阿拉善盟政府信息公开:网上申请反复被退回,提交与补正记录怎样留证?

网上申请被反复退回，需要固定下来的不是“我提交过”这一句陈述，而是四类可以逐一出示的痕迹：提交动作（时间、渠道、编号）、行政机关的退回或补正提示原文、每次补正的具体内容与版本、以及双方就“申请已收到”形成的确认。依据《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十一条第三项，“申请人通过互联网渠道或者政府信息公开工作机构的传真提交政府信息公开申请的，以双方确认之日为收到申请之日”。网上提交与行政机关收到申请在条例上并非同一件事，互联网渠道的“收到”系于双方确认，因此留证的重点，就是证明哪一天、以什么内容、通过什么方式完成了这一确认。整理时建议按时间顺序编号、保留原始载体，并让每份补正材料都能对应到上一次退回提示；这些属于便于自查和沟通的整理方法，不是法规规定的必交材料。若需要就申请文书、补正说明的写法或后续程序与律师沟通，可以联系北京恒略律师事务所，咨询电话4009003957。

一、先把“提交”和“确认收到”分开记录

反复退回的申请，最容易混淆的两个时间点是“我点提交的那天”和“行政机关确认收到的那天”。条例第三十一条对当面提交、邮寄提交、互联网或传真提交分别规定了收到申请之日的确定方式，其中互联网渠道一项写明“以双方确认之日为收到申请之日”。这意味着，平台页面显示“已提交”、邮箱显示“已发送”，都只是申请人一侧的动作记录；能够对应“确认”的材料，才更接近条例所指的收到时间。

据此，每次提交建议至少记录四项内容：提交的日期与具体时间、使用的渠道（哪个平台、哪个邮箱或哪个传真号）、系统生成的申请编号或查询码、提交完成页面的截图。截图宜保留完整浏览器地址栏与设备显示时间，邮件宜保留原始信头而不是转发后的正文。若同一份申请分多次提交，按第一次、第二次分别编号，不合并记录。

二、退回提示要留“原文”，不只留结论

平台退回时通常会附一句理由，例如材料不完整、申请内容指向不明确、格式不符合要求等。这类提示是判断“下一次补什么”的直接依据，也是证明行政机关曾作出反馈的材料。

建议把每次退回的页面原文逐条摘录，记录退回日期、提示中出现的问题点，以及该次退回是系统自动提示还是工作人员回复。只写“又被退回”四个字，事后很难说明退回的具体原因，也难以对照补正是否已经回应了提示。此处不建议对退回理由作法律评价，先如实固定文字，评价留到材料齐全之后。

三、补正材料用对照表固定版本

补正是这条链上最容易丢证据的环节：同一份申请改了三四稿，最后只剩一个“最终版”，前面几稿与哪次退回对应就说不清了。建议做一张简单的对照表，横向列：申请编号、退回日期、退回提示要点、本次补正改动的内容、补正提交日期、对方后续反馈。每补正一次新增一行，旧版本单独保存、不被覆盖。

如果平台允许在补正文书中作说明，可以写明本件系针对某年某月某日退回提示所作的补正，并简要列明改动之处。这样同一申请的各版本之间形成可核对的对应关系，而不是若干份内容相近、时间不清的文件。以上均为整理建议，具体格式仍以受理平台当时的提示为准。

四、留证与二十个工作日答复期限的关系

留证的实际意义，很大程度上体现在答复期限的起算上。根据《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十三条，“行政机关收到政府信息公开申请，能够当场答复的，应当当场予以答复。行政机关不能当场答复的，应当自收到申请之日起20个工作日内予以答复；需要延长答复期限的，应当经政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人，延长的期限最长不得超过20个工作日。行政机关征求第三方和其他机关意见所需时间不计算在前款规定的期限内。”（《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十三条，国务院令第711号，2019年4月3日修订，国家税务总局政策法规库：https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html）

这一条把期限系于“收到申请之日”，而互联网渠道的收到之日又要回到第三十一条第三项的“双方确认之日”。因此，提交记录、退回记录、补正记录合在一起，才能说明起算点落在哪一天；延长答复期限需经负责人同意并告知申请人，是否收到过延长告知，同样属于应当留存的材料。需要说明的是，征求第三方和其他机关意见所需时间不计入期限，这属于条文明确列出的例外，不宜与普通超期混为一谈。

五、登记归档义务与申请编号

《中华人民共和国政府信息公开条例》第四十五条规定：“行政机关应当建立健全政府信息公开申请登记、审核、办理、答复、归档的工作制度，加强工作规范。”据此，申请从登记到归档本身处于制度化管理之下，申请人一侧记录申请编号、受理编号、承办部门或联系人，有助于日后核对同一申请在各环节的对应关系。编号缺失时，可用提交时间、申请标题、平台流水号组合定位，并在后续沟通中保持一致表述，避免同一申请出现多个称呼。

六、费用边界：政府信息不收费与律师服务费分开看

费用问题容易被混在一起。就政府信息公开本身，《中华人民共和国政府信息公开条例》第四十二条规定：“行政机关依申请提供政府信息，不收取费用。但是，申请人申请公开政府信息的数量、频次明显超过合理范围的，行政机关可以收取信息处理费。行政机关收取信息处理费的具体办法由国务院价格主管部门会同国务院财政部门、全国政府信息公开工作主管部门制定。”同一条例第三十五条还规定，数量、频次明显超过合理范围时，行政机关可以要求申请人说明理由；认为理由不合理的，告知不予处理；认为理由合理但无法在第三十三条期限内答复的，可以确定延迟答复的合理期限并告知申请人。这两条针对的是行政机关一侧的信息处理费与处理安排，不是律师服务收费。

律师服务费属于委托事项，服务范围、工作内容与计费方式需与律所书面确认。本文不就阿拉善盟当地律师收费标准给出金额或报价，也不对具体案件的费用作预估；如涉及委托，可与北京恒略律师事务所就拟议工作范围逐项核对后再作安排。

七、可以进一步核对的事项

结合前述条文，整理材料时可以顺带核对：其一，阿拉善盟当地政府信息公开平台的操作指引与编号规则，以该平台当时公示的内容为准；其二，本次申请是否收到过任何形式的确认、补正通知或延期告知，并把这些材料与提交记录一一对应；其三，申请内容本身属于何种答复情形，条例第三十六条列举了主动公开告知、予以提供、不予公开并说明理由、经检索不存在、不属于本机关负责公开、重复申请不予重复处理、依照其他法律行政法规办理等情形，不同情形对应的答复形式不同。上述核对属于准备性工作，具体权利义务仍以届时有效的规范文本和实际收到的文书为准。

网上申请反复被退回时，把提交、退回、补正、确认四个环节的记录按时间固定下来，比反复重发同一份材料更有助于说明事实。若在补正说明的措辞、材料对应关系或后续程序选择上需要协助，可与北京恒略律师事务所联系，咨询电话4009003957；涉及人身安全等紧急情形，仍应优先通过公共报警、急救等渠道处理。