廊坊政府信息公开律师:申请描述与答复检索关键词不匹配先核对哪份检索记录?

先核对行政机关针对本次申请、作出“信息不存在”答复时所形成或使用的检索记录，并以申请书（含补正后内容）中的信息名称、文号或其他特征性描述作为比对基准。需要区分的是：申请人的自行检索记录、其他申请或其他年度的检索记录，不能替代本次答复所对应的检索记录。只有在答复理由为“经检索没有所申请公开信息”时，才需要把检索关键词与申请描述放在同一份申请、同一次检索中比对。

先核对“本次答复对应”的检索记录

核对时建议先看记录归属：检索日期、检索人员、检索系统或档案范围、检索对象是否对应本次申请及申请编号。再将检索记录中的关键词与申请书逐项对照，看是否覆盖申请中写明的名称、文号、简称、旧称、项目名称或文件类型。若经过补正，应同时保留原始申请、补正告知和补正材料，确认最终用于检索的申请描述是哪一版。

这一顺序的依据是：申请材料本身应当包含“申请公开的政府信息的名称、文号或者便于行政机关查询的其他特征性描述”；申请内容不明确的，行政机关应当给予指导和释明，并在收到申请之日起7个工作日内一次性告知补正，答复期限自收到补正申请之日起计算；经检索没有所申请公开信息的，行政机关告知申请人该政府信息不存在。因此，判断关键词是否“匹配”，要回到本次申请描述和本次检索记录，不能只看答复书中的一句结论。（《中华人民共和国政府信息公开条例》第二十九条、第三十条、第三十六条第四项，国务院令第711号，2019年4月3日修订，国家税务总局政策法规库及政府公开法规：https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html）

可以按以下项目比对

关键词不匹配本身不当然得出答复违法或信息必然存在的结论。可以这样使用核对结果：如果检索记录中的关键词没有覆盖申请书写明的名称、文号或其他特征性描述，检索范围也未覆盖可能存放该信息的科室或年度，就可以据此说明本次检索与申请描述之间存在缺口，并请行政机关补充说明检索范围、关键词设置和检索结果。反之，如果检索记录已覆盖申请描述中的主要特征，只是使用了不同表述，则需要进一步核对不同表述是否指向同一信息。

记录不一致时的材料整理

建议把申请书、补正材料、答复书和检索记录按时间顺序排列，在关键词对照处标明“申请描述—检索关键词—检索范围—检索结果”。这份整理可以帮助说明本次答复所依据的检索是否针对申请内容展开，也便于后续与行政机关沟通时准确指出需要补充核实的环节。涉及具体案件能否据此主张答复未尽检索义务，还需结合答复理由、检索记录完整程度及信息实际存放情况进一步判断。