衡水政府信息公开:已有行政文书时,哪些日期和事项要先确认?

已有行政文书时，政府信息公开申请中要先确认的日期分为两组：一组是文书自身的形成日期、文号和送达或签收日期，用来把申请准确指向某一份特定文书；另一组是信息公开程序日期，包括申请提交方式与行政机关收到申请之日、补正告知与补正提交之日、延长答复的告知、征求第三方或其他机关意见的期间，以及据此推算的答复届满日。事项上，先确认向哪个机关的内设政府信息公开工作机构提出、申请内容是否具备名称、文号或其他特征性描述、申请指向的是文书本身还是文书形成过程中的材料，再对照法定答复情形判断处理方向。以下依据《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院令第711号，2019年4月3日修订）说明全国规则；衡水当地受理窗口、线上申请入口和材料清单，需以当地政府信息公开指南为准另行核对。需要结合手中文书梳理日期和申请表述的，可联系北京恒略律师事务所，咨询电话4009003957。

一、把“文书日期”和“程序日期”分开看

已有行政文书，容易产生一个误区：把文书上记载的作出日期当作信息公开答复期限的起算点。两者作用不同。

文书的形成日期、文号、送达日期，主要解决“申请指向哪一份信息”的问题。条例第二十九条第二款规定，政府信息公开申请应当包括“申请公开的政府信息的名称、文号或者便于行政机关查询的其他特征性描述”。同一事项可能先后出现受理通知、调查笔录、决定书、送达回证等多份文书，仅写“某事项的全部材料”，行政机关可能难以定位。把文书写明、日期写清，属于申请内容的特征性描述，服务于检索和识别。

信息公开程序日期，才决定答复期限如何计算。根据条例第三十一条，行政机关收到申请的时间按提交方式分别确定：当面提交的，以提交之日为收到申请之日；邮寄提交的，以行政机关签收之日为收到申请之日，平常信函等无需签收的，政府信息公开工作机构应当于收到申请的当日与申请人确认，确认之日为收到申请之日；通过互联网渠道或者政府信息公开工作机构的传真提交的，以双方确认之日为收到申请之日。因此，先确认自己用的是哪种提交方式，再对应找“提交日”“签收日”或“确认日”，不能一律按寄出日或网页提交成功的时间计算。

二、已有文书时要先确认的日期

可以按下列顺序逐项核对，表中“用途”是整理材料时的参考，不构成法定提交顺序。

条例第三十三条对答复期限的规定是：“行政机关收到政府信息公开申请，能够当场答复的，应当当场予以答复。行政机关不能当场答复的，应当自收到申请之日起20个工作日内予以答复；需要延长答复期限的，应当经政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人，延长的期限最长不得超过20个工作日。行政机关征求第三方和其他机关意见所需时间不计算在前款规定的期限内。”这里有三层条件需要分别核对：当场能够答复的应当当场答复；不能当场答复的，起算点是收到申请之日；延长需要同时具备负责人同意和告知申请人两个条件，且最长不超过20个工作日。征求第三方和其他机关意见的时间不计入，但前提是确实存在征求意见的程序，不能仅凭行政机关单方陈述推定。

补正日期同样要单独确认。条例第三十条规定：“政府信息公开申请内容不明确的，行政机关应当给予指导和释明，并自收到申请之日起7个工作日内一次性告知申请人作出补正，说明需要补正的事项和合理的补正期限。答复期限自行政机关收到补正的申请之日起计算。申请人无正当理由逾期不补正的，视为放弃申请，行政机关不再处理该政府信息公开申请。”因此，收到补正告知后，既要记下告知日期，也要记下自己提交补正材料的日期；两个日期对应不同的法律效果。

三、与日期配套要先确认的事项

日期之外，申请本身的要素和指向需要同步确认。

第一，受理主体和提交形式。条例第二十九条规定，公民、法人或者其他组织申请获取政府信息的，应当向行政机关的政府信息公开工作机构提出，并采用包括信件、数据电文在内的书面形式；采用书面形式确有困难的，可以口头提出，由受理该申请的政府信息公开工作机构代为填写申请。申请应当包括申请人的姓名或者名称、身份证明、联系方式，申请公开的政府信息的名称、文号或者便于行政机关查询的其他特征性描述，以及获取信息的方式、途径。已有文书时，可以把文书的名称、文号、作出机关填入第二项，把希望获取纸质复制件、电子文本或查阅等需求填入第三项。

第二，申请指向的是文书本身，还是文书形成过程中的材料。这两类信息在描述上应分开写。例如，一份决定书本身可以作为一项申请；作出该决定所依据的调查材料、内部审批材料、会议记录等，属于另外的描述对象。条例第三十六条针对不同情况分别规定答复方式：所申请公开信息已经主动公开的，告知获取该政府信息的方式、途径；可以公开的，提供该信息或者告知获取方式、途径和时间；决定不予公开的，告知并说明理由；经检索没有所申请信息的，告知该政府信息不存在；不属于本行政机关负责公开的，告知并说明理由，能够确定负责公开机关的，告知该机关名称、联系方式；已就同一申请作出答复、申请人重复申请公开相同政府信息的，告知不予重复处理；属于工商、不动产登记资料等信息，有关法律、行政法规对获取有特别规定的，告知依照有关法律、行政法规办理。申请描述越具体，越便于对应上述情形。

第三，是否属于主动公开范围。条例第二十六条规定，属于主动公开范围的政府信息，应当自该政府信息形成或者变更之日起20个工作日内及时公开；法律、法规对公开期限另有规定的，从其规定。已有文书如果已经在政府网站、公告栏等渠道主动公开，申请时可以同时核对公开渠道和公开时间，这会影响行政机关是按“提供信息”还是按“告知获取方式、途径”答复。

第四，是否涉及第三方权益。条例第三十二条规定，依申请公开的政府信息公开会损害第三方合法权益的，行政机关应当书面征求第三方意见；第三方应当自收到征求意见书之日起15个工作日内提出意见，逾期未提出意见的，由行政机关依照条例决定是否公开；第三方不同意公开且有合理理由的，行政机关不予公开；行政机关认为不公开可能对公共利益造成重大影响的，可以决定予以公开，并将决定公开的政府信息内容和理由书面告知第三方。涉及第三方信息的申请，可以把征求意见的发出时间和意见反馈时间列为待核对项，但该期间是否成立，仍以行政机关实际启动征求意见程序为前提。

第五，是否属于共同制作信息。条例第三十四条规定，申请公开的政府信息由两个以上行政机关共同制作的，牵头制作的行政机关收到申请后可以征求相关行政机关的意见，被征求意见机关应当自收到征求意见书之日起15个工作日内提出意见，逾期未提出意见的视为同意公开。文书的制作机关如果不止一家，可以在申请前核对文书记载的作出机关和牵头机关，避免向不承担公开义务的机关重复提交。

四、建议的核对顺序

从整理材料的效率看，可以先做三步，均属于便于把事实与法条对应的整理方法，不是法定前置程序。

第一步，把手中文书按“一份文书一组”归档，每组记录文书名称、文号、作出机关、形成日期、送达或签收日期。这样做的用途是：在申请中形成准确的第二项描述，也便于后续判断行政机关的检索范围是否与申请指向一致。

第二步，回填申请提交记录。把提交方式、提交日期、签收日期或双方确认日期写清，对应条例第三十一条确定“收到申请之日”。如果采用平常信函，重点核对政府信息公开工作机构是否在收到申请当日与申请人确认，以及确认日期；如果采用互联网或传真，重点核对双方确认的时间记录。

第三步，按时间轴排列补正、延期、征求意见和答复。每一个节点都记录“通知日期—提交或反馈日期—对应条文”。这样排列的用途是：把“20个工作日”“延长最长20个工作日”“补正后重新起算”“征求意见期间不计入”分别落到具体日期上，避免把不同程序的期限混在一起。

常见误区有三个。其一，把文书作出日期当作答复起算点。答复期限的起算点是行政机关收到申请之日，或者收到补正申请之日，与文书自身日期无关。其二，把邮寄寄出日当作收到日。条例对邮寄方式区分签收和无需签收两种情形，签收的以签收之日为准，无需签收的以确认之日为准。其三，把“延长”理解为行政机关可以单方决定。延长需要经政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人，且最长不超过20个工作日；这两个条件在核对告知材料时应一并查看。

五、需要另行核对的内容

本文引用的规则来自《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院令第711号，2019年4月3日修订，公开文本见国家税务总局政策法规库：https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html）。衡水当地政府信息公开工作机构的具体名称、办公地址、受理时间、线上申请平台操作要求和申请文书格式，属于地方执行层面的信息，需以当地政府信息公开指南和受理机关公示为准，本文不作推定。文书本身载明的救济途径和期限，应以该文书及其适用规范为准，本文不展开。涉及第三方信息、共同制作信息或工商、不动产登记等特别规定的，还需结合具体文书内容和对应规范进一步核对。

如果手中已有行政文书，可以先按上述日期表和事项清单整理一份时间轴，再与北京恒略律师事务所沟通拟申请的信息范围、描述方式及需要补充核对的材料；咨询电话4009003957。