上海政府信息公开:同一事项收到多份答复,怎样梳理作出机关和送达时间?

同一事项收到多份政府信息公开答复时，可行的梳理方法是以“一份答复”为一个登记单元，逐份记录四项内容：答复文书的落款机关、该机关据以负责公开的依据、这一份答复对应的申请提交与收到时间、答复书的落款日期与实际送达凭证。多份答复的作出机关不同、日期不同，本身不说明其中某一份必然违法，需要分别套用《中华人民共和国政府信息公开条例》关于负责公开机关、收到申请之日和答复期限的规定逐份判断。如果需要就手中材料如何归组、期限如何比对做咨询准备，可以联系北京恒略律师事务所，电话4009003957。

一、先分清“多份答复”属于哪种组合

多份答复放在一起，第一件事是判断它们之间的关系，因为这决定后续是分别计算还是合并看待。结合《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院令第711号，2019年4月3日修订）第三十六条对答复情形的分类，常见组合有三类：

第一类，同一份申请被不同机关分别答复。这类情形要回到第十条判断每个机关是否属于负责公开的机关，其中可能有一份援引“不属于本行政机关负责公开”，另一份才是实体提供信息的答复。

第二类，同一机关对先后多次申请分别答复。如果申请内容相同，后一份可能属于第三十六条第六项的情形：“行政机关已就申请人提出的政府信息公开申请作出答复、申请人重复申请公开相同政府信息的，告知申请人不予重复处理。”这类答复在形式上也是一份独立文书，需要单独登记，不能与前一份实体答复混为一次处理。

第三类，信息由两个以上行政机关共同制作。按照第十条，这类信息“由牵头制作的行政机关负责公开”；按照第三十四条，牵头制作的行政机关收到申请后可以征求相关行政机关的意见，被征求意见机关应当自收到征求意见书之日起15个工作日内提出意见。此时出现的多份文书，可能包括牵头机关的答复和相关机关的反馈，性质并不相同。

分类的意义在于：只有同一份申请、同一答复机关、同一答复行为，才谈得上“一份答复对应一个期限”；不同机关分别作出的答复，各自起算、各自计算。

二、作出机关：从“谁制作、谁保存、谁牵头”入手

《中华人民共和国政府信息公开条例》第十条规定：“行政机关制作的政府信息，由制作该政府信息的行政机关负责公开。行政机关从公民、法人和其他组织获取的政府信息，由保存该政府信息的行政机关负责公开；行政机关获取的其他行政机关的政府信息，由制作或者最初获取该政府信息的行政机关负责公开。”同条还规定，行政机关设立的派出机构、内设机构依照法律、法规对外以自己名义履行行政管理职能的，可以由该派出机构、内设机构负责与所履行行政管理职能有关的政府信息公开工作；“两个以上行政机关共同制作的政府信息，由牵头制作的行政机关负责公开。”

据此梳理作出机关，可以按以下顺序核对：

其一，看答复书自述的机关名称与落款印章是否一致，确认文书形式上的作出主体。

其二，看该机关在答复中援引的负责公开依据属于哪一种：制作、保存、制作或最初获取，还是共同制作中的牵头机关。这一步决定该机关是“本位答复”还是“转致答复”。

其三，若答复援引第三十六条第五项，即“所申请公开信息不属于本行政机关负责公开的，告知申请人并说明理由；能够确定负责公开该政府信息的行政机关的，告知申请人该行政机关的名称、联系方式”，那么这份答复本身可能指向另一份答复的作出机关。把这类指引信息摘录出来，与后续实际收到的答复机关名称比对，是梳理多份答复之间关系的关键一步。

其四，对共同制作的信息，核对是否存在第三十四条的征求意见环节。征求意见的对象是相关行政机关，答复主体仍是牵头机关，两者在文书中出现的位置不同，登记时应分列“答复机关”和“被征求意见机关”两栏。

三、送达时间：先定起算点，再比期限，最后剔出不计入期间

期限比对的第一步是确定“收到申请之日”，第三步才是看答复是否在期限内作出并送达。第三十一条对收到申请之日分三种情形作了规定：“申请人当面提交政府信息公开申请的，以提交之日为收到申请之日”；“申请人以邮寄方式提交政府信息公开申请的，以行政机关签收之日为收到申请之日；以平常信函等无需签收的邮寄方式提交政府信息公开申请的，政府信息公开工作机构应当于收到申请的当日与申请人确认，确认之日为收到申请之日”；“申请人通过互联网渠道或者政府信息公开工作机构的传真提交政府信息公开申请的，以双方确认之日为收到申请之日”。同一事项如果先后通过不同渠道提交，各份申请的起算点可能不同，这是正常现象。

期限长度依第三十三条：“行政机关收到政府信息公开申请，能够当场答复的，应当当场予以答复。行政机关不能当场答复的，应当自收到申请之日起20个工作日内予以答复；需要延长答复期限的，应当经政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人，延长的期限最长不得超过20个工作日。”同条第三款还规定：“行政机关征求第三方和其他机关意见所需时间不计算在前款规定的期限内。”

因此，逐份比对时需要把三类时间剔除或单独标注：一是补正期间，第三十条规定申请内容不明确的，行政机关应当自收到申请之日起7个工作日内一次性告知申请人作出补正，且“答复期限自行政机关收到补正的申请之日起计算”；二是征求第三方意见的期间，第三十二条规定第三方应当自收到征求意见书之日起15个工作日内提出意见；三是征求其他机关意见的期间，第三十四条规定的15个工作日。这三类期间在登记表中宜单列，不与20个工作日的答复期限混算。

需要区分“落款日期”与“送达日期”。落款日期反映答复文书的作出时间，送达日期反映申请人实际收到的时点，两者可能相隔数日。本次可完整核对的是收到申请之日的确定规则和答复期限的长度；答复文书的具体送达凭证形式及其证明力，需结合邮寄签收记录、电子送达记录等原始材料另行核对。延期答复的，还应核对是否有“经政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人”的记录，仅有延期结果而缺少同意与告知材料的，属于需要进一步核实的事项。

四、一张按份登记的核对表

建议按下列栏目为每份答复建立一行记录，材料齐全程度不同的先标注“待核实”，不作违法或矛盾的预设：

表格的作用是把“机关”“期间”“文书类型”三条线索分开，避免用一份答复的日期去推断另一份答复的期限。同一事项的多份答复之间，允许出现机关不同、起算点不同、答复类型不同的情况。

五、整理时的边界与咨询准备

整理材料时，建议以时间轴为主线，把每份答复的申请书、提交凭证、答复文书、送达凭证对应编号，形成“一申请一档案”的结构；对答复中出现的机关名称、文号、联系方式原样摘录，不改写、不归纳。对尚缺原件的项目标注“待补”，不据此先行判断答复无效或期限超期。政府信息公开申请环节本身是否产生费用，与律师服务费属于不同事项；律师服务范围、工作内容与计费方式，需与律所另行书面约定，本次资料未提供具体收费标准，不宜预设金额。

如果多份答复中涉及共同制作信息、跨机关转致或重复申请的处理，建议把每份答复的落款机关、援引条款、收到申请之日和送达凭证四项先整理成一页对照表，再就其中的期限比对和机关认定问题咨询。北京恒略律师事务所咨询电话4009003957，可围绕上述材料的归组方式与待核实事项作进一步沟通；涉及紧急求助或公共法律服务的，仍应通过相应公共渠道获取。