政府信息公开:首次咨询应说明哪些情况?

首次咨询政府信息公开事项，建议先把五组情况说明白：申请人是谁、想获取哪份信息、希望以什么形式和途径获取、此前是否申请过及收到何种答复、申请的数量频次和用途背景是否可能引发说明理由。正式申请依法应当包括申请人身份与联系方式、信息的名称文号或其他特征性描述、获取信息的形式要求三项内容；首次咨询则是把这些事实先梳理清楚，便于判断是否属于政府信息公开申请、是否需要补正、答复期限从何时起算。涉及具体材料整理的，可拨打4009003957联系北京恒略律师事务所。

一、先区分“咨询”与“正式申请”

首次咨询通常发生在正式提交申请之前，也可能发生在收到补正告知、收到答复之后。咨询时说明情况，目的是让律师判断三个问题：拟申请的内容是不是政府信息、向哪个行政机关提出、现有材料能否证明提交时间和答复期限。

《中华人民共和国政府信息公开条例》第二十九条规定：“公民、法人或者其他组织申请获取政府信息的，应当向行政机关的政府信息公开工作机构提出，并采用包括信件、数据电文在内的书面形式；采用书面形式确有困难的，申请人可以口头提出，由受理该申请的政府信息公开工作机构代为填写政府信息公开申请。政府信息公开申请应当包括下列内容：（一）申请人的姓名或者名称、身份证明、联系方式；（二）申请公开的政府信息的名称、文号或者便于行政机关查询的其他特征性描述；（三）申请公开的政府信息的形式要求，包括获取信息的方式、途径。”（《中华人民共和国政府信息公开条例》，国务院令第711号，2019年4月3日修订，第二十九条，来源：国家税务总局政策法规库，https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html）

咨询时不必先按正式申请格式写文书，但建议把上述三项内容对应的实际情况准备好。说明得越具体，越容易判断后续是直接提交申请，还是先补充信息线索。

二、说明申请人身份和有效联系方式

第一组情况是“谁在申请”。建议说明申请人是公民、法人还是其他组织，姓名或名称是否与身份证明一致，联系方式是否能够接收补正告知和答复文书。身份证明的类型、名称变更情况、联系地址或电子邮箱，都可以作为核对主体同一性和送达条件的材料。

如果由他人代为联系，建议说明联系人与申请人之间的关系、联系人能代表申请人说明哪些事项。正式申请中的身份证明和联系方式属于法定载明内容；咨询阶段可以先说明持有情况，不必把全部证件原件附在咨询材料中。

需要核对的对象是：申请人名称与拟申请信息是否具有关联、联系方式是否长期有效、此前提交申请时使用的名称是否一致。不同材料上的名称、地址存在差异时，先说明差异形成的时间和原因，再判断是否影响同一性，不宜仅凭一处不同就预设材料矛盾。

三、把所需信息描述到“便于查询”

第二组情况是“想要哪份信息”。建议说明信息的名称、文号，或者发文机关、形成时间、涉及事项、文件标题、公开渠道等便于行政机关查询的特征性描述。描述范围不宜过宽，例如仅写“某项目全部文件”“某机关所有批复”，可能因内容不明确进入补正程序。

条例第三十条规定：“政府信息公开申请内容不明确的，行政机关应当给予指导和释明，并自收到申请之日起7个工作日内一次性告知申请人作出补正，说明需要补正的事项和合理的补正期限。答复期限自行政机关收到补正的申请之日起计算。申请人无正当理由逾期不补正的，视为放弃申请，行政机关不再处理该政府信息公开申请。”（同上条例第三十条）

咨询时可以说明：手中是否已有文件标题、文号、网页截图、邮寄信封、受理回执；拟申请的信息是要求提供现有文件，还是要求行政机关对现有信息进行汇总、分析。条例第三十八条规定，行政机关向申请人提供的信息应当是已制作或者获取的政府信息；除依照第三十七条能够作区分处理的外，需要行政机关对现有政府信息进行加工、分析的，行政机关可以不予提供。把“现有文件”与“要求加工分析”区分开，有助于判断请求的可行范围。

四、说明获取形式、提交方式和时间凭证

第三组情况是“希望怎么获取、已经怎么提交”。条例第二十九条第三项要求载明获取信息的方式、途径。咨询时可以说明希望邮寄纸质文件、电子邮件发送、当面查阅或抄录，以及是否接受行政机关按保存实际情况确定的其他形式。

提交方式关系到收到申请之日的确定。条例第三十一条按当面提交、邮寄签收、平常信函确认、互联网渠道或者传真提交等情形，分别规定收到申请之日的确定方式。咨询时建议说明：是当面递交、邮寄、网上提交还是传真提交；有无签收记录、提交回执、双方确认记录；邮寄信封和查询记录是否保留。

时间凭证的作用是核对答复期限。条例第三十三条规定，能够当场答复的应当当场答复；不能当场答复的，应当自收到申请之日起20个工作日内予以答复；需要延长答复期限的，应当经政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人，延长的期限最长不得超过20个工作日；行政机关征求第三方和其他机关意见所需时间不计算在该期限内。首次咨询时把提交日期和凭证说明白，才能判断当前处于等待答复、补正还是已答复阶段。

五、说明此前申请和答复情况

第四组情况是“之前有没有申请过、收到什么答复”。建议说明此前向哪个机关提出、提交时间、申请内容、是否收到补正告知、是否收到答复文书、答复结论是什么。如果已经取得答复书，可以说明答复援引的条款和理由。

条例第三十六条按七类情形分别规定答复方式，包括：已经主动公开的，告知获取方式和途径；可以公开的，提供信息或告知获取方式、途径和时间；决定不予公开的，告知并说明理由；经检索没有所申请信息的，告知不存在；不属于本行政机关负责公开的，告知并说明理由，能够确定负责机关的，告知该机关名称和联系方式；已作出答复、申请人重复申请相同政府信息的，告知不予重复处理；属于工商、不动产登记资料等信息，有关法律、行政法规对获取有特别规定的，告知依照有关法律、行政法规办理。

说明此前答复情况，主要用于判断本次申请是否与已有申请属于相同信息、相同机关，是否可能被认定为重复申请。不同程序的日期、不同机关的答复内容本身可能不同，核对时应围绕同一申请事项比对，不把不同阶段的文书直接当作相互矛盾。

六、说明数量频次和用途背景

第五组情况是申请的数量、频次和用途背景。需要说明的是，条例第二十九条并未把“申请用途”列为政府信息公开申请的必备内容；用途说明主要出现在数量、频次明显超过合理范围的情形。条例第三十五条规定，申请人申请公开政府信息的数量、频次明显超过合理范围，行政机关可以要求申请人说明理由；行政机关认为申请理由不合理的，告知申请人不予处理；认为申请理由合理，但是无法在条例第三十三条规定的期限内答复的，可以确定延迟答复的合理期限并告知申请人。

因此，首次咨询时可以主动说明：是一次申请还是分批多次申请、涉及几个机关、申请信息的用途背景、是否可以合并或拆分。这样便于判断是否可能触发说明理由程序，但不宜把“必须写明用途”理解为所有申请的通用前提。

七、说明真实诉求是否属于信访、投诉、举报或更正

如果真实诉求是反映问题、投诉举报或要求处理特定事项，建议在咨询时直接说明。条例第三十九条规定，申请人以政府信息公开申请的形式进行信访、投诉、举报等活动，行政机关应当告知申请人不作为政府信息公开申请处理，并可以告知通过相应渠道提出；申请内容为要求提供政府公报、报刊、书籍等公开出版物的，行政机关可以告知获取途径。把真实诉求说清楚，可以避免申请方向与实际目的不一致。

如果涉及自身相关的信息记录不准确，建议说明是希望“获取信息”还是“要求更正”，并说明手中是否有证明记录不准确的证据。条例第四十一条规定，公民、法人或者其他组织有证据证明行政机关提供的与其自身相关的政府信息记录不准确的，可以要求行政机关更正；有权更正的行政机关审核属实的，应当予以更正并告知申请人；不属于本行政机关职能范围的，行政机关可以转送有权更正的行政机关处理并告知申请人，或者告知申请人向有权更正的行政机关提出。

八、咨询前可以按同一事项核对的材料

以下清单是整理建议，不是法定提交顺序，也不要求咨询前必须备齐：

核对时建议围绕同一事项比对主体名称、提交时间、文书来源和答复内容。律师服务是否纳入、如何计费，可与律所协商并以书面约定确认；本次资料没有提供具体收费标准，不宜按统一价格或当然包含的范围理解。本文涉及的材料核对、申请范围判断及委托事项，可与北京恒略律师事务所联系，电话4009003957。