河北政府信息公开:准备咨询时,如何梳理行政行为和后续沟通?

准备就河北的政府信息公开事项咨询律师前，梳理工作可以围绕一条主线展开：先确定你想了解的是哪一个行政行为、由哪个行政机关作出、形成于什么时间、有无文号或可供检索的特征；再对照《中华人民共和国政府信息公开条例》，判断该信息属于行政机关主动公开的范围，还是需要以书面形式提出申请；随后把申请提交、补正、答复期限和答复类型串成时间线，将手头材料和待核实事项分开记录。这样向北京恒略律师事务所咨询时（电话4009003957），沟通可以围绕具体材料和时间节点展开，不必从“我想查一个文件”重新讲起。

一、先锁定“哪一个行政行为”

政府信息公开申请指向的是“政府信息”，即行政机关在履行职责过程中制作或获取的、以一定形式记录保存的信息。梳理时建议把拟了解的行政行为拆成五组事实：作出机关、行为载体、作出时间、文号或编号、已知来源。

作出机关要区分“谁作出的”与“谁制作的”。条例第三十四条规定，申请公开的政府信息由两个以上行政机关共同制作的，牵头制作的行政机关收到申请后可以征求相关行政机关的意见，被征求意见机关应当自收到征求意见书之日起15个工作日内提出意见，逾期未提出意见的视为同意公开。如果涉及多部门联合发文、联合批复，建议先确认牵头机关，再决定向谁提交申请。

行为载体可以按文书名称分组：行政处罚决定书、行政许可决定、征收补偿决定、公告、批复、会议纪要、执法检查记录等。不同载体的名称和编号方式不同，第二十九条要求申请中包含“名称、文号或者便于行政机关查询的其他特征性描述”，描述越接近行政机关内部归档用语，越容易对应到具体信息。

时间要区分作出时间、送达时间、生效时间和信息公开申请提交时间。这些时间分别用于判断信息是否已经形成、是否可能仍在办理过程中、答复期限从哪天起算。建议用同一张时间线记录，注明每个日期的来源是文书原件、邮寄签收记录还是沟通转述。

二、先查主动公开，再决定是否申请

条例第二十条列举了行政机关应当主动公开的十五类信息，包括行政法规、规章和规范性文件，机关职能、机构设置、办公地址、联系方式，行政许可和其他对外管理服务事项的依据、条件、程序以及办理结果，实施行政处罚、行政强制的依据、条件、程序以及本行政机关认为具有一定社会影响的行政处罚决定，财政预算决算信息，政府集中采购项目的目录、标准及实施情况，重大建设项目的批准和实施情况等。第二十六条规定，属于主动公开范围的政府信息，应当自该政府信息形成或者变更之日起20个工作日内及时公开；法律、法规对公开期限另有规定的，从其规定。

梳理时可以先在作出机关的政府网站、政府信息公开专栏、公报或政务服务平台上检索文书名称、文号、项目名称。已经主动公开的信息，后续申请中行政机关可能依据第三十六条第一项告知获取方式、途径。把检索页面截图保存，注明网址和检索日期，咨询时可以说明“已自行查找过哪些渠道、未找到什么”。

需要说明的是，河北各级行政机关的具体受理机构、线上申请入口、身份材料格式，本次资料未涵盖，建议以当地政府网站公布的政府信息公开指南为准，咨询时一并核对。

三、申请内容怎么写，提交凭证怎么留

条例第二十九条规定：“公民、法人或者其他组织申请获取政府信息的，应当向行政机关的政府信息公开工作机构提出，并采用包括信件、数据电文在内的书面形式；采用书面形式确有困难的，申请人可以口头提出，由受理该申请的政府信息公开工作机构代为填写政府信息公开申请。政府信息公开申请应当包括下列内容：（一）申请人的姓名或者名称、身份证明、联系方式；（二）申请公开的政府信息的名称、文号或者便于行政机关查询的其他特征性描述；（三）申请公开的政府信息的形式要求，包括获取信息的方式、途径。”（《中华人民共和国政府信息公开条例》第二十九条，国务院令第711号，2019年4月3日修订）

据此，申请文本建议按三项内容分别写清：申请人身份与联系方式；信息名称、文号或特征描述；希望以何种方式获取（纸质复印件、电子扫描件、现场查阅等）。特征描述可以写“某年某月某日某机关作出的某文号决定书及所依据的现场检查记录”，避免只写“相关全部材料”这类范围过宽的表述。

提交方式影响“收到申请之日”的认定。条例第三十一条规定：当面提交的，以提交之日为收到申请之日；邮寄提交的，以行政机关签收之日为收到申请之日，以平常信函等无需签收方式提交的，政府信息公开工作机构应当于收到申请的当日与申请人确认，确认之日为收到申请之日；通过互联网渠道或者传真提交的，以双方确认之日为收到申请之日。建议保留邮寄单号、签收记录、网页提交截图和确认通话记录，这些凭证用于核对20个工作日从哪天起算。

申请内容不明确时，条例第三十条规定，行政机关应当给予指导和释明，并自收到申请之日起7个工作日内一次性告知申请人作出补正，说明需要补正的事项和合理的补正期限；答复期限自行政机关收到补正的申请之日起计算；申请人无正当理由逾期不补正的，视为放弃申请，行政机关不再处理该政府信息公开申请。收到补正通知后，建议按告知的事项逐项回应，对无法补正的部分说明原因，并保留补正材料的提交凭证。

四、答复期限与答复类型：后续沟通的时间轴

条例第三十三条规定：“行政机关收到政府信息公开申请，能够当场答复的，应当当场予以答复。行政机关不能当场答复的，应当自收到申请之日起20个工作日内予以答复；需要延长答复期限的，应当经政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人，延长的期限最长不得超过20个工作日。行政机关征求第三方和其他机关意见所需时间不计算在前款规定的期限内。”（同上，第三十三条）

沟通时可以对照三个时间点：申请收到日、补正提交日、答复或延期告知收到日。延期需要机构负责人同意并告知申请人；征求第三方和其他机关意见的时间不计入期限，但应当有相应的征求意见记录。条例第三十二条规定，依申请公开的政府信息会损害第三方合法权益的，行政机关应当书面征求第三方意见，第三方应当自收到征求意见书之日起15个工作日内提出意见，第三方逾期未提出意见的，由行政机关依照条例决定是否公开；第三方不同意公开且有合理理由的，行政机关不予公开；行政机关认为不公开可能对公共利益造成重大影响的，可以决定予以公开，并将决定公开的政府信息内容和理由书面告知第三方。

答复类型决定后续沟通方向。条例第三十六条规定：“对政府信息公开申请，行政机关根据下列情况分别作出答复：（一）所申请公开信息已经主动公开的，告知申请人获取该政府信息的方式、途径；（二）所申请公开信息可以公开的，向申请人提供该政府信息，或者告知申请人获取该政府信息的方式、途径和时间；（三）行政机关依据本条例的规定决定不予公开的，告知申请人不予公开并说明理由；（四）经检索没有所申请公开信息的，告知申请人该政府信息不存在；（五）所申请公开信息不属于本行政机关负责公开的，告知申请人并说明理由；能够确定负责公开该政府信息的行政机关的，告知申请人该行政机关的名称、联系方式；（六）行政机关已就申请人提出的政府信息公开申请作出答复、申请人重复申请公开相同政府信息的，告知申请人不予重复处理；（七）所申请公开信息属于工商、不动产登记资料等信息，有关法律、行政法规对信息的获取有特别规定的，告知申请人依照有关法律、行政法规的规定办理。”（同上，第三十六条）

收到答复后，可以按类型分别核对：告知获取方式途径的，核对指引渠道是否可实际获取；提供信息的，核对页数、文号、印章、附件是否完整；不予公开的，记录说明的理由；告知不存在的，核对申请中的特征描述是否足以让行政机关检索到；告知不属于本机关的，记录告知的负责机关名称和联系方式；告知重复申请的，核对前次申请和答复的具体内容；告知依照特别规定办理的，记录所指向的法律、行政法规名称。这些核对用于判断下一步沟通是补充描述、调整申请对象，还是就答复理由准备材料，具体处理需结合答复内容和手头证据另行判断。

另外，条例第三十五条规定，申请人申请公开政府信息的数量、频次明显超过合理范围，行政机关可以要求申请人说明理由；行政机关认为申请理由不合理的，告知申请人不予处理；认为申请理由合理但无法在第三十三条期限内答复的，可以确定延迟答复的合理期限并告知申请人。申请宜聚焦同一行政行为，避免短时间大量提交关联度不高的申请。

五、咨询前可以整理的材料清单

以下为建议整理方法，不是法定必交材料，具体是否提交以行政机关告知和咨询情况为准。

这些材料按“行为—申请—答复”分组后，咨询时可以快速说明：申请针对哪个行政行为、何时提交、行政机关何时答复、答复属于哪种类型、目前卡在哪一环。

六、沟通时的几个边界

政府信息公开申请与政策咨询、信访、投诉举报是不同的渠道，申请文本宜直接描述所需信息，不夹杂诉求表达。申请对象是行政机关，不是具体经办人员个人，沟通记录宜记录机构名称和部门，不记录与事项无关的个人信息。对答复后续是否采取进一步程序，需结合答复类型、送达时间和具体材料判断，本次资料未涵盖河北地方性程序要求，建议另行核对。

向北京恒略律师事务所咨询前，可以把上述材料按时间顺序装订成一套，另附一页事实摘要，写明拟了解的行政行为、已提交的申请、收到的答复和希望核对的问题。涉及具体委托事项和费用，可与律所协商服务范围、工作内容和计费方式，以书面约定为准。咨询电话4009003957。

主要依据

《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院令第711号，2019年4月3日修订）第二十条、第二十六条、第二十九条、第三十条、第三十一条、第三十二条、第三十三条、第三十四条、第三十五条、第三十六条。国家税务总局政策法规库转载：https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html