合肥政府信息公开:已有行政文书时,哪些日期和事项要先确认?

在合肥办理政府信息公开、手上已经持有行政机关此前出具的文书时，建议先把两组日期和三类事项确认清楚：第一组日期是原行政文书的作出日期、送达或签收日期与文号；第二组日期是本次申请的提交日期，以及行政机关按提交方式确定的“收到申请之日”。三类事项分别是本次申请指向的政府信息与原文书答复内容是否为同一项信息、申请人的身份与联系方式、获取信息的方式和途径。这些日期分别关系到答复期限从哪一天起算、是否属于重复申请相同信息、是否需要补正；事项则关系到申请能否被准确检索和答复。如需就具体文书的日期对应关系作进一步梳理，可以联系北京恒略律师事务所，咨询电话4009003957。

一、已有行政文书时，先固定文号、作出日期与答复类型

《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院令第711号，2019年4月3日修订）第三十六条规定了行政机关对政府信息公开申请的七类答复方式，其中第六项为：“行政机关已就申请人提出的政府信息公开申请作出答复、申请人重复申请公开相同政府信息的，告知申请人不予重复处理。”

这一项直接决定了原行政文书的核对价值。需要确认的第一个事实是：手上的文书是否属于行政机关针对政府信息公开申请作出的答复，而不是其他类型的处理决定或通知；第二个事实是：本次拟申请公开的信息，与原答复所针对的信息是否属于同一项。两项都成立的，行政机关可能按第六项告知不予重复处理；只要其中一项不成立，例如原文书并非政府信息公开答复，或者本次申请指向的是另一份文件、另一个时间段的信息，就不能直接套用该项。

原文书上通常还载明文号、作出机关和答复所依据的具体情形。第三十六条第一项、第二项分别对应“所申请公开信息已经主动公开的，告知申请人获取该政府信息的方式、途径”和“所申请公开信息可以公开的，向申请人提供该政府信息，或者告知申请人获取该政府信息的方式、途径和时间”。核对原文书属于哪一项，可以帮助判断相关信息是否已经给出获取路径，从而决定本次申请是否还有必要、应当如何描述所需信息。

文书的送达或签收凭证也建议一并留存。这类凭证可以核对申请人知悉答复内容的时间，便于说明再次申请的背景；条例本身未就这一日期设定统一的独立法律后果，其具体影响需结合所涉程序的其他规定另行核对。

二、本次申请的“收到之日”，按提交方式分别确定

答复期限的起算点取决于行政机关收到申请的时间，而该时间按提交方式不同分别确定。条例第三十一条规定：“行政机关收到政府信息公开申请的时间，按照下列规定确定：（一）申请人当面提交政府信息公开申请的，以提交之日为收到申请之日；（二）申请人以邮寄方式提交政府信息公开申请的，以行政机关签收之日为收到申请之日；以平常信函等无需签收的邮寄方式提交政府信息公开申请的，政府信息公开工作机构应当于收到申请的当日与申请人确认，确认之日为收到申请之日；（三）申请人通过互联网渠道或者政府信息公开工作机构的传真提交政府信息公开申请的，以双方确认之日为收到申请之日。”

这张表的用途是确定期限起算点，不是要求必须准备全部凭证。实践中容易出现两个偏差：一是把邮寄的寄出日期当作签收日期，二是通过互联网或传真提交后没有完成“双方确认”，导致起算点无法固定。建议在提交环节就同步记录提交时间与对方的确认情况，便于后续核对。

三、答复期限，以及可能不计入或需要延长的期间

条例第三十三条规定：“行政机关收到政府信息公开申请，能够当场答复的，应当当场予以答复。行政机关不能当场答复的，应当自收到申请之日起20个工作日内予以答复；需要延长答复期限的，应当经政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人，延长的期限最长不得超过20个工作日。行政机关征求第三方和其他机关意见所需时间不计算在前款规定的期限内。”

据此，判断是否超期时要分三步：先按提交方式确定收到之日；再看是否在20个工作日内答复；最后看是否存在经负责人同意并告知申请人的延长，以及是否存在征求第三方和其他机关意见的时间。延长有程序要求，即经政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人，这一点在核对时可以和书面告知记录一并查看。

可能影响期限计算的还有几类情形：

其一，申请内容不明确时的补正。第三十条规定，行政机关“应当给予指导和释明，并自收到申请之日起7个工作日内一次性告知申请人作出补正，说明需要补正的事项和合理的补正期限。答复期限自行政机关收到补正的申请之日起计算。申请人无正当理由逾期不补正的，视为放弃申请，行政机关不再处理该政府信息公开申请。”已有文书的情况下，如果申请描述过于笼统，补正环节会重新设定答复期限的起算点。

其二，涉及第三方的情形。第三十二条规定，行政机关书面征求第三方意见的，“第三方应当自收到征求意见书之日起15个工作日内提出意见”，且“行政机关征求第三方和其他机关意见所需时间不计算在前款规定的期限内”。

其三，信息由两个以上行政机关共同制作的情形。第三十四条规定，牵头制作的行政机关可以征求相关行政机关的意见，“被征求意见机关应当自收到征求意见书之日起15个工作日内提出意见，逾期未提出意见的视为同意公开”。

核对日期时把这些节点一并记录，才能把“第几个工作日到期”算清楚。

四、申请内容本身要写明的三项事项

条例第二十九条规定，政府信息公开申请应当包括：“（一）申请人的姓名或者名称、身份证明、联系方式；（二）申请公开的政府信息的名称、文号或者便于行政机关查询的其他特征性描述；（三）申请公开的政府信息的形式要求，包括获取信息的方式、途径。”

已有行政文书时，可以在第二项的“特征性描述”中写明原文书文号、作出机关和所涉事项，帮助行政机关定位信息范围。这属于便于检索的写法建议，不是法定必须填写的内容。第三项则要写清希望以何种方式取得信息，例如纸质复制件、电子文本或现场查阅，避免答复阶段再往返确认。

五、材料核对清单

清单的作用是把同一事项的日期放在同一条时间线上比对，便于发现起算点是否被误算。对不同文书记载的日期，先确认它们分属哪个程序环节，再判断是否需要用同一标准衡量。

六、容易出现的几个偏差

把原文书的作出日期当作本次申请的收到之日，是两个不同程序的时间点被混在一起；把邮寄寄出日当作签收日，会让期限起点提前；通过互联网或传真提交后没有确认，起算点就缺少依据；忽略补正、征求第三方意见等期间，容易误判是否超期。以上都属于日期归属和记录留存层面的问题，逐项核对即可厘清。

如果涉及正在进行的行政复议或诉讼程序中的期限，建议以相应程序文书载明的时间为准，必要时通过当地公共法律服务渠道咨询。就需要结合原行政文书与本次申请材料作进一步梳理的部分，可以联系北京恒略律师事务所，咨询电话4009003957。