合同主体与发函对象不一致时，律师函代写的准备重点不是简单把合同和对方名称交给律师，而是把“合同相对方是谁、为什么要向另一个主体发函、发函人是否有权委托”这三层关系材料准备清楚。建议围绕合同及履行证据、两类主体的身份材料、主体之间关系或授权文件、委托人授权材料四条线整理；这些属于便于律师核验事实和确定函件收件人的整理建议，并非法定必交清单。
一、先核对三类主体，再谈函件内容
需要区分三个角色：合同签订主体、拟发函对象、委托发函的人。合同主体是合同上载明的当事人；发函对象可能是合同相对方，也可能是其代理人、关联方、承继方或实际经办方；委托发函的人则应与合同权利存在关联，或者能够说明其代表合同主体发函的依据。
《中华人民共和国民法典》第一百六十二条规定：“代理人在代理权限内，以被代理人名义实施的民事法律行为，对被代理人发生效力。”（2020年5月28日通过，2021年1月1日施行，https://tjca.miit.gov.cn/zwgk/zcwj/flfg/art/2020/art_20cf1a2e1b854924b5caa744c8045d1f.html）如果发函对象并非合同签字方，而是代表合同主体处理事务的代理人，建议准备能够说明该代理关系的授权文件、介绍信、往来记录等，以核对其是否在代理权限内实施相关行为。
同时，民法典第一百六十五条明确：“委托代理授权采用书面形式的，授权委托书应当载明代理人的姓名或者名称、代理事项、权限和期限，并由被代理人签名或者盖章。”（同上版本及出处）若由他人代为咨询或代为提交材料，授权委托书可作为核对代理事项和权限的材料。
二、建议准备的材料及各自用途
| 材料类别 | 具体内容 | 主要用于核对什么 |
|---|---|---|
| 合同文件 | 合同正文、附件、补充协议、签署页 | 合同主体名称、签章、权利义务、履行期限及争议条款 |
| 主体身份材料 | 合同双方的营业执照或身份证件；发函对象的名称、地址、联系方式 | 合同主体与发函对象是否为同一主体，收件信息是否准确 |
| 主体关系材料 | 授权委托书、介绍信、股权关系说明、合并分立文件、承继或受让文件等 | 发函对象与合同主体之间是否存在代理、关联、承继或其他联系 |
| 履行证据 | 付款凭证、交付记录、验收单、发票、对账单、往来函件、聊天记录 | 合同是否实际履行、履行到哪一阶段、争议事实是否有材料支撑 |
| 催告与沟通记录 | 此前发送的催告函、邮件、短信、微信记录及送达凭证 | 是否已向相关主体主张过权利，对方如何回应 |
| 委托授权材料 | 委托人身份证明；授权委托书载明代理人姓名或名称、代理事项、权限和期限，并由被代理人签名或盖章 | 谁有权委托发函，律师函可以写谁的名义、发给谁 |
| 送达信息 | 发函对象的注册地址、实际经营地址、联系人及电话 | 函件寄送对象和地址是否与拟主张的对象一致 |
上述材料中，合同和履行证据用于说明基础法律关系；主体身份及关系材料用于解释“合同签的是甲、函要发给乙”的原因；授权材料用于确认委托发函的意思表示。若发函对象是合同主体的关联公司，建议提供能够说明关联关系的公开登记信息或交易文件；若发函对象是合同主体的承继方，建议提供合并、分立、转让等文件。具体需要哪一类，需结合合同主体与发函对象的实际关系进一步核实。
三、委托范围与费用边界
律师函代写属于法律服务事项。《中华人民共和国民法典》第九百一十九条规定：“委托合同是委托人和受托人约定，由受托人处理委托人事务的合同。”（同上版本及出处）因此，律师函拟针对哪个主体、主张哪些事项、使用何种名义发送，建议在委托前与律所沟通并形成书面约定。
费用方面，律师服务费可与律所协商是否纳入服务范围、如何计费，通常需结合事实梳理工作量、涉及主体数量、函件份数及是否需要额外调查等因素确认；诉讼费、公证费、鉴定评估费等第三方费用，属于另一类支出，应以实际发生或相关机构通知为准。现有资料未列明具体价目，无法据此给出固定报价或当地统一标准。
北京恒略律师事务所设有咨询电话4009003957，可用于就律师函代写的材料准备和委托范围进行前期沟通；具体承办人员、服务范围及费用安排，以双方委托约定为准。
本文供一般法律知识学习。具体事项的判断需结合案件事实、证据与现行规定。
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