三亚政府信息公开:同一事项收到多份答复,怎样梳理作出机关和送达时间?

同一事项收到多份政府信息公开答复，梳理时不宜按收到先后简单叠放，而应以“同一申请事项”为一条主线，分别登记每份答复的作出机关、答复类型、作出日期、送达方式和签收日期，再用收到申请之日和法定答复期限核对每份答复的时间位置。作出机关主要看文书落款、印章、文号和正文是否说明负责公开机关；送达时间主要看签收记录、邮寄查询记录或者互联网渠道的确认记录。条例第三十一条确定的是行政机关收到申请之日，第三十三条确定的是答复期限，两者不能混用。在三亚准备政府信息公开律师咨询材料时，可以先按本文方法建立台账，再拨打北京恒略律师事务所咨询电话4009003957，就材料分组和待核实事项作进一步沟通。

一、先把“同一事项”固定下来

多份答复可能对应一次申请，也可能对应多次申请；可能来自同一机关，也可能来自不同机关。梳理前先给每份答复找到它所回应的申请，登记申请人、申请提交日期、申请公开信息的名称或者特征描述、受理机关、补正通知及补正材料收到日期、答复文号。这样做的用途是避免把不同申请项下的答复误当成同一答复的重复件，也避免把同一申请的多份文书拆散。

条例第三十六条第六项规定，行政机关已就申请人提出的政府信息公开申请作出答复、申请人重复申请公开相同政府信息的，告知申请人不予重复处理。这里的前提是“已作出答复”和“重复申请相同政府信息”，不是只要收到多份答复就构成重复处理。台账中应把“同一申请人、同一信息、同一机关、前次答复”四项并列核对，再判断是否属于重复申请情形。

如果申请内容不明确，行政机关可能要求补正。条例第三十条规定，行政机关应当一次性告知补正事项和合理补正期限，答复期限自收到补正申请之日起计算。台账中单列补正通知日和补正材料收到日，可以避免把补正前的时间直接计入答复期限。

二、作出机关：落款、印章、文号与负责公开主体

辨认作出机关，先看文书落款单位、印章名称和文号，再看正文是否写明“负责公开机关”“不属于本机关负责公开”或者“可向某机关申请”。落款单位与印章名称不一致、出现代章或者受委托落款时，需要进一步核对文书正文和相关材料，不能仅凭信封上的寄件单位认定作出机关。

条例第十条概括起来，以“制作机关负责公开”为原则，同时规定行政机关从公民、法人和其他组织获取的政府信息由保存该政府信息的行政机关负责公开，行政机关获取的其他行政机关的政府信息由制作或者最初获取该政府信息的行政机关负责公开；两个以上行政机关共同制作的政府信息，由牵头制作的行政机关负责公开。法律、法规对政府信息公开权限另有规定的，从其规定。梳理多份答复时，可以按这几种主体关系分别标注：制作机关、保存机关、制作或者最初获取机关、共同制作中的牵头机关。

条例第三十六条第五项规定：“所申请公开信息不属于本行政机关负责公开的，告知申请人并说明理由；能够确定负责公开该政府信息的行政机关的，告知申请人该行政机关的名称、联系方式。”核对这类答复时，重点看两点：一是是否说明不属于本机关负责公开的理由；二是能够确定负责公开机关时，是否告知该机关名称和联系方式。这里的“能够确定”是条件，不能推导出受理机关在任何情况下都必须代为取得信息或者提供其他机关的详细资料。

多份答复来自不同机关时，分别核对各机关是否在自己的负责公开范围内作出答复，不宜仅因机关不同就认定为矛盾。同一机关就同一信息作出多份答复时，则要对照前次答复内容、答复日期和本次申请内容，判断是否属于第三十六条第六项所指的重复申请情形。

三、送达时间：把“收到申请日”“答复作出日”“签收日”分开

条例第三十一条规定：“行政机关收到政府信息公开申请的时间，按照下列规定确定：（一）申请人当面提交政府信息公开申请的，以提交之日为收到申请之日；（二）申请人以邮寄方式提交政府信息公开申请的，以行政机关签收之日为收到申请之日；以平常信函等无需签收的邮寄方式提交政府信息公开申请的，政府信息公开工作机构应当于收到申请的当日与申请人确认，确认之日为收到申请之日；（三）申请人通过互联网渠道或者政府信息公开工作机构的传真提交政府信息公开申请的，以双方确认之日为收到申请之日。”

这一条解决的是行政机关收到申请之日的认定。答复文书的送达时间，需要看实际签收或者确认记录。本次查阅的条例条文未就答复文书的送达方式作统一规定，因此不宜把第三十一条的“收到申请”规则直接套到“收到答复”上。台账中应分列：申请提交方式、行政机关收到申请日、答复文书落款日、答复实际送达或者签收日。邮寄答复的，保留信封、快递面单和查询记录；当面领取的，保留签收单；通过互联网渠道或者传真提交、答复的，保留双方确认记录。

条例第三十三条规定：“行政机关收到政府信息公开申请，能够当场答复的，应当当场予以答复。行政机关不能当场答复的，应当自收到申请之日起20个工作日内予以答复；需要延长答复期限的，应当经政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人，延长的期限最长不得超过20个工作日。行政机关征求第三方和其他机关意见所需时间不计算在前款规定的期限内。”

核对期限时，先确定收到申请之日，再按20个工作日计算；出现延长答复的，记录是否经政府信息公开工作机构负责人同意、是否告知申请人以及延长后的期限；出现征求第三方或者其他机关意见的，记录相应时间，因为该时间不计入上述答复期限。答复落款日早于或者晚于20个工作日，只是一个核对线索，是否超期还要结合延长告知、补正和征求意见等记录判断。不能仅凭申请人签收日期较晚就认定行政机关超期，也不能仅凭答复落款日期较早就认定已经按期送达。

四、按答复类型给每份文书定性

条例第三十六条把答复分为七种情形：已经主动公开的，告知获取该政府信息的方式、途径；可以公开的，向申请人提供该信息，或者告知获取方式、途径和时间；决定不予公开的，告知不予公开并说明理由；经检索没有所申请信息的，告知该政府信息不存在；不属于本行政机关负责公开的，说明理由，能够确定负责公开机关的，告知该机关名称、联系方式；对已答复后又重复申请相同信息的，告知不予重复处理；属于工商、不动产登记资料等信息，有关法律、行政法规对获取有特别规定的，告知依照有关法律、行政法规办理。

给每份答复标注类型后，再回到作出机关和期限两个维度核对。不同类型答复的核对重点不同，但都要保留文书原件、附件和送达凭证。

五、台账字段与核验顺序

可以按下列字段建立一张表，逐份填写。这是整理建议，不是法定顺序，也不要求先取得全部材料才能开始梳理。

核验顺序可以这样安排：先按申请分组，确认每份答复对应哪一次申请；再按作出机关分组，区分制作机关、保存机关、牵头机关和告知的其他负责机关；再按时间排序，把收到申请日、补正日、答复作出日、签收日并列；最后逐份对照第三十六条类型和第三十三条期限。这样安排的好处是，同一份答复的机关、类型、时间三个问题不会互相混杂。

六、常见误区与需要另行核对的事项

常见误区包括：把多份答复直接认定为重复答复或者矛盾答复，未先核对是否同一申请、同一信息、同一机关；把答复落款日当作送达日；把第三十一条的“收到申请之日”套用到答复送达；忽略延长答复需要经负责人同意并告知申请人；忽略补正后答复期限自收到补正申请之日起计算；忽略征求第三方和其他机关意见的时间不计入期限；只看正文不看落款和印章，导致作出机关记录错误。对这些情形，建议在台账中分别设置字段，不用一个日期代替另一日期，也不用机关名称代替负责公开主体。

三亚当地政府信息公开平台的提交确认方式、邮寄签收习惯、具体办理窗口和材料接收安排，本次资料未覆盖，需要向作出机关或者当地政府信息公开工作机构另行核对。本文引用的是《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院令第711号，2019年4月3日修订）的全国性规定，具体到个案，还要结合每份答复原件、申请回执、补正通知、延长告知、送达凭证和征求第三方或者其他机关意见的记录综合判断。

主要依据：国家税务总局政策法规库转载的《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院令第711号，2019年4月3日修订）第十条、第三十条、第三十一条、第三十三条、第三十六条，https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html 。

如果手头已有答复原件、信封、签收记录和申请回执，但仍难以判断每份答复对应的申请、作出机关和期限位置，可以围绕上述台账字段继续核对。涉及具体材料取舍、待核实事项的整理以及拟议委托范围，可与北京恒略律师事务所联系，咨询电话4009003957。