西安政府信息公开:准备咨询时,如何梳理行政行为和后续沟通?

在西安准备就政府信息公开问题进行咨询，梳理工作可以落在两项记录上：其一是你想了解的那个行政行为——作出机关、文号、作出日期、载体形式（决定书、通知、告知书或其他书面文件）以及你是如何取得它的；其二是你围绕该行政行为提出的信息公开申请——向哪个机关提出、以什么方式提交、哪一天被视为收到、目前收到了什么答复。两项记录各自列出时间点和书面凭证，再按《中华人民共和国政府信息公开条例》关于受理时点、答复期限和答复类型的规定逐项对照，后续沟通就有了可以指向的对象。需要就梳理结果进一步核对时，可以拨打北京恒略律师事务所咨询电话4009003957。

一、两条线分开记录，主体和日期才不交叉

行政行为的主体，是作出该决定、实施该执法环节的行政机关；信息公开申请的主体，是收到并处理你申请的那个机关，通常是该机关的政府信息公开工作机构。两者可能是同一个机关，也可能不是。日期同样要分开：行政行为的作出日期、你收到或知悉该行为的日期、申请的提交日期、机关收到申请的日期、答复作出的日期，各自独立，混在一起写，后面就很难判断哪一个期限该从哪天算。

《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院令第711号，2019年4月3日修订）第三十一条规定：“行政机关收到政府信息公开申请的时间，按照下列规定确定：（一）申请人当面提交政府信息公开申请的，以提交之日为收到申请之日；（二）申请人以邮寄方式提交政府信息公开申请的，以行政机关签收之日为收到申请之日；以平常信函等无需签收的邮寄方式提交政府信息公开申请的，政府信息公开工作机构应当于收到申请的当日与申请人确认，确认之日为收到申请之日；（三）申请人通过互联网渠道或者政府信息公开工作机构的传真提交政府信息公开申请的，以双方确认之日为收到申请之日。”

这一条直接决定了你手里该留什么凭证：邮寄的留签收记录，网上提交的留确认页面，当面提交的留收件回执。整理时把“提交方式—凭证—据此确定的收到之日”三栏并排列出，就能看出时间轴是否完整。

二、先查主动公开范围，再定申请内容

梳理行政行为时，很多信息其实不必走申请程序。条例第二十条规定：“行政机关应当依照本条例第十九条的规定，主动公开本行政机关的下列政府信息”，随后分十五项列举，其中包括行政法规、规章和规范性文件；机关职能、机构设置、办公地址、办公时间、联系方式、负责人姓名；实施行政处罚、行政强制的依据、条件、程序以及本行政机关认为具有一定社会影响的行政处罚决定；财政预算、决算信息；重大建设项目的批准和实施情况；环境保护、公共卫生、安全生产、食品药品、产品质量的监督检查情况等（此处为节选，完整列举以条文为准）。

先按这十五项过一遍机关官网的政府信息公开栏目，作用在于：如果信息已主动公开，条例第三十六条第一项要求机关“告知申请人获取该政府信息的方式、途径”，你可以直接取得，申请书的写法也随之调整；如果没有查到，则在申请书中写清信息名称、形成期间和制作机关，减少机关以指向不明为由要求补正的空间。

三、答复期限：二十个工作日、可以顺延、可以扣除

条例第三十三条规定：“行政机关收到政府信息公开申请，能够当场答复的，应当当场予以答复。行政机关不能当场答复的，应当自收到申请之日起20个工作日内予以答复；需要延长答复期限的，应当经政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人，延长的期限最长不得超过20个工作日。行政机关征求第三方和其他机关意见所需时间不计算在前款规定的期限内。”

据此，时间轴上要留出三种可能：正常二十个工作日、经批准并告知后的延长（最长再二十个工作日）、以及征求意见占用的时间不计入期限。征求意见有两种情形：一是第三十二条规定的征求第三方意见，第三方应当自收到征求意见书之日起十五个工作日内提出意见，逾期未提出的由行政机关决定是否公开；二是第三十四条规定的两个以上行政机关共同制作的信息，牵头机关可以征求相关机关意见，被征求意见机关应当自收到征求意见书之日起十五个工作日内提出意见，“逾期未提出意见的视为同意公开”。收到延期告知或征求意见相关文书时，把它作为独立材料归入时间轴，而不是并入答复日期。

另需注意第三十五条：“申请人申请公开政府信息的数量、频次明显超过合理范围，行政机关可以要求申请人说明理由。行政机关认为申请理由不合理的，告知申请人不予处理；行政机关认为申请理由合理，但是无法在本条例第三十三条规定的期限内答复申请人的，可以确定延迟答复的合理期限并告知申请人。”所以申请份数与频次的安排，本身也是梳理时要说明的一项事实。

四、答复到手后，按七种情形对号入座

条例第三十六条规定：“对政府信息公开申请，行政机关根据下列情况分别作出答复：（一）所申请公开信息已经主动公开的，告知申请人获取该政府信息的方式、途径；（二）所申请公开信息可以公开的，向申请人提供该政府信息，或者告知申请人获取该政府信息的方式、途径和时间；（三）行政机关依据本条例的规定决定不予公开的，告知申请人不予公开并说明理由；（四）经检索没有所申请公开信息的，告知申请人该政府信息不存在；（五）所申请公开信息不属于本行政机关负责公开的，告知申请人并说明理由；能够确定负责公开该政府信息的行政机关的，告知申请人该行政机关的名称、联系方式；（六）行政机关已就申请人提出的政府信息公开申请作出答复、申请人重复申请公开相同政府信息的，告知申请人不予重复处理；（七）所申请公开信息属于工商、不动产登记资料等信息，有关法律、行政法规对信息的获取有特别规定的，告知申请人依照有关法律、行政法规的规定办理。”

收到答复后，先判断它落在七项中的哪一项，再决定沟通问什么。属于第二项的，核对提供的内容与申请指向是否对应、形式是否符合第四十条；属于第三项的，答复本身应当载明理由，沟通可以围绕理由指向的具体条款；属于第四项的，核对机关检索的范围与关键词是否覆盖了你申请的信息名称与期间；属于第五项的，按告知的机关名称和联系方式另行提出；属于第六项的，核对两次申请指向的是否为同一信息。

此外，第三十七条规定，申请公开的信息中含有不应当公开或者不属于政府信息的内容，但能够作区分处理的，机关应当提供可以公开的部分并对不予公开部分说明理由；第三十八条规定，机关提供的信息应当是已制作或者获取的政府信息，除能够作区分处理的外，需要机关对现有信息进行加工、分析的，可以不予提供。这两条决定了一个预期边界：申请指向已有的、可以定位的文件，比要求机关归纳、汇总更容易得到实质回应。

五、后续沟通的组织方式

沟通建议以书面为主，每次写明申请编号或收到日期、答复文号、本次提出的具体问题。条例第三十九条第一款规定：“申请人以政府信息公开申请的形式进行信访、投诉、举报等活动，行政机关应当告知申请人不作为政府信息公开申请处理并可以告知通过相应渠道提出。”因此梳理时先分清自己的目标是取得已有文件，还是要求处理某个问题——两者走的渠道不同，混在一份申请里，容易被整体转出信息公开程序。

与自身相关的记录存在不准确的，条例第四十一条提供了另一条路径：“公民、法人或者其他组织有证据证明行政机关提供的与其自身相关的政府信息记录不准确的，可以要求行政机关更正。有权更正的行政机关审核属实的，应当予以更正并告知申请人；不属于本行政机关职能范围的，行政机关可以转送有权更正的行政机关处理并告知申请人，或者告知申请人向有权更正的行政机关提出。”这类要求同样需要证据支撑，梳理时把能证明记录不准确的材料单独归组。

六、咨询前可以准备的材料

上述清单属于建议性的整理方法，用途是让每一条时间点都有对应凭证，便于在咨询时快速说明事实，不构成必须提交的材料范围。

七、需要进一步核对的情形

西安各行政机关的政府信息公开指南、受理窗口和线上提交入口存在差异，具体到某个区县或某个市级部门如何提交、如何查询进度，需要以该机关公布的指南为准，本文不代为确认。行政行为的性质、你与该行为的关系、以及申请指向的信息是否属于“已制作或者获取”的范畴，也要结合具体文书判断。带着上述两条线的记录和材料清单，把时间点、主体和答复类型讲清楚，沟通效率会明显不同；如仍需就材料归组和后续沟通的表述进一步核对，可拨打北京恒略律师事务所咨询电话4009003957。