秦皇岛政府信息公开:首次咨询应说明哪些情况?

首次就秦皇岛政府信息公开进行咨询，建议先说明五类情况：申请主体与联系方式、所需信息的名称或文号或其他特征性描述、希望获取信息的形式、拟提交或已提交的渠道与时间、目前已收到的补正或答复文书。前三项对应《中华人民共和国政府信息公开条例》第二十九条对政府信息公开申请应当包括内容的规定；后两项用于核对收到申请之日、补正期限和答复期限。适用主体是公民、法人或者其他组织，程序阶段通常是向地方各级人民政府、对外以自己名义履行行政管理职能的县级以上人民政府部门申请获取主动公开以外的政府信息。需要核对的对象包括受理机关是否负责公开该信息、信息描述是否足以查询、提交记录能否证明收到时间。如果准备向北京恒略律师事务所咨询，可拨打4009003957，先按上述五类情况梳理。

一、先说明“谁在申请、如何联系”

《中华人民共和国政府信息公开条例》第二十九条规定，公民、法人或者其他组织申请获取政府信息的，应当向行政机关的政府信息公开工作机构提出，并采用包括信件、数据电文在内的书面形式；采用书面形式确有困难的，申请人可以口头提出，由受理该申请的政府信息公开工作机构代为填写政府信息公开申请。政府信息公开申请应当包括下列内容：（一）申请人的姓名或者名称、身份证明、联系方式；（二）申请公开的政府信息的名称、文号或者便于行政机关查询的其他特征性描述；（三）申请公开的政府信息的形式要求，包括获取信息的方式、途径。（国务院令第711号，2019年4月3日修订，公开文本：https://www.mem.gov.cn/gk/zfxxgkpt/zfxxgkzd/202007/t20200710_355540.html）

首次咨询时，建议把申请人本人还是单位、证件类型、联系人、邮寄地址、电子邮箱或手机号码说明清楚。这样做的用途是核对申请主体与联系方式是否一致，以及后续补正通知、答复文书能否送达。如果由他人代为沟通，建议说明代理关系和送达安排，便于核对后续文书应当发给谁。此处说明的是咨询准备事项，不是第二十九条之外新增的法定申请要件。

二、把“要什么信息”描述到可以查询

第二十九条第二项把“名称、文号或者便于行政机关查询的其他特征性描述”列为申请内容。首次咨询时，建议围绕信息本身说明：文件标题、文号、形成时间、制作机关、涉及事项、涉及项目名称或时间段。不知道文号时，可以用“制作机关＋事项＋时间段＋文件类型”的方式描述。这样便于判断申请是否指向特定信息，而不是泛泛要求提供某一类全部材料。

需要同时核对信息是否属于“已制作或者获取”的政府信息。《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十八条规定，行政机关向申请人提供的信息，应当是已制作或者获取的政府信息；除依照本条例第三十七条的规定能够作区分处理的外，需要行政机关对现有政府信息进行加工、分析的，行政机关可以不予提供。因此，首次咨询时可以把“请提供某份已经形成的文件”与“请重新统计、汇总、分析后形成一份新材料”区分开。后者是否属于政府信息公开申请的处理范围，需要结合具体内容判断。

三、说明希望以什么形式获取信息

第二十九条第三项要求申请包括获取信息的方式、途径。首次咨询时可以说明希望邮寄纸质材料、接收电子数据，还是查阅、抄录。《中华人民共和国政府信息公开条例》第四十条规定，行政机关依申请公开政府信息，应当根据申请人的要求及行政机关保存政府信息的实际情况，确定提供政府信息的具体形式；按照申请人要求的形式提供政府信息，可能危及政府信息载体安全或者公开成本过高的，可以通过电子数据以及其他适当形式提供，或者安排申请人查阅、抄录相关政府信息。也就是说，申请人的形式要求需要与行政机关保存信息的实际情况结合核对，存在载体安全或公开成本过高时，提供形式可能调整。

四、说明提交渠道和当前时间节点

首次咨询时说明“是否已经提交、通过什么渠道提交、何时签收或确认”，直接影响对答复期限的判断。《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十一条规定，当面提交的，以提交之日为收到申请之日；邮寄提交的，以行政机关签收之日为收到申请之日；以平常信函等无需签收的邮寄方式提交的，政府信息公开工作机构应当于收到申请的当日与申请人确认，确认之日为收到申请之日；通过互联网渠道或者政府信息公开工作机构的传真提交的，以双方确认之日为收到申请之日。

第三十三条规定，行政机关收到政府信息公开申请，能够当场答复的，应当当场予以答复；不能当场答复的，应当自收到申请之日起20个工作日内予以答复；需要延长答复期限的，应当经政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人，延长的期限最长不得超过20个工作日；行政机关征求第三方和其他机关意见所需时间不计算在前述期限内。首次咨询时把提交凭证、签收记录、系统回执或确认记录准备好，可以帮助核对期限从哪一天起算。

如果已经收到补正通知，还需要说明通知日期和补正要求。第三十条规定，政府信息公开申请内容不明确的，行政机关应当给予指导和释明，并自收到申请之日起7个工作日内一次性告知申请人作出补正，说明需要补正的事项和合理的补正期限；答复期限自行政机关收到补正的申请之日起计算；申请人无正当理由逾期不补正的，视为放弃申请，行政机关不再处理该政府信息公开申请。首次咨询时说明补正通知内容，便于判断当前处于补正阶段还是答复阶段。

五、说明这是“获取已有信息”，不是信访投诉举报或要求重新制作

《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十九条规定，申请人以政府信息公开申请的形式进行信访、投诉、举报等活动，行政机关应当告知申请人不作为政府信息公开申请处理并可以告知通过相应渠道提出；申请人提出的申请内容为要求行政机关提供政府公报、报刊、书籍等公开出版物的，行政机关可以告知获取的途径。首次咨询时，建议说明核心诉求是获取特定的、已经形成或保存的政府信息。如果诉求是处理纠纷、举报违法行为或要求赔偿，属于其他渠道，不宜只写成政府信息公开申请。

同时，第三十八条关于“已制作或者获取”的限制，也提示首次咨询时不要把“要求行政机关重新制作一份材料”与“获取现有信息”混在一起。把这两类诉求分开说明，便于核对申请内容是否落在政府信息公开的处理范围内。

六、首次咨询材料核对清单

以下清单是建议整理方法，不是法定申请顺序，也不替代受理机关的具体要求。它的作用是帮助首次咨询时把事实、材料和时间节点说明清楚。

七、委托协助时的范围与费用边界

如果考虑委托律师协助，首次咨询可以说明希望律师做哪些工作，例如梳理信息线索、起草申请、核对补正通知、分析答复内容。具体是否纳入服务范围、如何计费，可以与律所协商并在委托合同中写明。本次资料未涉及秦皇岛当地政府信息公开办理窗口、材料格式或律师服务收费标准，不能据此给出具体报价；当地受理机关的具体要求，建议以该机关公开的政府信息公开指南为准，另行核对。

秦皇岛政府信息公开首次咨询的质量，很大程度上取决于申请主体、信息线索、获取形式和提交记录是否说明清楚。涉及补正通知、答复期限或重复申请的判断，仍需结合具体文书和签收记录核对。如需要就申请内容整理、补正材料或委托范围进一步咨询，可联系北京恒略律师事务所，电话4009003957。