北京政府信息公开:咨询前怎么把事情经过讲清楚?

咨询前要把政府信息公开的事情经过讲清楚，可以按“一条时间线、两组文书、三个节点”来整理：时间线从你决定提出申请开始，到机关作出答复或者答复期限届满为止；两组文书是你提交的申请书及提交凭证、机关作出的答复及送达凭证；三个节点是提交、机关收到、答复。落笔时先写清向哪个机关、申请公开什么信息、以什么方式在什么时间提交、机关如何答复、你手上有什么材料，再写你认为问题出在哪里。这样律师才能判断争议落在申请环节、答复环节，还是信息归属与内容本身。需要就具体材料如何梳理进行沟通，可以拨打北京恒略律师事务所咨询电话4009003957。

一、先确认要讲的是不是“政府信息”

叙述经过之前，建议先把“我想要什么”说清楚。《中华人民共和国政府信息公开条例》第二条规定：“本条例所称政府信息，是指行政机关在履行行政管理职能过程中制作或者获取的，以一定形式记录、保存的信息。”（国务院令第711号，2019年4月3日修订，国家税务总局政策法规库转载：https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html）

这条定义决定了两件事。一是对象：你要的是行政机关已经制作或者获取、并以一定形式记录保存的信息，比如某份批复、某个会议纪要、某份执法卷宗中的记录、某项资金发放的名单。二是用途：如果你的目的是要求机关处理某个问题、处罚某个人、解决某项纠纷，那属于另一条渠道。条例第三十九条规定：“申请人以政府信息公开申请的形式进行信访、投诉、举报等活动，行政机关应当告知申请人不作为政府信息公开申请处理并可以告知通过相应渠道提出。”所以叙述时建议明确写出：我提交这份材料，是想获取哪一份已经存在的信息；我曾经同时提出过处理诉求的，把两部分分开写，注明各自的时间和处理情况。

二、时间线要落到“机关收到申请之日”

政府信息公开的很多判断都从“机关收到申请之日”起算，这个日期写不准，后面讲什么都容易偏。条例第三十一条规定：“行政机关收到政府信息公开申请的时间，按照下列规定确定：（一）申请人当面提交政府信息公开申请的，以提交之日为收到申请之日；（二）申请人以邮寄方式提交政府信息公开申请的，以行政机关签收之日为收到申请之日；以平常信函等无需签收的邮寄方式提交政府信息公开申请的，政府信息公开工作机构应当于收到申请的当日与申请人确认，确认之日为收到申请之日；（三）申请人通过互联网渠道或者政府信息公开工作机构的传真提交政府信息公开申请的，以双方确认之日为收到申请之日。”（同一条例，同上版本及出处）

对应到材料上，建议你按提交方式分别准备：当面提交的，写清日期、受理窗口、有无回执；邮寄提交的，保留快递单号、签收记录，注明是签收件还是平常信函；通过网页或传真提交的，保留提交成功的页面截图、系统回执或者双方确认的往来记录。这些凭证能核对的是“机关何时收到”，而非“你何时想到这件事”，两者在叙述中建议分开写。

三、答复环节：把“申请内容”和“答复内容”分开写

条例第三十三条对答复期限作了规定：“行政机关收到政府信息公开申请，能够当场答复的，应当当场予以答复。行政机关不能当场答复的，应当自收到申请之日起20个工作日内予以答复；需要延长答复期限的，应当经政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人，延长的期限最长不得超过20个工作日。行政机关征求第三方和其他机关意见所需时间不计算在前款规定的期限内。”（同一条例，同上版本及出处）

叙述时对应的三个信息点建议写全：机关是否当场答复；如果没有当场答复，实际答复日期是哪天；机关有没有告知延长答复期限，有没有告知正在征求第三方或者其他机关意见。征求意见的时间不计入上述期限，这一点在你判断“是否超期”时会影响结论，所以相关告知文书、邮件、电话记录建议一并保留。

答复内容方面，条例第三十六条要求行政机关根据具体情况分别作出答复，包括信息已经主动公开的告知获取方式和途径、可以公开的提供信息或者告知获取方式途径和时间、决定不予公开的说明理由、经检索没有所申请信息的告知不存在、不属于本机关负责公开的告知并说明理由以及能够确定时告知负责机关名称和联系方式、重复申请相同信息的告知不予重复处理、属于工商和不动产登记等有特别规定事项的告知依照有关法律行政法规办理。你在叙述时，建议先照录答复书的结论，再写你为什么对这个结论有疑问。比如机关答复“信息不存在”，你需要说明的是你依据什么线索认为该信息应当存在，以及你是否在申请书中写明了具体文号、时间范围、制作机关；机关答复“不属于本机关负责公开”，你需要说明你此前是否向其他机关申请过、结果如何。

另外两种情形也建议在叙述中体现。一是条例第三十五条规定，申请公开政府信息的数量、频次明显超过合理范围，行政机关可以要求申请人说明理由；如果你被要求说明理由，把这份通知和你的说明一并列出，能帮助还原整个往来过程。二是条例第三十七条规定，申请公开的信息中含有不应当公开或者不属于政府信息的内容，但能够作区分处理的，行政机关应当提供可以公开的内容并对不予公开部分说明理由；第三十八条规定，除能够作区分处理的情形外，需要行政机关对现有政府信息进行加工、分析的，行政机关可以不予提供。这两条会影响“我要的信息是否属于现成记录”的判断，叙述时把自己需要的是哪一份现成文件写具体，比写“请公开相关信息”更有说明力。

四、材料分组清单

建议按下表分组整理，每组标注“我已有什么、还缺什么”。以下为整理方法建议，并非提交材料的法定顺序。

同一事项的材料建议放在一起，不同事项分开成册。涉及多个机关的，按机关分组，每组内部再按时间排序。这样做的好处是，律师阅读时能直接看到“谁在什么时间做了什么”，而不必在你的叙述和材料之间来回对照。

五、叙述中容易失真的几处

第一处是把评价写进事实。比如“机关故意拖延”，可以改写为“我于某日签收，机关某日作出答复，期间未收到延期告知”。事实写清楚，判断留到最后。

第二处是把多个事项写成一件事。同一期间你向不同机关申请过不同信息，或者就同一信息向同一机关申请过多次，建议分别编号，注明彼此关系。条例第三十六条对重复申请相同政府信息的情形规定了告知不予重复处理，是否构成重复，需要看申请内容是否同一，分开写才看得清。

第三处是时间只写“大概”。建议至少精确到日，无法确定的注明“以凭证为准”。

第四处是只讲结果不讲过程。机关答复“不存在”，你需要补充的是申请书中是否指明了具体文件名称、文号、形成时间，以及你掌握线索的来源。

六、咨询时可以把问题收窄

材料按要求整理好之后，咨询的问题也建议收窄到具体环节：申请内容是否足够特定、答复类型对应哪一种情形、期限如何计算、下一步需要补充哪份材料。涉及委托范围与计费方式的，可与律所协商是否纳入服务范围、如何计费，不宜在事实未理清前先行确定。

本文涉及的条文均出自《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院令第711号，2019年4月3日修订），条文内容可对照国家税务总局政策法规库转载文本核对。你手上仍需核对的是：申请书的原始版本与提交凭证是否对应同一份内容、答复书的送达日期是否有据可查、机关关于延期或者征求意见的告知是否留存、所申请信息是否已在其他渠道主动公开。这些材料直接影响对程序和答复的判断。如需就上述材料的梳理方式进一步沟通，可联系北京恒略律师事务所，咨询电话4009003957。