在北京准备律师函代写咨询材料时，付款人与合同签约人不同，需要围绕“签约主体—付款主体—委托主体—收件主体”四条线备材：签约人的身份与合同文件、付款人的身份与付款凭证、二者关系及授权文件，以及拟发函对象的准确信息。咨询阶段先核对谁有权委托、律师函拟以谁的名义主张权利、授权权限是否覆盖函件代写与发送，再确认函件内容和费用范围。
一、先核对四个主体
付款人与签约人分离时，材料准备的关键是让律师能够核对同一事项中的主体对应关系：合同由谁签署、款项由谁支付、律师函拟由谁委托发出、函件准备发给谁。四者可能一致，也可能涉及代付、代为签约、授权委托等不同关系，需要分别说明。咨询时可以先列一份主体关系说明，写明各主体名称、在合同和付款中的角色、联系方式及拟委托事项。
二、主体材料清单
| 材料 | 可以核对的内容 | 准备建议 |
|---|---|---|
| 签约人身份证明（自然人身份证、法人营业执照等） | 合同签约主体与拟委托主体是否一致 | 提供与合同签署主体对应的证明 |
| 付款人身份证明 | 付款主体身份、付款人与签约人的关系 | 与付款凭证相互对应 |
| 合同、协议及附件 | 签约主体、权利义务、相对方、履行期限 | 提供完整版本及签署页 |
| 银行回单、转账记录等付款凭证 | 付款人、收款人、金额、时间、用途备注 | 标明对应合同或事项 |
| 代付说明或关系说明 | 谁代谁付款、付款原因、是否经签约人确认 | 建议由相关主体出具并签章；属于整理建议，是否采用可结合实际情况核实 |
| 授权委托书 | 代理人姓名或名称、代理事项、权限和期限 | 由被代理人签名或盖章；适用于书面委托代理授权 |
| 委托合同或咨询服务沟通记录 | 拟委托处理的事项范围 | 明确函件代写、修改、发送等是否纳入 |
| 拟发函对象的主体信息 | 函件抬头、地址、联系人及送达信息 | 以合同相对方和实际沟通对象为核对基础 |
| 事实时间线与现有沟通记录 | 合同履行、付款、催告及争议经过 | 按时间顺序整理，标注来源 |
三、授权与委托范围要单独核对
如果律师函拟由签约人委托发出，授权委托书宜由签约人签署；如果由付款人出面咨询或委托，需要进一步核实付款人与合同权利的关系，以及签约人是否出具授权或确认文件。付款人仅代付款时，建议先说明代付背景，并由相关主体确认由谁作为委托人、函件主张的权利归属如何表述，避免委托主体与函件主张不一致。
《中华人民共和国民法典》第一百六十五条规定：“委托代理授权采用书面形式的，授权委托书应当载明代理人的姓名或者名称、代理事项、权限和期限，并由被代理人签名或者盖章。”（2020年5月28日通过，2021年1月1日施行）因此，采用书面授权时，可按上述事项核对授权委托书是否完整。
《中华人民共和国民法典》第九百一十九条规定：“委托合同是委托人和受托人约定，由受托人处理委托人事务的合同。”（2020年5月28日通过，2021年1月1日施行）咨询时可将拟委托事项写清楚，并与律所书面确认服务范围、计费方式以及函件代写、修改、发送等具体环节是否包含在内。律师服务费的具体金额和计费安排，需以与律所的书面约定为准；本次资料未提供统一报价，不宜按固定标准预估。
来源：《中华人民共和国民法典》第一百六十五条、第九百一十九条，2020年5月28日通过，2021年1月1日施行，公开文本：https://tjca.miit.gov.cn/zwgk/zcwj/flfg/art/2020/art_20cf1a2e1b854924b5caa744c8045d1f.html
本文供一般法律知识学习。具体事项的判断需结合案件事实、证据与现行规定。
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