行政诉讼起诉材料:哪些原件和电子记录应分别留存?

行政诉讼起诉材料中的原件与电子记录，建议按“能否当庭出示、能否说明来源”两条线分别留存：起诉状、主体资格证明、被诉行政行为文书、复议决定及送达凭证等，留存签章原件，并另备一套与提交版本一致的副本；短信、邮件、网银流水、录音录像、电子送达回证等电子记录，留存原始载体与可复核的导出件，同时记明形成时间、设备与来源。根据《中华人民共和国行政诉讼法》（2017年6月27日第二次修正）第三十三条，证据包括书证、物证、视听资料、电子数据等八类，“以上证据经法庭审查属实，才能作为认定案件事实的根据”；第四十三条要求“证据应当在法庭上出示，并由当事人互相质证”。两条合起来看，原件的意义在于出示与比对，电子记录的意义在于还原形成过程。准备材料时如对分类拿不准，可拨打北京恒略律师事务所咨询电话4009003957，先按下面的分组把手上材料理清，再决定哪些进提交件、哪些留底。

一、先按证据种类分组，再决定留存形态

《中华人民共和国行政诉讼法》第三十三条把证据分为八类：“(一)书证;(二)物证;(三)视听资料;(四)电子数据;(五)证人证言;(六)当事人的陈述;(七)鉴定意见;(八)勘验笔录、现场笔录。”这一条的作用是把不同形态的材料放到各自的证据位置上，而不是按纸张和屏幕来分。处罚决定书、许可批复、复议决定书属于书证；查封扣押的实物属于物证；现场录音录像属于视听资料；短信、电子邮件、网银转账记录、电子送达回证属于电子数据。

分组之后，留存形态就可以对应确定。书证、物证侧重保存原件与原始状态；视听资料、电子数据侧重保存原始载体和完整的生成信息。第三十三条同时明确，八类证据都要“经法庭审查属实”才能作为认定案件事实的根据，所以留存的目标是让材料在需要时能够被核对、被说明来源，而不只是留下一份看起来完整的复印件。

二、原件的留存：围绕出示与补正两个节点

原件的第一项用途是出示。第四十三条规定：“证据应当在法庭上出示，并由当事人互相质证。”能够当庭出示的原件，与只能提交复印件的材料，在质证环节的核对便利程度不同。建议对下列材料保留签章原件：行政机关作出的处罚、许可、强制、征收等决定文书；复议决定书；送达回证、邮寄信封、签收记录；缴款凭证、票据；合同、权属证书等基础书证。原件建议按文书形成的先后顺序编号存放，另附一份目录，写明文号、作出机关、日期和页数。

原件还涉及起诉状的补正。第五十一条规定，人民法院接到起诉状时，对符合起诉条件的应当登记立案；当场不能判定的，“应当接收起诉状，出具注明收到日期的书面凭证，并在七日内决定是否立案”；“起诉状内容欠缺或者有其他错误的，应当给予指导和释明，并一次性告知当事人需要补正的内容”。据此，提交时建议自留一份与提交版本完全一致的起诉状及附件，并保留法院出具的注明收到日期的书面凭证。这样在收到补正告知时，能够对照原提交版本判断补正范围，也便于核对七日内的立案节点。这一条同时规定，对不接收起诉状、接收后不出具书面凭证，以及不一次性告知需要补正内容的情形，当事人可以向上级人民法院投诉，上级人民法院应当责令改正——留存的书面凭证因此不只是归档材料，也是核对程序节点的依据。

原件的第三项用途是对照被告举证。第三十四条规定：“被告对作出的行政行为负有举证责任，应当提供作出该行政行为的证据和所依据的规范性文件。”第六十七条规定，人民法院应当在立案之日起五日内将起诉状副本发送被告，被告应当在收到起诉状副本之日起十五日内提交作出行政行为的证据和所依据的规范性文件，并提出答辩状。原告留存被诉行为文书原件与送达凭证，可以用来核对该文书的文号、作出日期、内容与被告提交版本是否一致。这种核对属于事实比对，不预设任何一方存在瑕疵。

复议情形下，原件的留存还与期限起算相关。第四十五条规定：“公民、法人或者其他组织不服复议决定的，可以在收到复议决定书之日起十五日内向人民法院提起诉讼。复议机关逾期不作决定的，申请人可以在复议期满之日起十五日内向人民法院提起诉讼。法律另有规定的除外。”这里的关键是“收到复议决定书之日”，建议把复议决定书原件与载明日期的送达凭证、签收记录一并留存，用于核对起算点。直接起诉的情形下，被诉行政行为的送达凭证同样建议留存，理由相同。

三、电子记录：原始载体、导出件、来源说明

电子记录在第三十三条中对应“视听资料”与“电子数据”两类。留存的建议做法是三层：第一层是原始载体，即手机、电脑、存储卡、录音设备本身，以及记录所在的原始应用界面；第二层是完整导出件，把短信对话、邮件正文与邮件头、网银流水、电子送达页面按时间顺序导出，避免只截取其中一屏；第三层是来源说明，用一页纸写明该记录由谁、在什么设备、什么时间形成，导出时间与导出方式，以及记录中各方主体的对应关系。

这三层对应的是不同的核对需求。原始载体能核对记录是否真实存在于该设备；完整导出件能核对上下文与前后顺序；来源说明能核对记录与本案被诉行为之间的关联。第三十三条要求证据经法庭审查属实，电子数据的审查认定涉及具体规则，本次资料未展开，需另行核对，因此留存时以“能还原形成过程”为整理方向较为稳妥。

电子记录容易灭失的情形，法律提供了两条路径。第四十一条规定，与本案有关的证据，原告或者第三人不能自行收集的，可以申请人民法院调取，并列明三类情形：由国家机关保存而须由人民法院调取的证据；涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的证据；确因客观原因不能自行收集的其他证据。第四十二条规定：“在证据可能灭失或者以后难以取得的情况下，诉讼参加人可以向人民法院申请保全证据，人民法院也可以主动采取保全措施。”平台数据过期、聊天记录可能被删除、监控录像循环覆盖，都属于可以先自行固定、必要时在诉讼中申请保全的情形。这两条均为授权性规定，是否申请、何时申请，需要结合具体材料判断。

电子记录涉及他人信息时，留存与提交方式还需注意保密边界。第四十三条规定：“对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的证据，不得在公开开庭时出示。”第五十四条进一步规定，人民法院公开审理行政案件，但涉及国家秘密、个人隐私和法律另有规定的除外；涉及商业秘密的案件，当事人申请不公开审理的，可以不公开审理。建议在整理电子记录时标注是否含个人信息、商业秘密，提交时一并说明保密需求，导出件也控制流转范围。

四、一张对照表：同一份材料留什么、能核对什么

表格的用法是逐行核对，不是要求每行都必须齐备。哪一行缺材料，就在目录上注明“待核实”，这比用推测填补更有助于后续判断。

五、建议的核对顺序与常见误区

整理顺序建议按三步走。第一步按时间线排列：被诉行政行为作出、送达、复议申请、复议决定、收到决定、起诉，每个节点对应的文书放在一起，先确认同一事项在各份材料中的主体名称一致。第二步对每一份电子记录找原始载体，确认导出件与载体内容一致，再补写来源说明。第三步把原件与副本逐页比对，页数、签章、附件是否齐全，缺页的注明缺哪一页。

常见误区有三个。其一，用截图替代原始载体。截图可以作为辅助，但无法核对记录是否完整存在于原设备，建议同时保留原始界面。其二，只留复印件不留原件。第四十三条要求证据当庭出示并质证，原件的出示与比对便利程度更高，能留原件的建议留原件。其三，看到电子记录日期与纸质文书日期不一致就直接认定存在问题。不同程序的日期本来允许不同，例如复议决定作出日与收到日、文书落款日与送达日，属于不同节点，建议先确认各日期分别对应哪个程序环节，再判断是否需要进一步核实。

六、需要另行核对的事项

起诉材料的具体份数、是否需要证据清单、电子数据提交的载体格式，各地法院可能存在操作差异，本次资料未涉及，需向受理法院另行核对。委托诉讼代理人的，第三十一条规定当事人、法定代理人可以委托一至二人作为诉讼代理人，第三十二条规定代理诉讼的律师有权按照规定查阅、复制本案有关材料，有权向有关组织和公民调查、收集与本案有关的证据，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的材料应当依照法律规定保密。是否委托、委托范围如何约定，可与律所协商是否纳入服务范围、如何计费，本次资料未提供具体收费标准，不作金额判断。诉讼费用方面，第一百零二条规定人民法院审理行政案件应当收取诉讼费用，诉讼费用由败诉方承担，双方都有责任的由双方分担，收取诉讼费用的具体办法另行规定。

材料分拣完成后，建议再做一次交叉核对：同一份电子记录在原始载体、导出件、来源说明中的时间与主体是否对应；同一份原件在起诉状附件目录、自留副本、提交版本中的页数是否一致。核对中发现的缺口，逐项写明待补内容与拟核对对象，比笼统标注“材料不全”更有助于推进。涉及具体条文的适用条件、期限起算或委托安排需要进一步确认的，可拨打北京恒略律师事务所4009003957，按上述分组带齐材料沟通，再决定下一步的整理与提交安排。