乐山政府信息公开:同一事项收到多份答复,怎样梳理作出机关和送达时间?

同一事项收到多份政府信息公开答复，梳理时按“一份答复对应一次申请、一个作出机关、一个期限起算点、一个送达凭证”逐份建档：先依《中华人民共和国政府信息公开条例》第十条判断该项信息应由哪个机关负责公开，再依第三十一条固定每次申请的“收到申请之日”，依第三十三条、第三十条、第三十二条、第三十四条核算答复期限，最后用邮寄签收、平台记录等凭证核对送达时间。作出机关的判断看“谁制作、谁保存、谁牵头”，送达时间看实际送达凭证，两个维度分别记录，不宜用文书落款日期替代签收日期。涉及多份文书比对和期限核算的，可以先整理材料，再向北京恒略律师事务所咨询，固定电话4009003957。

一、先给每份答复找到对应的申请和作出机关

同一事项出现多份答复，常见来源包括：同一机关先后作出补正告知、延期告知和实体答复；不同机关分别就同一信息作出答复；申请人对同一信息重复申请后收到“不予重复处理”告知；共同制作信息的牵头机关征求其他机关意见后作出答复。这些文书的法律位置不同，需要逐份编号，分别记录文书名称、文号、落款机关、落款日期和所对应的申请。

作出机关与责任机关是两个核对维度。作出机关看文书落款、印章和文号；责任机关看条例第十条：

行政机关制作的政府信息，由制作该政府信息的行政机关负责公开。行政机关从公民、法人和其他组织获取的政府信息，由保存该政府信息的行政机关负责公开；行政机关获取的其他行政机关的政府信息，由制作或者最初获取该政府信息的行政机关负责公开。法律、法规对政府信息公开的权限另有规定的，从其规定。

行政机关设立的派出机构、内设机构依照法律、法规对外以自己名义履行行政管理职能的，可以由该派出机构、内设机构负责与所履行行政管理职能有关的政府信息公开工作。

两个以上行政机关共同制作的政府信息，由牵头制作的行政机关负责公开。

（《中华人民共和国政府信息公开条例》第十条，国务院令第711号，2019年4月3日修订；文本来源为国家税务总局政策法规库转载，https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html）

按第十条，制作机关、保存机关、最初获取机关、牵头制作机关分别对应不同的公开责任。梳理时可以把每份答复的落款机关与第十条逐一对照，记录该机关属于制作、保存、最初获取还是牵头制作，再判断这份答复是实体处理，还是程序性告知。

第三十六条列举了答复的七种情形，可以作为给每份答复分类的依据：

对政府信息公开申请，行政机关根据下列情况分别作出答复：（一）所申请公开信息已经主动公开的，告知申请人获取该政府信息的方式、途径；（二）所申请公开信息可以公开的，向申请人提供该政府信息，或者告知申请人获取该政府信息的方式、途径和时间；（三）行政机关依据本条例的规定决定不予公开的，告知申请人不予公开并说明理由；（四）经检索没有所申请公开信息的，告知申请人该政府信息不存在；（五）所申请公开信息不属于本行政机关负责公开的，告知申请人并说明理由；能够确定负责公开该政府信息的行政机关的，告知申请人该行政机关的名称、联系方式；（六）行政机关已就申请人提出的政府信息公开申请作出答复、申请人重复申请公开相同政府信息的，告知申请人不予重复处理；（七）所申请公开信息属于工商、不动产登记资料等信息，有关法律、行政法规对信息的获取有特别规定的，告知申请人依照有关法律、行政法规的规定办理。

（同条例第三十六条）

其中第（五）项和第（六）项对“多份答复”的梳理尤其有用：前者会指向另一个机关，后者会指向此前已经作出的答复。收到这类告知时，把被指向的机关名称、联系方式或此前答复的文号、日期一并记入台账，便于后续核对。共同制作信息的，第三十四条规定牵头制作的行政机关收到申请后可以征求相关行政机关意见，被征求意见机关应当自收到征求意见书之日起15个工作日内提出意见，逾期未提出意见的视为同意公开。这类征求意见环节的时间，在期限核算中需要单独标注。

二、固定“收到申请之日”，不同渠道分别确定

答复期限从“收到申请之日”起算，第三十一条按提交渠道分别规定了确定方法：

行政机关收到政府信息公开申请的时间，按照下列规定确定：（一）申请人当面提交政府信息公开申请的，以提交之日为收到申请之日；（二）申请人以邮寄方式提交政府信息公开申请的，以行政机关签收之日为收到申请之日；以平常信函等无需签收的邮寄方式提交政府信息公开申请的，政府信息公开工作机构应当于收到申请的当日与申请人确认，确认之日为收到申请之日；（三）申请人通过互联网渠道或者政府信息公开工作机构的传真提交政府信息公开申请的，以双方确认之日为收到申请之日。

（同条例第三十一条）

整理时建议为每次申请单列一行：申请编号、提交渠道、提交日期、签收日期或双方确认日期、据此确定的“收到申请之日”。同一事项先后提交多份申请的，每份申请分别固定自己的起算点，不能用后一份申请的日期去推算前一份答复的期限。

申请内容不明确的，还会出现补正文书。第三十条规定：

政府信息公开申请内容不明确的，行政机关应当给予指导和释明，并自收到申请之日起7个工作日内一次性告知申请人作出补正，说明需要补正的事项和合理的补正期限。答复期限自行政机关收到补正的申请之日起计算。申请人无正当理由逾期不补正的，视为放弃申请，行政机关不再处理该政府信息公开申请。

（同条例第三十条）

补正告知本身也是一份需要归档的文书。补正材料提交后，答复期限从行政机关收到补正申请之日起重新计算，因此补正材料的提交凭证、机关收到补正的记录，都要与原始申请分开保存。

三、核算答复期限：20个工作日、延长和除外时间

第三十三条对答复期限作了完整规定：

行政机关收到政府信息公开申请，能够当场答复的，应当当场予以答复。行政机关不能当场答复的，应当自收到申请之日起20个工作日内予以答复；需要延长答复期限的，应当经政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人，延长的期限最长不得超过20个工作日。行政机关征求第三方和其他机关意见所需时间不计算在前款规定的期限内。

（同条例第三十三条）

核算时把握四个节点：能否当场答复；不能当场答复的，自收到申请之日起20个工作日内是否答复；需要延长的，是否经政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人，延长是否超过20个工作日；征求第三方和其他机关意见的时间是否单独扣除。条例表述为“工作日”，实际核算时对照答复期间内的节假日安排逐日核对。

征求第三方意见的时间，第三十二条规定第三方应当自收到征求意见书之日起15个工作日内提出意见；征求其他机关意见的时间，第三十四条规定被征求意见机关应当自收到征求意见书之日起15个工作日内提出意见。这两类时间按第三十三条不计算在答复期限内，但需要有征求意见书、送达记录等材料对应，才能在台账中标注为除外期间。

延期告知书本身也是一份文书，记录其作出机关、落款日期、告知方式和延长天数，与实体答复分别编号。

四、核对送达时间：落款、发出、签收分开记录

本次资料中的条文规定的是答复期限和收到申请时间的确定方法，没有直接规定送达方式与送达日期的认定规则。这部分需要结合文书载体和实际凭证核对，不宜仅凭文书落款日期推断送达时间。

建议把三类日期分开记录：

同一份答复存在多种送达方式的，保留全部送达凭证，按最早可确认收到的记录标注，其余记录作为补充。信封、面单、查询记录、平台截图与答复文书一并归档，避免只保留正文而丢失送达信息。

五、一张可直接使用的梳理表

填表时可以按以下顺序推进：先把每份答复绑定到具体申请，避免不同申请的文书混在一起；再按第十条判断落款机关与责任机关的关系；然后按第三十一条、第三十条确定起算点，按第三十三条核算期限；最后补齐送达凭证。这个顺序是整理建议，便于把“机关”“期限”“送达”三条线分开核对，不代表法定先后程序。

六、几种容易混淆的情形

同一机关先出补正告知、后出实体答复的，是两份文书，答复期限从收到补正申请之日起重新计算，补正告知不能当作实体答复。同一机关出延期告知后再出实体答复的，延期告知需要对应第三十三条规定的负责人同意和告知程序，延长天数单独记录。不同机关分别作出答复的，可能分别对应第十条所列的制作、保存或牵头职责，内容不同不一定构成矛盾，分别核对各自的职责依据和答复类型更稳妥。出现“不予重复处理”告知的，按第三十六条第（六）项记录此前答复的文号和日期，核对是否针对“相同政府信息”。出现“不属于本行政机关负责公开”告知的，按第三十六条第（五）项记录被指向机关的姓名和联系方式，另行核对被指向机关是否属于第十条所列的责任主体。

七、咨询前的材料准备

准备咨询时，可以按以下类别整理：申请书及提交凭证（当面提交回执、邮寄面单与签收记录、网页提交截图或双方确认记录）；补正告知与补正材料；各份答复文书原件或清晰复印件；信封、面单及邮寄查询记录；延期告知；征求意见相关文书；与行政机关往来的其他书面材料。上述项目是整理建议，不是法定提交清单，具体取舍可以根据实际持有的材料调整。

如需委托梳理多份答复的机关归属、期限核算或后续处理方案，可以与北京恒略律师事务所协商服务范围、工作内容和计费方式，具体承接安排以双方沟通为准。咨询电话4009003957。