收到以“经检索没有”为由作出的“政府信息不存在”答复，而申请文件名称与答复所指向的文号不一致时，需要补充的检索说明集中在三组内容：文件名称与文号的对应关系及锁定该文件的其他特征；实际检索的载体、关键词、时间段和承办范围；以及“本机关未制作或未获取”与“应由其他机关负责公开”的区分结论。补充说明的作用是帮助确定检索对象，是否构成“经检索没有”仍要结合具体检索记录和答复文本判断。
先区分“不存在”与“不属于本机关负责公开”
《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院令第711号，2019年4月3日修订）第三十六条规定了依申请公开的答复方式。其中第四项为：“经检索没有所申请公开信息的，告知申请人该政府信息不存在”；第五项为：“所申请公开信息不属于本行政机关负责公开的，告知申请人并说明理由；能够确定负责公开该政府信息的行政机关的，告知申请人该行政机关的名称、联系方式。”
这两项适用条件不同，补充说明的方向也不同。答复称“不存在”时，核对重点是该答复是否以“经检索没有”为前提、检索对象是否与申请指向一致；如果申请文件实际由其他机关制作或保存，则应落入第五项，由行政机关说明理由并告知负责机关的的名称和联系方式。名称与文号不一致时，先看答复引用的是哪一项、表述是否指向同一文件，再决定补充说明的内容。
名称与文号不一致时建议补充的检索说明
条例第二十九条第二项要求政府信息公开申请包括“申请公开的政府信息的名称、文号或者便于行政机关查询的其他特征性描述”。文件名称与文号指向不同时，建议用对照方式补充以下信息，帮助行政机关锁定同一文件：
| 补充项目 | 可以核对的内容 |
|---|---|
| 文件身份信息 | 文件全称、常用简称、文号、成文日期、发文机关、事由、主送单位 |
| 名称与文号来源 | 名称出自哪份材料、文号出自哪份材料，两者是否指向同一文件；名称如为项目名、会议名或俗称，注明对应的正式发文名称或可能文号 |
| 检索线索 | 可能的关键词（全称、简称、事由词、项目名）、时间范围、可能保存的部门或载体（纸质档案、电子公文系统、档案室） |
| 版本关系 | 同一事项存在多次发文或多个版本时，列明文号序列和版本关系 |
这些内容属于便于查询的特征性描述，建议以书面清单提交，并附上名称、文号各自出处的材料页。清单的作用限于说明“申请指向的是哪一份文件”，不替代行政机关的检索结论。
补正程序与提交时需要注意的节点
条例第三十条规定：“政府信息公开申请内容不明确的，行政机关应当给予指导和释明，并自收到申请之日起7个工作日内一次性告知申请人作出补正，说明需要补正的事项和合理的补正期限。答复期限自行政机关收到补正的申请之日起计算。申请人无正当理由逾期不补正的，视为放弃申请，行政机关不再处理该政府信息公开申请。”
收到补正告知的，建议在告知的合理期限内提交上述检索说明，并保留提交记录。收到的是直接“不存在”答复的，可以核对申请内容是否已经包含名称、文号或便于查询的特征性描述，并将答复文本与申请材料一并保存；需要进一步了解检索情况的，可以就检索载体、关键词和时间范围向行政机关询问，询问记录与答复一并留存，供后续判断使用。
条文来源：《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院令第711号，2019年4月3日修订），国家税务总局政策法规库转载，https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html。
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