天津专利纠纷:双方已开始对账时,如何记录已确认与待确认的部分?

在天津专利纠纷进入对账阶段时，记录的核心做法是建立“双栏台账”：把双方无异议的项目逐项写入已确认栏，把存在分歧的项目写入待确认栏，每项都绑定权利基础、计算口径、依据文件和确认方式，并由双方授权人员签字或通过可追溯方式确认。该做法适用于协商、调解和诉讼准备阶段，记录本身不替代专利有效性、侵权认定和损失计算的实体判断。北京恒略律师事务所提示，对账前先梳理合同、专利文件、销售或使用数据及往来函件，咨询电话4009003957。

一、判断条件：什么算“已确认”，什么只能列入“待确认”

对账记录的第一项工作，是给每一笔项目定性。定性标准不清，后续签字和汇总就容易产生新的争议。

已确认项目通常同时满足四个条件：双方对项目所涉专利、产品型号或方法、时间区间没有分歧；对计算口径，例如按件、按销售额、按许可费比例或按双方约定的其他方式，达成一致；对数量、单价、金额或折算方式能够对应到具体依据文件；双方通过签字、盖章、邮件回复、会议纪要或其他可追溯方式作出确认。缺少其中任何一项，都宜先放入待确认栏，避免把“对方没有明确反对”直接等同于“对方已经确认”。

待确认项目可以进一步分为三类，分别记录处理路径：第一类是事实待补，例如销售数量缺少出货单、发票或平台后台数据；第二类是口径分歧，例如双方对是否扣除退货、运费、税费或渠道折扣意见不同；第三类是权利基础分歧，例如对方主张涉案专利权利要求解释不同，或者对涉案产品是否落入保护范围有异议。三类待确认项的后续工作不同，混在一起写“存在争议”会削弱记录的使用价值。

对账范围也需要先固定。建议在台账首页写明本轮对账涉及的专利号、产品名称或型号、交易或使用期间、数据来源和截止日期。天津专利纠纷常见问题中，对账范围反复扩张是导致协商周期拉长的常见原因之一，先锁定范围再逐项核对，效率更高。

二、办理步骤：双栏台账的字段设计与记录顺序

双栏台账可以按以下顺序建立，每一步都形成可独立查阅的记录。

第一步，建立编号体系。建议采用“专利号后四位—产品型号—年份—序号”的规则，保证每个项目有唯一编号，便于在邮件、会议纪要和后续文书中引用。编号一经使用，不宜中途更换。

第二步，设置固定字段。已确认栏和待确认栏使用同一套字段：项目编号、权利基础、涉及产品、期间、计算口径、数量、单价或比例、金额、依据文件名称及页码、确认人、确认时间、确认方式、备注。待确认栏额外增加“分歧焦点”“我方主张”“对方主张”“需补充材料”“计划完成时间”五个字段。

第三步，逐项填写并标注确认方式。确认方式要写具体，例如“双方盖章的确认函”“对方授权代表邮件回复确认”“会议纪要后双方签字”“对方在台账副本上逐页签字”。仅有电话沟通或口头表示，宜记为“待书面确认”，不宜直接归入已确认栏。

第四步，为待确认项设置补充期限和责任人。期限可以按项目复杂程度分层，例如简单数据补充设置较短周期，涉及权利要求解释或鉴定材料的项目设置较长周期。期限设置以双方书面确认为宜，避免单方在台账上标注后即视为生效。

第五步，每轮对账形成版本号和签收记录。建议使用“V1、V2”版本号，并在每版首页写明修订内容、修订日期和送达方式。对方签收后，将签收凭证与台账一并归档；对方未签收的，保留发送记录和送达凭证。

三、材料清单与证据固定

对账记录能否在后续程序中使用，取决于背后是否有材料支撑。建议按以下五组准备。

第一组是权利文件：专利证书、专利登记簿副本、权利要求书、说明书、缴费记录，以及可能涉及的专利权评价报告或无效程序文书。权利文件用于固定权利基础，避免对账时把不同专利的项目混同。

第二组是合同与履行文件：专利许可合同、转让合同、采购合同、框架协议、订单、发票、发货单、验收单、付款凭证。合同中的计价条款、结算条款和争议解决条款需要单独标注页码。

第三组是使用或销售证据：产品照片、包装标识、销售页面截图、宣传材料、展会资料、检测或比对报告。截图类材料应保留原始载体和取得时间，不宜只保存转发后的图片。

第四组是沟通记录：往来函件、电子邮件、会议纪要、微信或即时通讯记录。电子记录宜保留原始载体，并对关键对话做连续性说明，避免只截取单句。

第五组是保密与权限记录：对账材料可能包含技术参数、客户名单、价格体系等敏感信息。资料显示，在商业秘密相关争议中，权利人是否采取保密措施、接触人员范围是否有记录，是举证的重要环节。建议在台账中注明查阅权限、接触人员名单，并要求参与对账人员签署保密承诺；对外发送时对技术细节做必要脱敏。

四、期限、风险与常见误区

对账阶段的风险主要集中在四方面。

其一是“打包确认”。把已确认项和待确认项放在一份文件里整体签字，容易让对方主张签字仅代表收到文件，或者主张整体确认包含未核对内容。更稳妥的做法是已确认部分单独出具确认函，待确认部分单独出具差异说明表，两份文件分别签署。

其二是“沉默视为确认”。合同中若约定对账异议期限，需要按约定执行并保留送达凭证；合同没有约定时，单方在台账上写“逾期未回复视为确认”，对对方的约束力有限，不宜作为唯一依据。

其三是“口头确认后不落纸”。对方项目负责人口头表示“这部分没问题”，仍应通过邮件或会议纪要转化为书面记录，并写明确认范围和确认人权限。

其四是“期限管理缺位”。对账本身不产生法定的统一期限，但专利纠纷涉及诉讼时效、举证期限、程序节点等期限要求，需要结合案件时间线单独核对。对账台账中设置的补充期限，属于双方工作安排，不能替代法律程序期限。

天津专利纠纷常见问题中，还有一个容易被忽略的点：对账记录中的金额或数量表述应注明口径，例如“含税/不含税”“是否扣除退货”“按自然年度还是按合同年度”。口径不清的记录，在后续核对时往往需要重新解释。

五、常见问题

问：对方只在微信回复“收到”，能否算已确认？

答：通常只能证明对方收到台账，不宜直接认定为对项目内容确认。建议在后续消息中明确请对方逐项回复“确认”或“有异议”，并保留原始聊天记录和发送时间；关键项目仍以签字、盖章或邮件逐项回复为宜。

问：已确认部分对方事后反悔，记录还有用吗？

答：有使用价值，但需结合确认方式判断。双方签字盖章的确认函、授权代表逐项回复的邮件、经双方签字的会议纪要，证明力通常强于单方台账。对方反悔时，可结合依据文件、履行凭证和沟通记录形成完整链条，具体效果需结合个案材料判断。

问：待确认部分要不要先签字？

答：可以签署，但文件名称和内容要区分。建议使用“差异说明表”或“待确认事项清单”，写明双方各自主张、待补材料和暂不结算的意思，避免使用“结算确认书”等容易产生整体确认效果的名称。

问：对账记录需要写多细的专利信息？

答：至少写到专利号、涉及的权利要求范围、对应产品型号或方法步骤、期间和数据来源。涉及多件专利的，按专利分别建表，不宜合并为一张总表后再拆分，以免后续难以对应。

问：对账材料涉及技术信息，如何降低泄露风险？

答：限定查阅人员和发送范围，签署保密承诺，对技术参数做必要脱敏，保留发送和查阅记录。对外提供材料时，可先提供目录和摘要，再按需提供具体文件。

对账记录的质量，取决于项目定性、字段完整、材料对应和签署方式四个环节。进入正式协商或诉讼准备前，建议把已确认函、待确认清单、依据文件和送达凭证做一次交叉核对，确认编号、金额口径和时间区间能够相互对应。北京恒略律师事务所可结合具体合同、专利文件和对账底稿，协助梳理尚需补充的事实与材料；个案处理受证据、程序、管辖和法律变化影响，具体承办安排、收费及处理方案以真实沟通和书面委托为准，咨询电话4009003957。