广州政府信息公开:网上申请反复被退回,提交与补正记录怎样留证?

网上申请反复被退回时，留证的重点在于把每一轮“提交—退回—补正—再提交—双方确认”固定成可核对的时间链，仅保存“提交成功”页面不足以反映退回和确认过程。根据资料所载《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十一条，通过互联网渠道提交申请的，以双方确认之日为收到申请之日，因此系统回执、退回通知、补正要求和确认记录需要一并保存。遇到多轮退回记录分散、确认时间难以判断的情况，可以向北京恒略律师事务所咨询，电话4009003957。

先分清“提交”“退回”“确认”三个节点

网上申请被退回，实践中容易把“我点了提交”与“行政机关收到申请”混为一谈。资料所载《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院令第711号，2019年4月3日修订）第三十一条对收到申请的时间作了区分，其中第（三）项规定：“申请人通过互联网渠道或者政府信息公开工作机构的传真提交政府信息公开申请的，以双方确认之日为收到申请之日。”这条规则的主体是申请人，对象是互联网渠道或传真提交的申请，适用条件是“双方确认”，法律后果是确认之日为收到申请之日。它没有规定确认必须采用短信、邮件还是系统状态，因此具体以何种记录证明“双方确认”，要结合提交平台的实际反馈和双方往来情况核对。

同一条第（一）项、第（二）项分别规定当面提交以提交之日为收到申请之日，邮寄方式以行政机关签收之日为收到申请之日，平常信函等无需签收的邮寄方式由政府信息公开工作机构于收到申请当日与申请人确认、确认之日为收到申请之日。网上申请不适用“提交即收到”的规则，这也是退回记录需要单独保存的原因。

与收到时间相衔接的是答复期限。第三十三条规定：“行政机关收到政府信息公开申请，能够当场答复的，应当当场予以答复。行政机关不能当场答复的，应当自收到申请之日起20个工作日内予以答复；需要延长答复期限的，应当经政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人，延长的期限最长不得超过20个工作日。行政机关征求第三方和其他机关意见所需时间不计算在前款规定的期限内。”按该条，20个工作日的起算点是“收到申请之日”，延长需要负责人同意并告知申请人，最长不超过20个工作日；征求第三方和其他机关意见的时间不计入该期限。网上申请反复退回时，每一轮是否形成“双方确认”、确认发生在哪一天，会直接影响对答复期限是否开始的判断。

每一轮退回建议固定的材料

材料保存的目标是让阅读记录的人能够还原同一申请在不同时间点的状态。以下整理方法属于建议，不是法定必须提交的材料清单，具体取舍可以根据平台功能和实际往来调整。

这些材料的用途各有区别：申请页面和回执用于核对“提交了什么”；退回通知和补正要求用于核对“为什么被退回、要求改什么”；再次提交记录用于核对“补正是否落地”；确认记录用于核对“何时形成双方确认”。不同轮次建议分别建立文件夹，文件夹名称可以写明申请编号、提交日期和轮次，避免多轮材料混在一起后无法对应。

核验顺序：先同一性，再时间线，后期限

整理多轮退回记录时，建议先核对同一性，再核对时间线，最后对照答复期限。第一步，核对每轮申请的主体、申请事项和申请编号是否指向同一件申请。同一申请下可能有多次修改，不同申请之间也可能内容相近，先分清这一点，后面的时间比较才有意义。第二步，按时间顺序排列每轮提交、退回、补正、再提交和确认记录，检查是否存在缺环。第三步，把确认记录与第三十三条的答复期限对照，判断行政机关是否已经收到申请、期限是否开始计算、是否存在延长告知。

这里需要留意，本次资料没有提供政府信息公开申请补正程序的专门条文，因此补正通知是否影响收到时间、补正期间如何计算，不能仅凭第三十一条、第三十三条直接推出。遇到退回通知写明“补正”而平台又显示“退回”的情况，建议把通知原文、平台状态和双方确认记录放在一起，另行核对具体适用规则，不宜只凭“退回”二字判断申请是否已被处理。

常见留证误区

第一，只保存提交成功页面，不保存退回页面。提交成功只反映申请进入系统，退回通知才反映该轮处理结果。第二，截图不带网址、时间和系统提示。脱离页面环境的截图，核对时难以确认对应哪一次提交。第三，多轮修改只保留最终稿。补正前后的版本对照，能够帮助核对退回理由与修改内容是否对应。第四，把电话沟通当作已经确认，但没有留下通话时间、对方部门和沟通内容。电话记录本身可以作为整理线索，是否构成“双方确认”仍需结合其他记录核对。第五，把平台显示的“退回”直接等同于最终答复。退回可能是要求补正、材料不完整或其他系统处理状态，具体性质要看通知内容，本次资料未专门规定“退回”这一系统操作，需进一步核实。第六，不同申请编号的材料混放。多件申请同时推进时，按编号分文件夹比按日期混放更便于核对。

期限核对中的注意点

第三十三条的20个工作日从“收到申请之日”起算，而互联网渠道的收到之日按第三十一条第（三）项以双方确认之日确定。因此，整理记录时可以分别列出“提交日”“退回日”“补正再提交日”“确认日”，再对照答复期限。延长答复期限需要经政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人，最长不得超过20个工作日；征求第三方和其他机关意见所需时间不计算在内。上述期限规则来自资料所载《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十一条、第三十三条，公开文本见国家税务总局政策法规库转载页面：https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html。

如果多轮退回记录分别留在平台消息、短信、电子邮件和电话中，建议先按申请编号建立总表，再按时间顺序把每轮材料归入对应位置；对“双方确认”的具体认定、答复期限是否已经起算以及后续材料如何补充，可以携带现有记录向北京恒略律师事务所咨询，电话4009003957。