上海行政许可:咨询前怎么把事情经过讲清楚?

在上海办理行政许可，无论申请、变更还是续期，咨询律师前最需要做的，是把“经过”还原成一条能与书面材料对上的时间线：向哪个机关、申请哪一项许可、什么时候提交了什么材料、机关当场怎么答复、有没有要求补正、最终有没有书面决定。《中华人民共和国行政许可法》（2019年4月23日修正）第三十一条规定，“申请人申请行政许可，应当如实向行政机关提交有关材料和反映真实情况，并对其申请材料实质内容的真实性负责”；第三十二条规定，“行政机关受理或者不予受理行政许可申请，应当出具加盖本行政机关专用印章和注明日期的书面凭证”；第三十八条规定，行政机关依法作出不予行政许可的书面决定的，“应当说明理由，并告知申请人享有依法申请行政复议或者提起行政诉讼的权利”。法律已经把几个关键节点固定在书面材料上，顺着这些节点整理，比凭记忆叙述更可靠。本文引用的是全国通行的许可规则，上海具体事项归哪个机关、窗口收什么材料，要按事项向对应机关核对；手上材料零散、想先理一遍顺序的，可以拨打北京恒略律师事务所咨询电话4009003957先行沟通。

一、先把“事项、受理机关、所处阶段”拆开

同样一句“我的许可没办下来”，落在不同环节，需要准备的东西完全不同。

事项。先确认申请的是哪一项行政许可、由什么规定设定。第三十二条第一项规定，申请事项依法不需要取得行政许可的，行政机关“应当即时告知申请人不受理”。如果当事人把备案、登记、确认当成许可去准备，材料再全也难对上口径。

受理机关。第三十二条第二项规定，申请事项依法不属于本行政机关职权范围的，行政机关“应当即时作出不予受理的决定，并告知申请人向有关行政机关申请”。所以要记清受理机关的全称、具体窗口或处室，避免把甲机关的答复当成乙机关的意见。

所处阶段。大致可分为尚未提交、已提交但未拿到受理凭证、已受理处于审查中、已被告知补正、已作出书面决定、已进入听证或陈述申辩几类。阶段不同，手上应当有的文书也不同，可以对照下表。

二、按时间顺序列事实，每条尽量落到一份文书上

建议按下面的顺序逐条写，写成一段一段的说明，而不写成一整段连续叙事：

1. 申请人是谁、以什么身份提出（本人、委托代理人、企业经办人）；
2. 申请的是哪一项许可，依据是哪份规定；
3. 什么时间、向哪个机关或窗口提交，提交了哪些材料、各几份、原件还是复印件；
4. 机关当场如何答复，有没有出具书面凭证；
5. 是否被要求补正，何时、以什么方式告知，一次告知了哪些内容；
6. 是否经历现场核查、听证或者陈述申辩；
7. 最终有没有书面决定，决定写了什么，有没有说明理由、有没有告知救济途径。

这样排列的好处，是每一段都能对应到一份翻得出来的材料。第三十二条把受理与不予受理的书面凭证规定为行政机关应当出具的事项，凭证上“加盖本行政机关专用印章和注明日期”，这正是确定受理时间的直接依据。第三十二条第四项针对材料不齐全或者不符合法定形式的情形，规定行政机关“应当当场或者在五日内一次告知申请人需要补正的全部内容，逾期不告知的，自收到申请材料之日起即为受理”。整理时把“哪天被告知、告知了几项、是不是一次说完”记准，比笼统写“后来又要我补材料”有用得多。

需要留意，第三十二条第四项中“逾期不告知的，自收到申请材料之日起即为受理”，前提是申请材料不齐全或者不符合法定形式，不能脱离这个前提到处套用。是否已经受理，先看有没有受理凭证；没有凭证的，再结合材料是否齐全、机关有没有在五日内告知补正来判断。

三、把“事实、材料、诉求”分三栏写

很多咨询效率不高，是因为三样东西混在一起说：我经历了什么、我手上有什么、我希望解决什么。建议分三栏整理。

第一栏写事实时，把“我记得”“对方口头说”和“有书面材料”分开标注。第三十一条把申请材料实质内容真实性的责任放在申请人一侧，叙述时如果把推测当成事实，后面的判断就失去了基础。

第二栏是核心。第三十八条第二款规定，行政机关依法作出不予行政许可的书面决定的，“应当说明理由，并告知申请人享有依法申请行政复议或者提起行政诉讼的权利”。拿到不予许可决定书时，先看两处：理由写没写、救济途径告知没有。这两处属于决定书本身应当具备的内容，不需要另行推测。

第三栏写诉求，一句话就够，例如“希望确认补正告知是否超过期限”“希望了解不予许可的理由是否充分”。诉求越具体，后面核对材料的方向越清楚。

如果许可事项涉及相邻权人、承租人等他人重大利益，第三十六条规定，行政机关审查时发现许可事项直接关系他人重大利益的，“应当告知该利害关系人。申请人、利害关系人有权进行陈述和申辩。行政机关应当听取申请人、利害关系人的意见”。这类情形下，告知文书、陈述申辩的提交记录也要一并整理。

四、核验顺序：先凭证，再日期，后内容

材料拿到手，建议按这个顺序过一遍。

第一步，找凭证。 受理或不予受理的书面凭证、补正告知、许可决定书，这几类先归拢。找不到的，在清单上注明“未见书面凭证”，不要用回忆补上。

第二步，对日期。 提交日、告知日、决定日分别记下来，看能不能和凭证上的日期对上。不同环节的日期本来就不一样，出现差异不等于有问题，需要的是能相互印证的记录。

第三步，核内容。 补正告知是不是把需要补正的内容一次说完；不予许可决定有没有说明理由、有没有告知复议和诉讼途径；当场作出决定的，有没有书面决定。

第四步，回看事实。 申请材料里写的内容与实际情形是否一致。第三十一条把材料实质内容真实性的责任放在申请人一侧，这一条在整理阶段就应当对照检查。

几个常见的整理误区可以避开：只记住口头答复而没有留存书面凭证；把几个不同事项的材料混在一个文件袋里；用事后回忆的日期代替凭证日期；把“机关后来没再联系我”直接等同于“已经受理”。最后一种尤其需要分开看——是否受理以受理凭证为准，没有凭证的，再结合材料是否齐全、机关有没有在五日内告知补正来判断。

五、和律师沟通时，带哪几页纸

不需要把所有材料都搬过去。建议准备一页纸的摘要，包含五块内容：事项与受理机关；时间线表格（日期、发生了什么、对应文书）；手上的文书清单；一句话诉求；自己判断还缺什么。其余材料按时间顺序装袋，原件与复印件分开放。

上海各许可事项由不同机关分别实施，具体窗口、材料清单和办理流程要按事项向对应机关核对。本文引用的是《中华人民共和国行政许可法》层面的通行规则，不替代具体事项的地方要求。

手上的凭证不全，或者受理、补正、决定几个环节的日期对不上，可以先带着现有材料拨打4009003957与北京恒略律师事务所沟通，把缺哪一类材料、争议落在哪个环节先确认下来。是否纳入委托范围、如何计费，可与律所协商确认。