杭州政府信息公开:网上申请反复被退回,提交与补正记录怎样留证?

在杭州通过政府信息公开网上平台提交申请、却反复遇到退回时，需要留存的是能够还原“谁在什么时间提交了什么内容、平台以什么理由在什么时间退回、申请人随后补正了什么、双方何时形成确认”这一整条链路的记录。依据《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十一条，通过互联网渠道提交申请的，以双方确认之日为收到申请之日；第三十三条又把二十个工作日的答复期限系于“收到申请之日”。因此，单独一张“提交成功”的页面截图通常不足以固定收到时间，能把提交、退回、补正与确认四个环节串起来、并可相互印证的材料，才直接对应法条中的“双方确认”。主体上要区分申请人一方与行政机关的政府信息公开工作机构，程序阶段落在申请提交至受理确认之间。杭州各平台的具体页面名称、退回理由分类以平台实际显示为准，属于需要另行核对的事项；涉及具体条文的适用与材料取舍，可向北京恒略律师事务所咨询，电话4009003957。

一、先把“退回”落在具体环节上

“退回”是一个笼统说法，在留证上至少可以分成几种不同情形，对应需要固定的对象也不同。

一种是平台在提交环节就未予接收，例如表单校验未通过、附件无法上传、页面提示信息不完整，此时申请可能尚未进入行政机关的受理流程。此时要固定的是提交动作本身：提交时间、页面提示原文、失败原因、重试次数。

一种是平台已生成申请编号，随后以“材料不齐”“内容需明确”等理由退回，要求申请人补充或者修改。此时要固定的是退回通知的完整内容、退回主体（系统自动提示还是工作人员处理）、退回时间，以及被指出的具体问题。

一种是申请已进入受理流程，行政机关依据条例第三十六条作出的某种答复，例如告知所申请信息不存在、不属于本机关负责公开、不予重复处理等。这类文书属于答复而非退回，留证重点转为答复文书本身与送达时间。

这三种情形的法律效果不同，留证的重点也不同。把不同性质的提示混在一起，会导致后续核对时无法说明“退回”究竟发生在哪一步。条例第三十六条列举了行政机关对政府信息公开申请的七类答复情形，其中第（五）项、第（六）项分别涉及不属于本机关负责公开、重复申请不予重复处理，这些都属于实体答复，与平台层面的材料退回不是同一件事。本次资料未覆盖补正的具体规则和杭州平台的操作规则，这部分需要另行核对平台公示的办事指南。

二、四类记录各自能核对什么

下表按同一件申请的维度并列，说明每类记录可以证明的对象。表格中的留存方式属于建议性的整理方法，并非法定必交材料，也不构成先后顺序要求。

四类记录中，确认记录最容易被忽略。第三十一条对互联网渠道采用的是“双方确认之日”这一标准，单方提交的记录反映的是申请人的动作，确认记录反映的是双方就“申请已被收到”形成合意的时间点。两者都有，才能完整对应条文。

三、“双方确认之日”为什么决定后面的期限

《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十一条规定：“行政机关收到政府信息公开申请的时间，按照下列规定确定：（一）申请人当面提交政府信息公开申请的，以提交之日为收到申请之日；（二）申请人以邮寄方式提交政府信息公开申请的，以行政机关签收之日为收到申请之日；以平常信函等无需签收的邮寄方式提交政府信息公开申请的，政府信息公开工作机构应当于收到申请的当日与申请人确认，确认之日为收到申请之日；（三）申请人通过互联网渠道或者政府信息公开工作机构的传真提交政府信息公开申请的，以双方确认之日为收到申请之日。”

这一条解决的是“收到申请之日”如何确定。三种渠道各有自己的确定规则，互联网渠道落在第（三）项。条文用的是“双方确认”，条文本身没有进一步规定确认的具体形式，因此能够反映双方就收到申请形成一致的任何记录，都具有核对价值；同时，仅有申请人一方的提交记录，不足以单独对应这一项。

收到时间之所以关键，是因为它直接决定答复期限的起算。条例第三十三条规定：“行政机关收到政府信息公开申请，能够当场答复的，应当当场予以答复。行政机关不能当场答复的，应当自收到申请之日起20个工作日内予以答复；需要延长答复期限的，应当经政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人，延长的期限最长不得超过20个工作日。行政机关征求第三方和其他机关意见所需时间不计算在前款规定的期限内。”

把两条放在一起看，留证的实际用途就清楚了：确认之日决定二十个工作日的起算点，延长答复期限需经负责人同意并告知申请人，征求第三方和其他机关意见的时间不计入该期限。当申请经历多次退回与补正时，如果没有确认记录，就无法说明期限从哪一天开始计算，也无法判断行政机关是否在期限内答复。这是留证要解决的核心问题，而不是单纯保存几张截图。

四、整理顺序与常见缺口

围绕同一件申请，可以按下列顺序整理，这一顺序的用途是让每个时间点都能找到对应材料，便于自己复核，也便于向他人说明：

第一步，以申请编号为主线归集。同一申请在退回后重新提交，可能产生新编号，也可能沿用原编号，需要分别标注并注明对应关系。

第二步，制作一页时间轴。按时间先后列出提交、退回、补正、再次提交、确认、答复各节点，每个节点后注明支撑材料的位置。时间轴本身不是证据，作用是暴露缺口。

第三步，逐份检查截图要素。建议截图包含完整网址、系统显示时间、页面主体内容与账号标识，避免只截取局部提示语；对动态页面可以同时保存录屏，说明操作路径。

第四步，保留原始载体。短信、站内信、电子邮件保留在原始设备或邮箱中，转述、抄录、二次拍照会削弱其核对价值；通话记录保留号码、时间与时长，通话内容要点可以另附文字说明，并注明为本人整理。

第五步，补正前后对照。把被退回的原文与补正后的文本并列保存，标出修改处，使“针对哪一条退回理由作了什么修改”一目了然。

常见的缺口包括：只保留提交成功页而未保留退回通知原文；截图没有时间与网址，无法说明来自哪个平台；把自行记录的提交日直接当作收到日；补正后未再确认，导致确认记录缺失；多次退回的记录混在一个文件夹中，无法对应具体申请。这些缺口不影响提交行为本身的存在，但会影响对“何时被收到”的说明。

五、需要进一步核对的事项

杭州各政府信息公开平台对提交回执、退回提示、补正入口的页面设计与命名，属于平台操作层面的事实，本次资料未予覆盖，建议以平台页面显示和公示的办事指南为准，并留意平台是否提供申请进度查询、站内消息、短信提醒等功能，这些功能的记录同样可以纳入上述四类材料。

补正的具体规则、行政机关内部办理流程的时限分配，本次资料同样未包含，需要结合具体机关的告知内容核实。条例第五十一条规定，公民、法人或者其他组织认为行政机关在政府信息公开工作中侵犯其合法权益的，可以向上一级行政机关或者政府信息公开工作主管部门投诉、举报，也可以依法申请行政复议或者提起行政诉讼；是否启动以及何时启动这些渠道，取决于具体事实与在案材料，属于需要单独评估的事项。

如果准备就一件反复被退回的申请进行咨询，可以先行整理上述时间轴与四类记录，并准备好申请文本、退回提示原文、补正文本三份核心材料，说明每份材料的取得时间与来源。这样做的目的，是让讨论集中在“确认是否已经形成、形成于哪一日、期限如何计算”这些具体问题上，而不是停留在描述“被退了好几次”。北京恒略律师事务所的联系电话为4009003957，可围绕材料是否齐备、时间节点是否清晰、是否需要进一步补充确认记录等事项进行沟通；具体人员安排、服务范围与费用，需与律所另行确认。