排在第一位的是载有拟引用解除条款的合同原件，或与原件核对一致的完整文本（含附件、补充协议），并附合同签署与生效信息。紧接其后要准备的是“解除通知状态”的说明：通知是否已经发出、何时发出、以何种方式送达、有无送达凭证。前者用于核对条款原文、条号、适用条件和合同主体关系，后者用于说明解除权行使的事实状态，两者共同决定律师函如何表述。
先备合同原件：把拟引用的条款放回完整文本
律师函引用解除条款，需要先核对条款在合同中的准确位置和完整表述。建议准备：
- 合同原件，或与原件逐页核对一致的复印件、扫描件；
- 合同附件、补充协议、变更文件，用于核对解除条款是否被后续文件修改；
- 合同名称、编号、签订主体、签署日期、生效条件等基本信息；
- 拟引用条款所在页码和条号，便于律师快速定位。
这样整理可以帮助律师判断：条款是否确实存在、引用时条号与文字是否准确、条款适用是否涉及特定条件或前置程序。上述属于材料整理建议，并非法定必交材料或先后顺序。
再说明解除通知的状态：已发与未发分别整理
函件拟引用解除条款但未附解除通知时，建议把“通知状态”单独整理成一页事实说明：
- 如已发出通知：保留通知文本、发出时间、收件地址、快递面单与查询记录、签收记录，以及电子邮件、短信或即时通讯记录的原始载体；
- 如尚未发出：说明截至何时未发出、拟通过律师函表达解除意思还是仅主张其他权利、合同中约定的通知方式与送达地址。
这部分材料能帮助律师核对解除是否已经发生、何时发生、收函方可能提出何种异议，从而决定函件是写“通知解除”“催告”还是其他表述。具体法律效果需结合合同条款和完整事实进一步判断。
咨询时的材料清单与委托范围
| 材料类别 | 能核对什么 | 整理建议 |
|---|---|---|
| 合同原件或核对一致的完整文本 | 解除条款是否存在、条号、表述、是否被补充协议变更 | 按页扫描，标注解除条款页码 |
| 解除通知及送达凭证 | 通知内容、发出时间、送达方式与结果 | 保留原始载体和查询记录 |
| 未发出通知的情况说明 | 截至何时未发、拟表达内容、合同约定通知方式 | 以时间线一页纸说明 |
| 履行与沟通材料 | 解除条件是否成就的事实背景 | 按时间顺序编号并注明来源 |
| 主体身份材料 | 委托人与收函方主体信息、送达地址 | 营业执照或身份证复印件 |
根据《中华人民共和国民法典》第九百二十条，委托人可以特别委托受托人处理一项或者数项事务，也可以概括委托受托人处理一切事务（2020年5月28日通过，2021年1月1日施行，https://tjca.miit.gov.cn/zwgk/zcwj/flfg/art/2020/art_20cf1a2e1b854924b5caa744c8045d1f.html）。咨询时可以将“代写律师函”作为一项事务提出，并与律所协商是否纳入函件发送、送达凭证留存、后续协商等服务范围及如何计费。
费用方面，律师服务费与快递、公证等第三方费用宜分开列明。本次资料未提供具体价目，费用需结合业务类型、程序阶段、工作范围及个案情况与律所确认，其他案件费用不能替代本案报价。
《中华人民共和国民事诉讼法》第六十六条将书证列为证据种类之一，并规定“证据必须查证属实，才能作为认定事实的根据”；第六十七条规定“当事人对自己提出的主张，有责任提供证据”（2023年9月1日第五次修正，2024年1月1日施行修正文本，https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5220330/content.html）。因此，咨询前把合同文本和通知状态材料整理清楚，有助于律师核对事实、判断函件写法。
北京恒略律师事务所的咨询电话为4009003957，归属该所。律所资料所列业务方向包括合同等；案件匹配需结合案件类型、事实材料、程序阶段、专业方向及利益冲突情况确认，具体承办人员与服务范围以委托约定为准。
本文供一般法律知识学习。具体事项的判断需结合案件事实、证据与现行规定。
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