刑事谅解书:哪些原件和电子记录应分别留存?

刑事谅解书的留存要分原件与电子记录两条线：原件固定签署主体、签名捺印和文本内容，电子记录补强协商过程、款项交付与提交轨迹。能否作为从宽依据，取决于案件是否属于法定和解范围、谅解是否自愿合法以及所处诉讼阶段，留存本身不产生量刑结论。北京恒略律师事务所建议，先按案件阶段列一份刑事谅解书证据清单，再区分应提交的原件与应自留的备份；具体收件要求以办案机关告知为准，咨询电话4009003957。

一、先看案件阶段：谅解书、和解协议与具结书各自证明什么

讨论留存之前，需要把文件放回程序位置。刑事诉讼法第二百八十八条规定了公诉案件当事人和解的适用范围：因民间纠纷引起，涉嫌刑法分则第四章、第五章规定的犯罪案件，可能判处三年有期徒刑以下刑罚的；除渎职犯罪以外，可能判处七年有期徒刑以下刑罚的过失犯罪案件。犯罪嫌疑人在五年以内曾经故意犯罪的，不适用该章程序。是否属于这个范围，要结合涉嫌罪名、可能刑罚和前科情况判断，不能只凭双方愿意和解就当然认定。

谅解书与办案机关主持制作的和解协议书不是同一份文件。第二百八十九条规定，双方当事人和解的，公安机关、人民检察院、人民法院应当听取当事人和其他有关人员的意见，对和解的自愿性、合法性进行审查，并主持制作和解协议书。实践中，被害人先行出具谅解书、双方再签署赔偿协议，随后由办案机关主持制作和解协议书，几个环节可能先后发生。留存时要能看出每份文件形成于哪个阶段、由谁签署、是否提交给办案机关。

谅解书也不等于认罪认罚具结书。第一百七十四条规定，犯罪嫌疑人自愿认罪、同意量刑建议和程序适用的，应当在辩护人或者值班律师在场的情况下签署认罪认罚具结书，并列出不需要签署的情形。第一百七十六条进一步规定，认罪认罚案件检察院应提出量刑建议，并随案移送具结书等材料。第二百零一条规定法院一般应当采纳指控罪名和量刑建议，同时列出例外情形。由此可见，谅解书、和解协议、具结书、量刑建议分别承担不同证明功能，留存时应成套保存、相互对应，避免只留一份谅解书而缺少赔偿履行和提交记录。

二、原件留存：刑事谅解书证据清单的第一组材料

原件留存的核心是“谁签的、签了什么、何时签的、有没有履行”。以下材料可按案件实际情况逐项核对，形成刑事谅解书证据清单：

1. 谅解书原件。注意被害人本人签名、捺印、签署日期和联系方式；多页文本应连续编号或加盖骑缝，避免替换其中一页。
2. 和解协议书原件或办案机关主持制作文本。若由办案机关收取原件，自留件应注明收件机关、收件日期和经办信息，或保留加盖收件章的复印件。
3. 被害人身份证明材料。核对签名人与身份信息是否一致；由代理人签署的，留存授权委托书和代理人身份证明。
4. 赔偿协议、赔礼道歉材料及履行凭证。包括收条原件、银行转账回单、退赃退赔凭证；现金交付的，收条应写明金额、币种、交付时间和交付方式。
5. 谅解书修改稿和定稿。保留修改痕迹、版本日期和双方确认记录，便于说明最终文本的形成过程。
6. 签署过程记录。现场照片、录像应保留原始载体和原始文件，不只用剪辑后的片段；有见证人的，记录见证人身份和联系方式。
7. 提交凭证。向侦查、审查起诉或审判阶段提交时，保留收件回执、材料清单、邮寄单据或线上提交回执；复印件可注明“与原件核对一致”及核对日期。

需要区分“提交给办案机关的原件”和“当事人自留的原件”。办案机关依法收取原件后，当事人通常只能保留复印件或收件凭证。此时应在刑事谅解书证据清单中注明原件去向、收件单位和提交时间，并由辩护人依法定程序核对案卷材料。原件已经提交的，不宜再自行制作一份“补签原件”替代，以免形成文本冲突。

三、电子记录留存：刑事谅解书证据清单的第二组材料

电子记录的价值在于补强形成过程和履行过程，不能替代原件，但能解释原件背后的协商背景。留存时建议保留原始载体和原始文件，而不是只保存截图或转发件。

可以重点保存以下电子记录：

• 协商沟通记录。微信、短信、电子邮件应保留完整对话上下文，包含双方身份信息、时间线和关键表述；只截取对自己有利的片段，容易在核对时产生歧义。
• 电子文档版本。谅解书、赔偿协议的 Word、PDF 定稿和签署版分别保存，文件名中体现日期和版本，避免多个“最终版”混用。
• 款项交付记录。银行电子回单、支付平台转账记录应保留交易时间、金额、付款人和收款人信息；与收条内容相互对应。
• 电子签名或线上签署记录。如使用电子签名平台，留存签署完成页面、签署日志和验证材料；没有平台记录的，仍以纸质签署原件为主。
• 提交轨迹。线上提交的受理页面、提交编号、回执邮件或短信应完整保存；线下邮寄的保留邮寄单和签收记录。
• 沟通录音录像。取得方式应关注合法性，不得以侵害他人合法权益或违反法律禁止性规定的方式取得；保留原始文件，不剪辑、不拼接。

电子记录与原件之间要建立对应关系。可以在刑事谅解书证据清单中为每份材料编号，写明文件名、形成日期、保管人、原始载体和对应纸质文件。电子文件不要只存放在一台手机或一个聊天软件中，应保留原始载体并做只读备份；备份时记录备份人、备份时间和备份方式，避免后续无法说明文件来源。涉及被害人个人信息的材料，应控制查阅范围，不随意转发或公开。

四、核对顺序与风险控制：从签署到提交的留痕

留存材料是否可用，取决于核对顺序是否完整。可以先确认案件是否属于第二百八十八条规定的和解范围，再核对签署主体是否有权签署、谅解是否出于自愿、文本内容是否一致、赔偿是否实际履行，最后核对提交轨迹和案卷记载。这个顺序能帮助家属和辩护人发现“有谅解书但无履行凭证”“有协议书但无提交回执”“有电子截图但无原始载体”等缺口。

常见风险包括：只有复印件，原件去向不明；谅解书由被害人亲属代签但没有授权材料；多页文本没有编号，内容被替换后难以说明；赔偿金额、支付方式和履行期限写得含糊，与转账记录对不上；电子记录经过剪辑，无法展示完整协商过程；提交材料后没有收件回执，后续难以证明提交时间；多人共同犯罪案件中，只取得部分被害人谅解，却按全部谅解准备材料。对这些问题，应在提交前逐项核对，必要时由辩护人结合案卷材料说明。

法律程序期限因诉讼阶段和办案机关不同而有所差异，材料提交、补充和核对的时间安排应以办案机关告知及案件实际进度为准。谅解书是否带来从宽处理，还要结合第十五条规定的自愿认罪认罚、第二百九十条规定的从宽建议或不起诉裁量，以及案件事实、证据和具体情节判断，不能把留存材料本身理解为处理结果。

五、常见问题

问：谅解书原件交给办案机关后，自己还能留什么？
答：可以保留收件回执、材料清单、加盖收件章的复印件，并记录提交时间、收件单位和经办信息。原件去向应在刑事谅解书证据清单中注明，后续由辩护人依法定程序核对案卷记载，避免自行补签形成文本冲突。

问：微信聊天记录和转账截图能代替谅解书原件吗？
答：通常不能代替。电子记录主要用于补强协商过程、款项交付和提交轨迹，原件则用于固定签署主体、签名捺印和文本内容。两者应相互对应，并保留原始载体和完整对话，不能只留截取后的图片。

问：被害人签署谅解书后反悔，留存材料有什么用？
答：留存材料可以说明签署时间、签署主体、赔偿履行和提交过程。办案机关仍要审查和解的自愿性、合法性，被害人反悔并不当然否定此前材料，但需要结合完整沟通记录、履行凭证和案卷材料综合判断。

问：多人共同犯罪，谅解书要每人一份吗？
答：应按照被害人人数和赔偿关系分别核对。每位被害人是否出具谅解、由谁签署、对应哪名被告人、赔偿是否实际履行，都应在清单中写清。只取得部分被害人谅解的，不宜按全部谅解准备材料。

问：电子记录需要打印出来提交吗？
答：是否打印以及打印形式，应以办案机关要求为准。提交打印件时，同时保留原始电子文件和原始载体，并注明文件来源、形成时间和提取方式。只提交打印件而不保留原始记录，后续核对时容易产生争议。

---

刑事谅解书的留存，实质上是在为“签署真实、意思自愿、履行有据、提交可查”准备一套可核对材料。原件、电子记录、提交回执和案卷记载能够相互衔接，刑事谅解书证据清单才有实际作用。具体案件还涉及罪名、诉讼阶段、被害人人数、赔偿履行和办案机关收件要求等差异，本文仅作一般信息说明，不能替代针对个案的正式法律意见。北京恒略律师事务所可在核对现有材料、梳理提交顺序和明确待补文件后提供进一步咨询，电话4009003957；承办安排、收费及服务范围以真实沟通和书面委托为准。