赣州政府信息公开律师咨询:申请范围写“相关材料”被要求补正时如何调整表述?

申请被要求补正，通常是因为“相关材料”这一表述没有达到“便于行政机关查询”的程度，而不是因为申请人无权申请。收到补正告知后，调整方向是把“相关材料”拆解为可以检索的具体指向：写明信息的名称、文号，或者时间、事项、发文机关、文件类型等特征性描述，并在补正期限内书面提交。补正后，答复期限从行政机关收到补正申请之日起重新计算。

一、补正的法律依据与期限要求

根据《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院令第711号，2019年4月3日修订）第二十九条，公民、法人或者其他组织申请获取政府信息的，应当向行政机关的政府信息公开工作机构提出，并采用包括信件、数据电文在内的书面形式；政府信息公开申请应当包括下列内容：“（一）申请人的姓名或者名称、身份证明、联系方式；（二）申请公开的政府信息的名称、文号或者便于行政机关查询的其他特征性描述；（三）申请公开的政府信息的形式要求，包括获取信息的方式、途径。”

同一条例第三十条规定：“政府信息公开申请内容不明确的，行政机关应当给予指导和释明，并自收到申请之日起7个工作日内一次性告知申请人作出补正，说明需要补正的事项和合理的补正期限。答复期限自行政机关收到补正的申请之日起计算。申请人无正当理由逾期不补正的，视为放弃申请，行政机关不再处理该政府信息公开申请。”

据此，“相关材料”被认定内容不明确时，行政机关应当一次性告知需要补正的事项和合理的补正期限，并就如何明确申请内容给予指导和释明；申请人则需要在告知的期限内完成补正。逾期且无正当理由不补正的，该项申请将不再被处理，这是第三十条明确规定的后果，需要认真对待。

二、把“相关材料”改成可检索的表述

“相关材料”的问题在于指向不明：行政机关无法据此确定要查找哪一份或哪一类信息。“便于行政机关查询的其他特征性描述”是第二十九条给出的标准，调整表述时可以围绕这一标准展开，以下为整理建议，供补正时参考使用：

1. 补入时间范围。写明文件形成或发布的大致年月，例如某一项目在某年某月至某年某月期间形成的审批文件。时间范围有助于缩小检索区间。
2. 补入事项与对象。写明所涉地块、项目名称、申请人姓名或单位名称、具体行政事项，例如某一地块的征收补偿方案、某一行政处罚案件的立案材料。
3. 补入文号或文件类型。已知文号的直接写明；不知道文号的，可以写明文件类型，如批复、决定书、会议纪要、公示公告、验收报告等。
4. 补入制作或保存机关。同一事项可能涉及多个部门，写明向哪个机关申请、该机关在事项中承担何种职责，有助于确定检索方向。
5. 拆分笼统表述。将“相关材料”按上述要素拆成若干项分别列明，每一项对应一类可识别的信息，避免用概括词覆盖多个不特定文件。

需要说明的是，补正的方向是让申请内容变得明确，而不是要求申请人准确写出文件的完整名称。第二十九条允许使用“便于行政机关查询的其他特征性描述”，因此不知道准确文号时，可以围绕时间、事项、文件类型等已知要素描述。

三、补正时需要留意的边界

补正后的申请仍应以“已制作或者获取的政府信息”为对象。根据同一条例第三十八条，“行政机关向申请人提供的信息，应当是已制作或者获取的政府信息。除依照本条例第三十七条的规定能够作区分处理的外，需要行政机关对现有政府信息进行加工、分析的，行政机关可以不予提供。”因此，如果表述仍然停留在“所有相关材料”“全部过程性资料”一类概括要求，行政机关可能认为需要自行归集、加工才能形成答复内容。将申请指向具体的、已经形成的文件，可以减少这类争议。

另外，第三十七条规定，申请公开的信息中含有不应当公开或者不属于政府信息的内容，但能够作区分处理的，行政机关应当向申请人提供可以公开的政府信息内容，并对不予公开的内容说明理由。补正时不必因为担心部分内容不公开而放弃明确表述，可以按可识别的文件逐项列明。

补正告知书本身会写明需要补正的事项和补正期限，收到后可以先核对：告知是否在收到申请之日起7个工作日内一次性作出、是否说明了补正事项和期限。补正材料建议以书面形式提交并保留提交凭证，便于确定答复期限的起算时间。如对补正范围或后续答复有疑问，可以结合具体材料向律师咨询，就申请表述和程序节点做进一步核对。

主要依据：《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院令第711号，2019年4月3日修订）第二十九条、第三十条、第三十七条、第三十八条，来源：国家税务总局政策法规库 https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html 。