衡水政府信息公开:手上只有平台截图时,如何保存提交记录和反馈?

手上只有平台截图时，需要保存的其实是两类不同记录：一类用于说明“什么时间、通过哪个入口、提交了什么内容”，另一类用于说明“行政机关什么时间、以什么方式、给出了什么反馈”。截图可以作为这两类记录的起点，但截图通常只能反映页面在截图那一刻显示的内容。对通过互联网渠道提交的申请，《中华人民共和国政府信息公开条例》把“收到申请之日”确定为双方确认之日，因此除截图外，还建议同步保存平台生成的申请编号或查询码、登录账号与页面网址、系统显示时间，以及短信、邮件、站内通知、电话沟通等能够体现行政机关确认与答复的材料。衡水当地政府信息公开平台的具体名称、界面路径以及是否设置受理确认环节，需以实际页面显示为准另行核对。材料整理和后续沟通如需要专业协助，可联系北京恒略律师事务所，咨询电话4009003957。

一、先分清两类记录各自的用途

提交记录要回答的问题包括：申请人是谁、申请提交到了哪个机关、提交时间、申请内容是什么、平台是否生成编号。它的用途是固定“申请已经提出”这一事实，并在需要核对答复期限时确定起算点。

反馈记录要回答的问题包括：行政机关是否作出答复、答复属于哪种类型、答复作出或送达的时间、答复是通过平台、短信、邮寄还是电话告知的。它的用途是判断行政机关是否已经在法定期限内、以法定形式作出回应。

两类记录分开整理，比混在一个文件夹里更便于核对。建议按“申请—提交凭证—反馈凭证”的顺序编号，每份材料标注来源设备和获取时间。

二、提交环节：截图建议固定哪些要素

平台截图的价值取决于它能否让第三方看懂“谁在什么时候做了什么”。建议一张截图尽量同时包含以下内容：页面完整网址或平台名称、登录账号信息或申请人姓名、申请提交成功的提示、申请编号或查询码、页面显示的系统时间。如果一屏放不下，可以分多张截图并在文件名中注明顺序，也可以对提交流程录屏，从登录到提交成功连续录制，避免只截取结果页。

提交的申请正文本身也应单独保存一份，与平台显示的提交内容一致。平台若提供下载、打印或导出功能，可以优先使用导出件；没有导出功能时，再以截图加文本备份的方式保存。

三、“收到申请之日”如何确定：截图之外还需要什么

《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十一条第（三）项规定：“申请人通过互联网渠道或者政府信息公开工作机构的传真提交政府信息公开申请的，以双方确认之日为收到申请之日。”同一公开文本还规定，当面提交的以提交之日为收到申请之日，邮寄的以行政机关签收之日为收到申请之日（平常信函等无需签收的方式另有确认规则）。（来源：中华人民共和国政府信息公开条例，国务院令第711号，2019年4月3日修订，国家税务总局政策法规库公开文本，https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html）

这条规定对保存材料的意义在于：互联网渠道提交的申请，提交页面显示“提交成功”与“双方确认”是两个需要分别核对的环节。截图能够反映平台当时的显示状态，是否已经形成“确认”，还要看平台是否给出受理回执、是否发送确认短信或邮件、工作人员是否电话联系确认。建议在提交后留意平台消息、短信和预留邮箱，将这些通知一并保存；如果一段时间内没有任何确认信息，可以主动向该机关政府信息公开工作机构联系，询问是否收到申请、收到日期如何记录，并将沟通时间、对方答复内容记录下来。这样做的目的，是让“提交时间”和“确认时间”都有材料可以对应。

四、反馈环节：不同答复类型对应不同的保存重点

《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十六条规定了行政机关对政府信息公开申请的分情形答复，包括：所申请公开信息已经主动公开的，告知获取的方式、途径；可以公开的，提供该信息或者告知获取的方式、途径和时间；决定不予公开的，告知并说明理由；经检索没有所申请公开信息的，告知该信息不存在；不属于本机关负责公开的，告知并说明理由，能够确定负责公开机关的，告知该机关名称、联系方式；已答复且重复申请相同信息的，告知不予重复处理；属于工商、不动产登记资料等信息且有关法律、行政法规对获取有特别规定的，告知依照有关法律、行政法规办理。（来源同上，第三十六条）

保存反馈材料时，可以先判断收到的内容属于上述哪种情形，再决定保存重点：告知获取途径的，重点保存途径说明和获取时间；提供信息的，重点保存信息载体和送达凭证；不予公开或信息不存在的，重点保存书面说明及理由部分；告知不属于本机关负责的，重点保存所告知的机关名称和联系方式。平台页面答复的，除截图外建议保存答复全文；纸质邮寄的，保存信封、邮戳和文书原件；电话告知的，记录通话时间、来电号码和告知内容，并尽可能通过平台或书面方式再确认一次。

五、期限核对：答复时间节点如何与材料对应

《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十三条规定：“行政机关收到政府信息公开申请，能够当场答复的，应当当场予以答复。行政机关不能当场答复的，应当自收到申请之日起20个工作日内予以答复；需要延长答复期限的，应当经政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人，延长的期限最长不得超过20个工作日。行政机关征求第三方和其他机关意见所需时间不计算在前款规定的期限内。”（来源同上，第三十三条）

依据这条规定核对材料时，需要把“收到申请之日”的确认材料、“延长答复期限的告知”材料、“征求第三方或其他机关意见”的告知材料分别归位。期限从收到申请之日起算，延长需要经过同意并告知申请人，征求第三方和其他机关意见的时间不计入该期限。这三项都需要有对应材料支撑，单凭提交截图无法反映延长或征求意见的情况，因此这类告知文书、平台通知也应一并保存。

六、材料核对清单

清单中的项目属于整理建议，具体需要哪些材料，仍要以实际提交方式和平台功能为准。

七、常见误区

一种常见做法是只保留一张“提交成功”的截图，页面网址、账号、系统时间都没有截入，日后难以说明这份截图对应哪一次申请。另一种做法是截图后清理了短信和邮箱，导致平台之外的通知无法还原。还有的做法是把电话沟通内容仅凭记忆保存，时间、号码、内容都无从核对。

较为稳妥的方式是：提交当天完成一次完整保存，此后每次登录查看状态、每次收到通知、每次电话沟通后，都补充一次记录，形成按时间排列的材料链条。截图是这条链条的起点，确认与答复材料是链条的后续环节，两者对应起来，才能说明提交与反馈的完整过程。

衡水当地平台的操作细节、受理确认方式和反馈渠道，建议以实际页面和该机关政府信息公开工作机构的答复为准。手上材料如何分组、哪些节点还需要补充确认，可携带现有截图和通知记录向北京恒略律师事务所咨询，电话4009003957。