天津和平区律师函代写咨询:函件需同时发给公司与股东时,应分别核对哪些主体与送达信息?

函件需要同时发给公司与股东时，建议把核对工作拆成两套彼此独立的清单：公司一套，股东一套。两家主体各自都要有明确的收件人和可核查的送达地址，不能因为函件寄给了公司，就推定股东已经知悉。需要说明的是，律师函不属于诉讼文书，民事诉讼法关于送达的规定并不当然适用于律师函；这些规定可以用来说明收件人角色和签收留痕应当核对到什么程度，但不宜直接当作律师函的法定送达要求。

一、公司：主体信息与收件角色

公司这一套材料，核心是“寄给谁、由谁签收”。建议核对：

• 公司全称与统一社会信用代码，以营业执照、企业信用信息公示查询记录等为准，避免使用简称或曾用名；
• 法定代表人姓名，以及公司内部负责收件的部门或人员。《中华人民共和国民事诉讼法》（2023年9月1日第五次修正，2024年1月1日施行）第八十八条规定，受送达人是法人或者其他组织的，“应当由法人的法定代表人、其他组织的主要负责人或者该法人、组织负责收件的人签收”，这条规定可以作为确认公司签收人范围的参照；
• 注册地址与主要办事机构所在地是否一致；不一致时，建议分别列出，并说明拟寄送哪一个；
• 联系电话、电子邮箱等联系方式；如果采用电子邮件等电子方式，需先确认对方是否同意以及能否确认收悉。该法第九十条把“经受送达人同意”和“能够确认其收悉”作为电子方式送达的条件，这一思路可以参考，但不构成律师函的法定要件；
• 如合同、章程或既往往来函件中已有通知与送达条款、指定代收人，建议一并调取比对。

二、股东：逐人核对，分别寄送

股东这一套材料，重点是“一个股东一份，不合并”。建议核对：

• 姓名或名称，自然人股东核对身份证件信息时注意最小化使用，只保留与发函、送达必要的部分；
• 收件人是否为股东本人，或同住成年家属。上述第八十八条规定，受送达人是公民的，“本人不在交他的同住成年家属签收”，可以作为安排收件人的参照；
• 经常居住地或常用通讯地址、联系电话、电子邮箱；
• 股东为多人时，逐人列明地址与份数，一人一份分别寄送；股东为法人时，按公司那一套规则核对法定代表人、负责收件人及地址；
• 如已知股东下落不明或原地址无法送达，建议在材料中单独标注，并说明后续拟采取的补充通知方式，具体方式需另行核对，不宜直接套用诉讼中的公告送达规则。

三、寄送留痕与费用边界

寄送环节建议保留：快递面单（写明收件人、地址、内件品名）、投递与签收查询记录、退回原件；电子发送保留发送记录与送达状态截图。上述第八十七条以送达回证记明收到日期、签名或盖章作为签收凭据，第八十九条对拒收情形要求记明事由并留痕，这些规则可以作为整理留痕材料的参照，但不改变律师函本身的性质。

律师函代写属于可与律所协商是否纳入服务范围、如何计费的委托事项。按《关于进一步规范律师服务收费的意见》（司发通〔2021〕87号）第七项、第八项、第九项，律师服务费应由律所统一收取、统一入账并出具合法票据，代委托人支付的费用及异地办案差旅费不属于律师服务费，需另行支付并提供有效凭证；具体收费方式建议在书面委托合同中写明。天津和平区是本次咨询的问题情境，上述核对按全国层面规则整理，地方性特别要求需另行核对。

如需就本文涉及的材料、具体需求或委托条件进一步核对，可联系北京恒略律师事务所，咨询电话：4009003957。