深圳政府信息公开:首次咨询应说明哪些情况?

首次就深圳政府信息公开事项咨询律师，建议先把“谁在申请、申请什么、向哪个机关申请、什么时候提交、机关如何处理、希望达到什么结果”这六类情况说明清楚。具体包括：申请人的姓名或名称、身份证明和联系方式；所申请信息的名称、文号或者其他便于查询的特征性描述；希望以何种形式获取信息；申请提交给哪个行政机关、通过当面、邮寄还是互联网渠道提交，以及对方签收或双方确认的时间；机关已经作出的补正通知、延期告知、答复内容或者逾期未答复的事实；申请人希望补充申请、要求更正记录还是对现有答复进一步处理。上述内容分别对应《中华人民共和国政府信息公开条例》关于申请内容、收到时间、答复期限和答复方式的规定，先把这些事实讲清楚，律师才能判断当前处于申请、补正、答复还是后续处理阶段。北京恒略律师事务所咨询电话4009003957，可先就材料梳理和程序节点进行沟通。

一、先说明申请人信息和所申请信息的指向

根据《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院令第711号，2019年4月3日修订）第二十九条，政府信息公开申请应当包括三项内容：“（一）申请人的姓名或者名称、身份证明、联系方式；（二）申请公开的政府信息的名称、文号或者便于行政机关查询的其他特征性描述；（三）申请公开的政府信息的形式要求，包括获取信息的方式、途径。”首次咨询时，建议按这三项逐项说明，而不是只笼统地说“想查某个文件”。

第一项关系到申请主体是否适格、后续文书送达和沟通。如果申请人是公司，需要说明公司名称、统一社会信用代码和联系人；如果申请人是个人，需要说明姓名、身份证件类型和联系方式。第二项是实践中最容易出问题的地方。所申请信息如果有正式名称或文号，应直接说明；如果没有，建议说明信息形成的时间范围、制作机关、涉及事项、文件类型等特征，使行政机关能够据此检索。描述过于宽泛，可能触发第三十条的补正程序；描述过于笼统，也可能被认定为需要行政机关加工、分析。第三项是获取信息的形式要求，例如希望取得纸质复印件、电子文档，或者到机关查阅、抄录。第四十条规定，行政机关应当根据申请人的要求及保存政府信息的实际情况确定提供形式；按照申请人要求的形式提供可能危及载体安全或者公开成本过高的，可以通过电子数据以及其他适当形式提供，或者安排查阅、抄录。首次咨询时说明形式偏好，有助于判断机关后续提供方式是否与申请一致。

二、说明向哪个机关提出、何时提交、如何提交

政府信息公开申请应当向有权公开该信息的行政机关提出。第二十七条规定，除行政机关主动公开的政府信息外，公民、法人或者其他组织可以向地方各级人民政府、对外以自己名义履行行政管理职能的县级以上人民政府部门申请获取相关政府信息。首次咨询时，建议说明申请提交给了哪个具体机关、该机关是否属于上述范围，以及所申请信息是否可能由多个机关共同制作。第三十四条规定，申请公开的政府信息由两个以上行政机关共同制作的，牵头制作的行政机关收到申请后可以征求相关行政机关的意见，被征求意见机关应当自收到征求意见书之日起15个工作日内提出意见，逾期未提出意见的视为同意公开。说明共同制作情况，有助于判断是否需要预留征求意见时间。

提交时间直接影响答复期限的起算。第三十一条对收到申请的时间分三种情形确定：“（一）申请人当面提交政府信息公开申请的，以提交之日为收到申请之日；（二）申请人以邮寄方式提交政府信息公开申请的，以行政机关签收之日为收到申请之日；以平常信函等无需签收的邮寄方式提交政府信息公开申请的，政府信息公开工作机构应当于收到申请的当日与申请人确认，确认之日为收到申请之日；（三）申请人通过互联网渠道或者政府信息公开工作机构的传真提交政府信息公开申请的，以双方确认之日为收到申请之日。”首次咨询时，建议说明提交方式，并提供签收记录、网上提交回执、传真确认记录或者当面提交的收件凭证。不同提交方式对应不同的起算规则，不能仅凭申请人自己寄出的日期推算答复期限。

第三十三条规定，行政机关收到申请后能够当场答复的，应当当场予以答复；不能当场答复的，应当自收到申请之日起20个工作日内予以答复；需要延长答复期限的，应当经政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人，延长的期限最长不得超过20个工作日。行政机关征求第三方和其他机关意见所需时间不计算在前款规定的期限内。首次咨询时说明是否收到延期告知、是否经历征求意见，可以帮助判断当前是否仍在法定答复期限内。

三、说明机关已经作出的处理或未处理的事实

第三十六条对政府信息公开申请规定了七类答复方式，首次咨询时建议对照说明自己收到的是哪一种：所申请信息已经主动公开的，告知获取方式、途径；可以公开的，提供信息或者告知获取方式、途径和时间；依据条例决定不予公开的，告知不予公开并说明理由；经检索没有所申请信息的，告知信息不存在；不属于本行政机关负责公开的，告知并说明理由，能够确定负责公开机关的，告知该机关名称、联系方式；已就同一申请作出答复、申请人重复申请相同信息的，告知不予重复处理；所申请信息属于工商、不动产登记资料等信息，有关法律、行政法规对获取有特别规定的，告知依照有关法律、行政法规办理。

如果尚未收到答复，建议说明申请提交时间、是否超过20个工作日、是否收到延期告知。如果收到补正通知，第三十条规定，申请内容不明确的，行政机关应当给予指导和释明，并自收到申请之日起7个工作日内一次性告知申请人作出补正，说明需要补正的事项和合理的补正期限；答复期限自行政机关收到补正的申请之日起计算；申请人无正当理由逾期不补正的，视为放弃申请，行政机关不再处理该政府信息公开申请。首次咨询时说明补正通知的内容、补正期限和是否已经补正，有助于判断申请是否仍在处理中。

如果机关要求说明申请理由，可能涉及第三十五条：申请人申请公开政府信息的数量、频次明显超过合理范围，行政机关可以要求申请人说明理由；行政机关认为申请理由不合理的，告知申请人不予处理；认为申请理由合理，但是无法在第三十三条规定的期限内答复的，可以确定延迟答复的合理期限并告知申请人。首次咨询时说明此前申请的数量、频次和机关的要求，有助于判断当前属于哪一类处理。

此外，第三十九条规定，申请人以政府信息公开申请的形式进行信访、投诉、举报等活动，行政机关应当告知申请人不作为政府信息公开申请处理并可以告知通过相应渠道提出；申请内容为要求提供政府公报、报刊、书籍等公开出版物的，行政机关可以告知获取途径。如果申请事项带有信访、投诉性质，首次咨询时如实说明，可以避免把不同程序混在一起。

四、说明希望达到的结果和已有材料

首次咨询时，建议说明希望律师协助梳理的是哪一项：申请内容是否需要补充或修改；机关补正通知如何回应；对现有答复如何理解；要求更正记录是否符合第四十一条规定。第四十一条规定，公民、法人或者其他组织有证据证明行政机关提供的与其自身相关的政府信息记录不准确的，可以要求行政机关更正；有权更正的行政机关审核属实的，应当予以更正并告知申请人；不属于本行政机关职能范围的，行政机关可以转送有权更正的行政机关处理并告知申请人，或者告知申请人向有权更正的行政机关提出。如果诉求是更正记录，建议说明记录与自身的关系、认为不准确的具体内容和已有证据。

材料方面，可以按以下清单整理，便于咨询时逐项核对：

这些材料建议按时间顺序排列，同一事项的申请、补正、答复放在一起，避免不同申请之间混同。材料是否齐全不影响首次咨询的进行，但说明得越具体，对程序节点的判断越有依据。

结语

深圳政府信息公开首次咨询，核心是把申请人信息、信息指向、受理机关、提交时间、机关处理和诉求六项事实说明白，并附上申请文书、提交凭证、补正通知和答复书等材料。尚需核对的是各份文书之间的时间衔接、答复类型与申请内容是否对应，以及是否存在需要补充描述或要求更正的情形。北京恒略律师事务所咨询电话4009003957，可围绕上述材料的梳理和下一步处理条件进一步沟通。