算点。条例第三十三条规定：“行政机关收到政府信息公开申请，能够当场答复的，应当当场予以答复。行政机关不能当场答复的，应当自收到申请之日起20个工作日内予以答复；需要延长答复期限的，应当经政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人，延长的期限最长不得超过20个工作日。行政机关征求第三方和其他机关意见所需时间不计算在前款规定的期限内。”（同上，第三十三条）

据此，台账中至少要设四栏：申请提交方式和提交日期；行政机关签收或双方确认的日期；答复作出日期及是否告知延长；实际送达日期和送达凭证。需要特别标注“不计入期限”的时间段，例如征求第三方和其他机关意见所需时间。条例第三十二条规定，依申请公开的政府信息公开会损害第三方合法权益的，行政机关应当书面征求第三方意见；第三方应当自收到征求意见书之日起15个工作日内提出意见；第三方逾期未提出意见的，由行政机关依照条例决定是否公开。这类征求意见期间与审查答复期间在台账中分开记录，才能看清答复是否落在20个工作日或者延长后的期限内。

送达日期本身，本次资料未提供专门的送达日期认定条款，实务中应以实际送达凭证核对：当面领取的签收记录、邮寄送达的签收记录、互联网渠道的送达或查阅记录等。落款日期只能说明答复形成时间，不能直接替代送达日期。

三、答复类型不同，多份答复的用途也不同

条例第三十六条按照不同情形分别规定答复方式，概括起来包括：所申请信息已经主动公开的，告知获取方式、途径；可以公开的，提供信息或者告知获取方式、途径和时间；决定不予公开的，告知并说明理由；经检索没有所申请信息的，告知不存在；不属于本机关负责公开的，告知并说明理由，能够确定负责机关的告知名称、联系方式；已经答复过、申请人重复申请相同信息的，告知不予重复处理；属于工商、不动产登记资料等信息，有关法律、行政法规对获取有特别规定的，告知依照有关法律、行政法规办理。（同上，第三十六条）

同一事项收到多份答复时，先按上述类型归类，再判断它们之间的关系：可能是不同机关对各自掌握的信息分别答复；可能是牵头机关答复后，协办机关补充告知获取途径；也可能是同一机关认为属于重复申请，依据第三十六条第六项告知不予重复处理。若申请数量、频次明显超过合理范围，条例第三十五条规定行政机关可以要求申请人说明理由；认为理由不合理的，告知不予处理；认为理由合理但无法在第三十三条期限内答复的，可以确定延迟答复的合理期限并告知申请人。这类告知同样应进入台账，注明其针对的是哪一次申请，避免与实体答复混同。

此外，如果申请内容不明确，条例第三十条规定行政机关应当给予指导和释明，并自收到申请之日起7个工作日内一次性告知申请人作出补正，说明需要补正的事项和合理的补正期限；答复期限自行政机关收到补正的申请之日起计算。补正通知与最终答复是不同文书，补正后的期限起算点也应单独记录。

四、建议采用的核对清单

整理时建议保留原件或原始电子记录，按“一次申请一组材料”归档，再把同一事项下的多份答复按作出机关和答复类型做索引。这样既能看清每份答复由谁作出、何时送达，也能避免把不同申请的期限混在一起计算。

五、几个容易混淆的地方

第一，把答复落款日当作送达日。落款日通常只反映文书形成时间，实际送达仍要看签收或系统记录。第二，把邮寄日当作行政机关收到申请日。条例第三十一条对邮寄方式区分签收和无需签收的平常信函，前者以签收之日为收到申请之日，后者需在收到申请当日与申请人确认。第三，把征求第三方或者其他机关意见的时间计入20个工作日。第三十三条明确该时间不计算在前款期限内，但需要有相应记录支撑。第四，把协办机关或者被指向机关当作原答复的作出机关。答复落款机关、答复所指向的公开义务机关、实际提供信息的机关，可能不是同一个主体。第五，把“信息不存在”“不属于本机关负责公开”直接等同于“不予公开”。条例第三十六条对这几类情形分别规定，答复性质和后续核对重点并不相同。

如果多份答复涉及同一事项但落款机关、答复类型和送达日期交织，建议先完成上述台账，再结合每份答复所依据的申请逐一核对。对作出机关是否适格、期限计算是否正确、答复类型是否准确仍有疑问的，可携带申请凭证、各份答复原件及送达凭证，向北京恒略律师事务所咨询，电话4009003957。