贵阳工伤行政诉讼:就医记录和单位沟通记录如何分别留存?

在贵阳准备工伤行政诉讼材料时，就医记录与单位沟通记录建议分开留存：就医记录以医疗机构形成的原始病案为主线，重点保证完整、连续、可核对；单位沟通记录以双方往来的原始载体为主线，重点保证主体、时间、内容能够还原。两类材料在证据种类上并不相同，整理时对照的要素、提交时的说明重点也应有所区别。如果对当地法院的材料提交要求、证据组织方式需要进一步确认，可以先向北京恒略律师事务所咨询，电话4009003957。

一、先分清两类材料在证据上的位置

《中华人民共和国行政诉讼法》（2017年6月27日第二次修正）第三十三条规定：“证据包括：(一)书证;(二)物证;(三)视听资料;(四)电子数据;(五)证人证言;(六)当事人的陈述;(七)鉴定意见;(八)勘验笔录、现场笔录。以上证据经法庭审查属实，才能作为认定案件事实的根据。”（来源：国家税务总局政策法规库，https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html）

这条规定说明，行政诉讼中的证据按表现形式分类，最终能否作为认定事实的根据，要经过法庭审查。就医记录通常以书证形式出现，病历、诊断证明、检查报告、费用票据等材料也可能牵涉鉴定意见。单位沟通记录的表现形式更多样：书面通知、函件属于书证；微信、短信、电子邮件属于电子数据；录音录像属于视听资料；在场人员的陈述可能构成证人证言。分类的意义在于，不同种类的材料，留存原始载体、说明来源和形成过程的要求不一样。

这里需要说明一个前提：行政诉讼中，被告行政机关对其作出的行政行为负举证责任，这是该法第三十四条的内容；原告可以提供证明行政行为违法的证据，这是第三十七条的内容。原告一方留存材料，作用在于把自己掌握的事实固定下来，便于在法庭上出示和质证。这个定位可以帮助理解下面两类材料的整理重点。

二、就医记录：以原始病案为主线，保证连续和对应

就医记录的留存，核心是原始和连续。

第一，原件优先。门诊病历、住院病案、诊断证明书、出院记录、检查检验报告、医疗费票据等，建议保留医疗机构出具的原始件。无法保留原件的，保留复印件或打印件时，注明来源、取得时间，并保留能够与原件核对的信息。病案复印通常由医院病案管理部门办理，具体流程和盖章要求可以向就诊医院了解，提交时对来源作出说明。

第二，时间线要连续。工伤争议中，伤情与治疗过程的对应关系往往是核对重点。建议按就诊时间顺序整理：首次就诊记录、后续复诊记录、住院记录、复查记录，分别标注日期、医疗机构名称、科室。不同医院、不同阶段的记录放在一起时，用一张时间线清单把就诊日期、机构、诊断或处理内容列明，便于对照。

第三，与票据、诊断相互印证。医疗费票据、费用清单、诊断证明、病案记录之间，患者姓名、就诊时间、诊疗项目应当能够对应。发现名称不一致、日期对不上的，先向出具机构核实更正；暂时无法更正的，在整理说明中标注，避免提交时产生不必要的疑问。

第四，影像资料单独存放。CT、X光、MRI等影像胶片或电子影像，建议与报告单对应编号存放，电子文件保留原始格式和生成信息，不随意压缩、裁剪。

三、单位沟通记录：以原始载体为主线，保证主体和时间可还原

单位沟通记录的留存，核心是“谁说的、什么时候说的、说完了什么”。

第一，保留原始载体。微信聊天记录、短信、电子邮件，建议保留在原始手机、电脑或邮箱中，不只看截图。截图可以作为辅助，但原始载体上的对话界面、收发件人信息、时间戳更完整。需要提交时，可以对原始载体进行展示或按法院要求固定。

第二，固定主体身份。沟通记录中的账号、号码、邮箱地址，要能与具体人员及其在单位中的身份对应。例如，微信备注名与真实姓名、职务的对应关系，可以通过通讯录页面、名片、工作群成员信息等辅助说明。单位出具的书面通知、函件，保留落款、盖章和送达痕迹。

第三，时间线清晰。把沟通记录按时间顺序整理成清单，列明日期、沟通方式、参与人、主要内容。涉及多个渠道的，分渠道整理再汇总。电话沟通如果形成录音，建议保留完整录音文件，不剪辑，并在整理时注明通话时间、双方号码、通话背景。

第四，内容完整。截取聊天记录时，保留上下文，避免只保留对自己有利的片段。录音录像保持连续，不进行选择性剪辑。内容中有方言、简写、代号的，可以在整理说明中作出解释，但解释本身要能与原始内容对应。

四、取得方式要经得起质证

《中华人民共和国行政诉讼法》第四十三条规定：“证据应当在法庭上出示，并由当事人互相质证。……以非法手段取得的证据，不得作为认定案件事实的根据。”这意味着，材料留存得再完整，取得方式如果不符合法律规定，也可能在质证环节被排除。

对单位沟通记录而言，录音、录像、调取聊天记录的场合和方式，建议提前了解边界。在正常沟通中形成的记录，与通过侵入设备、私自破解账号等方式取得的记录，性质不同。具体到个案，取得方式是否合法，需要结合实际情况判断，必要时在咨询中说明形成过程。

就医记录方面，通过正常就诊、病案复印渠道取得的材料，来源相对清楚；涉及他人隐私的病历内容，提交和出示时也要注意范围。

五、不能自行取得时，可以了解调取和保全途径

有些材料当事人自己拿不到。该法第四十一条规定：“与本案有关的下列证据，原告或者第三人不能自行收集的，可以申请人民法院调取：(一)由国家机关保存而须由人民法院调取的证据;(二)涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的证据;(三)确因客观原因不能自行收集的其他证据。”如果某些病案、单位内部文件属于这类情形，可以在诉讼中了解申请调取的条件和程序。

该法第四十二条规定：“在证据可能灭失或者以后难以取得的情况下，诉讼参加人可以向人民法院申请保全证据，人民法院也可以主动采取保全措施。”材料存在灭失风险的，这一条提供了保全路径。是否需要申请、何时申请，要结合材料性质和案件进展判断。

六、整理之后的交叉核对

两类材料整理完成后，建议做一次交叉核对：就医记录的时间线，与单位沟通记录中提到的受伤时间、报告时间、治疗安排能否对应；沟通记录中提到的就诊机构、诊断名称，与病案材料是否一致；材料清单中的名称、日期、份数，与实物是否相符。核对中发现不一致的，先标注，再决定补充说明还是向出具方核实。

贵阳当地法院对证据材料提交的具体格式、份数、电子材料要求，建议以受理法院的告知或立案窗口的说明为准，这部分需要另行核对。

如果对工伤行政诉讼中的证据组织、材料留存边界还有需要确认的地方，可以联系北京恒略律师事务所，电话4009003957，结合具体材料作进一步沟通。