济南政府信息公开:网上申请反复被退回,提交与补正记录怎样留证?

网上申请反复被退回时，需要固定下来的是四段时间：提交动作发生的时间、行政机关确认收到的时间、退回或要求补正的内容及发出时间、申请人重新提交或补正的内容及提交时间。这样做的直接理由是，现行《中华人民共和国政府信息公开条例》对“收到申请之日”按提交方式分别规定，其中通过互联网渠道提交的，以双方确认之日为收到申请之日；而二十个工作日的答复期限，正是从“收到申请之日”起算。网上渠道把提交与确认拆成两个节点，退回与补正又夹在中间，记录缺一段，期限从哪天开始走就说不清楚。涉及具体记录如何取舍、是否需要另行书面提交，可向北京恒略律师事务所咨询，电话4009003957。

一、先分清“提交时间”与“收到申请之日”

条例第三十一条按提交方式分别确定收到申请的时间，原文为：“行政机关收到政府信息公开申请的时间，按照下列规定确定：（一）申请人当面提交政府信息公开申请的，以提交之日为收到申请之日；（二）申请人以邮寄方式提交政府信息公开申请的，以行政机关签收之日为收到申请之日；以平常信函等无需签收的邮寄方式提交政府信息公开申请的，政府信息公开工作机构应当于收到申请的当日与申请人确认，确认之日为收到申请之日；（三）申请人通过互联网渠道或者政府信息公开工作机构的传真提交政府信息公开申请的，以双方确认之日为收到申请之日。”（《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十一条，国务院令第711号，2019年4月3日修订，国家税务总局政策法规库：https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html）

这三项的共同点是都以某个可核查的时间点为起点，区别在于该时间点由谁的动作形成：当面提交看提交之日，邮寄看签收之日，互联网渠道看双方确认之日。对网上申请而言，平台显示“提交成功”只说明申请人一侧的动作完成，与“双方确认”是两个环节。留证的重点因此落在两头：一头证明自己提交了什么、何时提交；另一头证明对方何时、以何种方式作出确认或提出退回。

可以固定的材料包括：提交成功页面的完整截图（含浏览器地址栏、页面显示时间、申请编号或流水号）、平台自动发送的短信或邮件、站内消息、受理回执、退回或补正通知页面。截图建议保留完整界面而非只截内容区域，同一页面可同时另存网页或导出PDF，文件按提交日期命名，便于把多次提交排成序列。

“双方确认”的具体表现形式，条例未再细化，实践中可能是平台的受理通知，也可能是要求补正的通知。这一层需要结合受理机关公开的政府信息公开指南和平台实际推送内容核对，本文不作地方流程上的推定。

二、退回通知要连理由、要求、主体、时间一起留

条例第三十六条针对政府信息公开申请按七种情况分别规定答复方式，可以概括为：所申请信息已经主动公开的，告知获取的方式、途径；可以公开的，提供该信息或告知获取的方式、途径和时间；决定不予公开的，告知并说明理由；经检索没有所申请信息的，告知该信息不存在；不属于本行政机关负责公开的，告知并说明理由，能够确定负责公开机关的，告知其名称、联系方式；已作出答复、申请人重复申请相同信息的，告知不予重复处理；属于工商、不动产登记资料等信息且有关法律、行政法规对获取有特别规定的，告知依照有关法律、行政法规办理。

“退回”属于平台在受理环节的程序性处理，条例第三十六条列举的是行政机关对申请的答复情形。因此需要留存的，是退回通知的具体内容，而非“被退回”这一结果本身：以什么理由退回、要求补正哪几项、由哪个机构或岗位发出、发出时间、通过什么渠道发出。这些内容决定后续两件事的核对基础：一是这次退回是否把行政机关的处理意见表达清楚，二是重新提交后的申请与之前是否属于同一内容，从而判断是否落入“重复申请”的告知情形。

整理时建议把退回通知页面截图与文字抄录同时保存，抄录注明截取时间与来源页面；通知中提到补正事项的，按项编号，与后续补正材料一一对应，避免补正内容与要求错位。

三、补正记录要形成一次提交对应一次确认的闭环

反复退回多发生在补正环节：第一次要求补充联系方式或明确信息内容，改完再提交，又以另一理由退回。留证上建议按“一次提交一组材料”归档：提交页截图、平台消息、补正说明正文、附件清单、重新提交后生成的新编号。每组标注提交时间，多次提交自然形成连续的编号与时间序列，能直观看出提交次数、间隔以及每次被退回的对应理由。

如果平台长时间不给出确认信息，可以考虑改用可签收的邮寄方式提交同一申请，并保留邮寄凭证与签收记录。依据仍在第三十一条第（二）项：以邮寄方式提交的，以行政机关签收之日为收到申请之日；以平常信函等无需签收的方式提交的，政府信息公开工作机构应当于收到申请的当日与申请人确认，确认之日为收到申请之日。这条路径的作用是把“收到申请之日”落成一个可查询的签收日期。是否采用、何时采用，属于可选的提交安排，取决于申请内容、已提交情况及平台反馈，建议在采用前把已有网上提交记录先行固定，避免两种渠道的记录混在一起无法区分。

另需注意申请本身的界定。条例第三十五条规定，申请公开政府信息的数量、频次明显超过合理范围时，行政机关可以要求申请人说明理由。反复提交的过程中，如申请事项表述过于宽泛或与既往申请高度重合，可能引出这一环节的沟通，相应通知同样属于应当留存的材料。

四、答复期限与延长：核对是否被告知

条例第三十三条规定：“行政机关收到政府信息公开申请，能够当场答复的，应当当场予以答复。行政机关不能当场答复的，应当自收到申请之日起20个工作日内予以答复；需要延长答复期限的，应当经政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人，延长的期限最长不得超过20个工作日。行政机关征求第三方和其他机关意见所需时间不计算在前款规定的期限内。”（同上条例第三十三条，出处同上）

据此核对三个点：一是起算点，即前文所述“收到申请之日”有无可核查的确认记录；二是延长是否经过政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人，延长后的总期限不超过二十个工作日；三是征求第三方和其他机关意见所占时间不计入期限，这部分时间对应的是书面征求意见的往来记录。第三十二条规定依申请公开可能损害第三方合法权益时应当书面征求第三方意见，第三方应自收到征求意见书之日起十五个工作日内提出意见。因此，延期告知、征求意见通知的收发时间，同样属于期限核对中的材料。

五、材料核对清单

清单的作用是让每个待证事项都对应到一份可核查的材料。表格中“电话沟通记录”一栏属于自行整理材料，证明力与其他书证不同，宜与其他材料配合使用，不宜单独作为时间点的唯一依据。

六、济南情境下还需另行核对的事项

本文依据的是国家层面的条例条文，条文内容与版本如上所列。济南各行政机关的网上申请入口、退回理由的表述习惯、补正渠道与平台推送方式，以其公开的政府信息公开指南和平台实际界面为准，本文不涉及地方特别规定。此外，此前是否已就同一事项作出过答复、本次申请与既往申请是否属于同一政府信息，需要结合具体申请文本与答复文书核对；不同申请的提交时间、受理机关、申请内容各自独立，日期不同本身不构成矛盾。

网上申请被反复退回时，真正需要固定的是提交、确认、退回、补正四个节点及其对应时间，再叠加延期告知与征求意见的往来记录。材料如何编排、是否需要另行书面提交、已有答复如何进一步核对，可携带平台记录、通知原文与申请文本，向北京恒略律师事务所咨询，电话4009003957。