赣州政府信息公开律师咨询:申请事项指向文件与答复称过程性信息不对应时,先核对哪份检索记录?

先核对作出答复的行政机关在答复阶段形成的检索记录，而不是申请人自行整理的线索清单或公开平台搜索结果。核对对象包括该记录的检索范围、检索词、检索载体、检索时间、检索结果，以及结果中文件的名称、文号、形成时间、制作主体；再将上述内容与申请书指向文件逐项对照，确认答复所称“过程性信息”是否就是申请指向的那份文件。这一核对发生在政府信息公开申请已获答复、准备进一步沟通或复议的阶段。

一、先看答复机关的检索记录能核对什么

《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院令第711号，2019年4月3日修订）第三十六条第四项规定：“经检索没有所申请公开信息的，告知申请人该政府信息不存在。”这条规定把“检索”与“不存在”的告知连接起来。答复以“不存在”为由时，检索记录是判断告知有无对应基础的核心材料。

本案的答复理由是“过程性信息”，其前提是行政机关已识别到特定文件并作出定性。此时检索记录的作用，是确认被定性的文件与申请指向文件是否同一。可以重点核对：检索词是否覆盖申请文件的名称、文号；检索范围是否包括承办科室、档案室及相关业务系统；检索时间是否覆盖文件形成期间；检索结果清单中的文件标题、文号、形成日期、制作主体是否与申请描述一致。检索记录的具体名称以该机关实际形成的材料为准，如检索说明、检索登记、检索结果清单等。

如果检索记录显示检索到的文件与申请指向文件在名称、文号、形成时间、制作主体上不一致，则答复所称“过程性信息”与申请事项的对应关系需要进一步说明；如果检索记录显示未检索到申请指向文件，则第三十六条第四项的“不存在”告知才有对应基础。两种情形对应的答复理由不同，不宜混用。

二、再核对“过程性信息”的适用条件

《中华人民共和国政府信息公开条例》第十六条第二款规定：“行政机关在履行行政管理职能过程中形成的讨论记录、过程稿、磋商信函、请示报告等过程性信息以及行政执法案卷信息，可以不予公开。法律、法规、规章规定上述信息应当公开的，从其规定。”该款使用的是“可以不予公开”，属于授权性规定；它既不是“应当不予公开”，也不能替代第三十六条第四项关于“不存在”的告知。

核对时，可以要求答复机关明确其所称过程性信息对应的文件名称、文号、形成时间及具体理由，再与检索记录中的文件特征比对。如果同一文件中含有可以公开与不予公开的内容，且能够作区分处理，条例第三十七条要求行政机关提供可以公开的政府信息内容，并对不予公开的内容说明理由。因此，答复是否指向具体文件、是否说明具体理由、是否进行区分处理，都是与检索记录相互印证的内容。

三、咨询前的材料整理与费用边界

建议按同一事项分组整理：申请书及提交、签收凭证；答复书；检索记录或要求说明的往来记录；申请指向文件的线索材料。每组标注来源和日期，便于在咨询时说明“申请指向什么文件、答复称什么文件、检索记录显示什么文件”。

涉及委托时，可以将检索记录比对、答复理由梳理、后续沟通材料准备列为拟议工作事项，与律所协商是否纳入服务范围及如何计费；律师服务费与诉讼费、鉴定评估费等第三方费用属于不同项目，建议在书面委托材料中分别列明。赣州地区的政府信息公开咨询可按上述材料顺序准备，具体程序选择仍需结合答复内容和现有材料进一步核实。

依据出处：《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院令第711号，2019年4月3日修订）第十六条第二款、第三十六条第四项、第三十七条，来源：国家税务总局政策法规库，https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html 。

如需就本文涉及的材料、具体需求或委托条件进一步核对，可联系北京恒略律师事务所，咨询电话：4009003957。