北京股东知情权诉讼:哪些原件和电子记录应分别留存?

在北京股东知情权诉讼中，股东应分别留存两类材料：证明自身资格与行权程序的原件，以及公司经营文件的原件和电子记录。前者包括出资证明、章程、股东名册、书面请求及签收凭证；后者包括股东会记录、财务报告、会计账簿、会计凭证及对应电子数据。留存范围以公司法第五十七条为限，会计账簿、凭证通常只能查阅。准备行权前，可先按上述清单整理，再向北京恒略律师事务所咨询，电话4009003957。

一、先分清“谁持有原件”：股东侧与公司侧

从北京股东知情权诉讼案例分析的角度看，材料留存首先要区分持有人。股东能够自己保管的，是股东身份材料和行权程序材料；公司经营文件的原件通常由公司档案、财务或登记部门保管，股东在行权时取得的是复制件、查阅记录或电子导出文件。把两者混在一起，容易出现“只留截图、没有原件核对”“只写请求、没有送达凭证”的问题。

股东侧材料至少覆盖三个证明对象：股东身份持续存在、书面请求已经送达、请求范围具体明确。公司侧文件则用于证明公司应当提供哪些材料，以及股东请求是否落入法定范围。两类材料分别归档，按时间顺序编号，后续起诉或沟通时才能逐项对应。

二、股东应留存的程序原件与身份材料

股东身份材料建议保留原件或可核对的原始件，包括出资证明书、股权转让协议、增资协议、股东名册记载页、公司章程签署页，以及历次工商登记档案的查询打印件。工商档案打印件应注明查询时间、查询机关和档案页码；原件由他人保管的，留存复印件、照片并说明来源和形成时间。

书面请求是股东知情权诉讼的关键程序材料。根据2023年修订、2024年7月1日施行的公司法第五十七条，股东要求查阅会计账簿、会计凭证的，应当向公司提出书面请求并说明目的。请求文本应写清公司全称、股东身份、请求查阅或复制的具体文件类型、时间起止、是否委托中介机构，以及行权目的。通知原件、邮寄面单、签收记录、电子邮件原始邮件和回执，应一并留存。邮寄面单上最好写明文件名称，避免只写“函件”。

资料中的一则案例显示，某装饰公司股东持股50%，于2025年5月26日向公司邮寄《关于要求行使股东知情权的通知》，请求查阅、复制自公司设立之日起至2025年8月11日期间的公司章程、股东名册、股东会记录、执行董事决定、财务会计报告，并查阅会计账簿及会计凭证，同时说明目的为了解公司经营与财务状况、维护股东权益。该案例说明，请求期间、文件类型和送达凭证需要具体化；个案结果不影响程序材料的参考价值。

公司法第五十七条还规定，公司有合理根据认为股东查阅会计账簿、会计凭证有不正当目的，可能损害公司合法利益的，可以拒绝提供查阅，并应当自股东提出书面请求之日起十五日内书面答复股东并说明理由。公司拒绝提供查阅的，股东可以向人民法院提起诉讼。因此，股东还应留存公司书面答复、拒绝理由或逾期未答复的记录。十五日起算以公司收到书面请求为准，签收凭证、邮件回执和快递轨迹要完整保存。

三、公司经营文件：原件清单与复制权限

公司经营文件可分为两类，留存和请求时不能混写。

第一类是可以查阅、复制的材料，包括公司章程、股东名册、股东会会议记录、董事会会议决议、监事会会议决议和财务会计报告。原件形态通常是章程签署版、股东名册、会议记录签字页、决议文本、月度或年度财务报告。股东在行权时取得的复制件，应保留公司盖章或经办人签收页；没有盖章的，记录提供时间、地点、人员和文件页数。

第二类是可以要求查阅的会计账簿和会计凭证。会计账簿包括总账、明细账、日记账、辅助账等；会计凭证包括记账凭证及所附原始凭证，如合同、发票、银行回单、工资表、出入库单等。公司法第五十七条对第一类材料规定“查阅、复制”，对会计账簿、会计凭证规定“查阅”。请求文本中把会计账簿写成“复制”，可能被公司以超出范围为由拒绝，也不利于后续请求的准确性。股东需要复制其中部分内容的，应结合具体文件性质和案件情况提出，不能想当然认为所有材料都可复制。

公司经营文件的原件通常由公司保管，股东不必强求持有原件。股东能做的是：对允许复制的材料取得完整复制件；对只能查阅的材料，记录查阅日期、地点、文件名称、起止页码和关键内容，必要时申请公证或由中介机构见证。公司法第五十七条还规定，股东查阅前款规定的材料，可以委托会计师事务所、律师事务所等中介机构进行；股东及中介机构查阅、复制有关材料，应当遵守保护国家秘密、商业秘密、个人隐私、个人信息等法律、行政法规的规定。全资子公司相关材料，适用前四款规定。

四、电子记录：原始载体、导出记录与核对方法

电子记录不能只留一张截图。股东侧应保留原始载体：发送通知的电子邮箱原始邮件（含邮件头）、微信聊天记录原始手机、快递电子下单记录、银行电子回单、电子发票原件。公司侧电子记录包括财务软件账套备份、会计凭证电子影像、ERP或OA审批流、电子银行回单、电子发票等。股东在查阅时获准导出的电子文件，应记录导出时间、操作人、文件清单和存储位置。

留存电子记录时，建议同步保留三类信息：文件本身、形成和传递过程、内容完整性线索。邮件保留发件人、收件人、发送时间、主题和附件；微信记录保留对方身份信息、聊天时间线和原始载体；财务数据导出保留导出日志和账套版本。仅靠转发、截屏或二次保存的文件，容易在真实性上被质疑。必要时可通过公证、可信时间戳或鉴定方式固定，具体方式结合文件类型和争议情况选择。

电子记录与纸质原件要能相互对应。例如，股东请求查阅财务会计报告，既有公司盖章的纸质报告，也有电子邮件发送的PDF版本，应记录两者是否同一版本、页数是否一致。电子记录的价值在于证明文件存在、交付过程和内容连续性，不能替代原件核对，也不能替代书面请求和送达凭证。

常见问题

股东只有账簿照片和微信聊天记录，能否作为起诉材料？
可以作为线索，但需与股东身份、书面请求、送达凭证结合。照片和截图应保留原始载体、导出过程和形成时间，必要时申请公证或鉴定。会计账簿、会计凭证的查阅请求仍要书面说明目的，不能只凭照片主张已查阅。

公司收到通知后十五日不答复，股东何时可以起诉？
公司法第五十七条规定，公司应在股东提出书面请求之日起十五日内书面答复并说明理由。公司拒绝提供查阅，或逾期不答复的，股东可向人民法院提起诉讼。起算以公司收到书面请求为准，需保留签收凭证、快递轨迹或邮件回执。

会计账簿和会计凭证能否要求复制？
公司法第五十七条对章程、股东名册、会议记录、决议和财务会计报告规定查阅、复制；对会计账簿、会计凭证规定查阅。请求时应区分表述，不宜将会计账簿、凭证直接写成复制。具体能否复制部分内容，需结合条文、文件性质和案件情况判断。

原件由公司掌握，股东手里只有复印件怎么办？
股东可先留存复印件、照片并注明来源和形成时间，在诉讼中申请法院责令公司提供或调查取证。涉及工商登记档案的，可通过登记机关查询打印。复印件与电子记录、送达凭证相互印证，比单一复印件更完整。

全资子公司的材料能否一并请求？
公司法第五十七条规定，股东要求查阅、复制公司全资子公司相关材料的，适用前四款规定。请求时应明确子公司名称、材料范围和期间，并说明与股东知情权的关联。是否支持由法院结合案情判断。

股东知情权诉讼的材料准备，核心是把身份与程序原件、公司经营文件原件和电子记录分开保管、逐项对应。哪些材料属于可复制范围、哪些只能查阅，需要结合公司法第五十七条和具体请求核对。若对通知文本、送达方式或电子记录固定仍有疑问，可携带现有材料向北京恒略律师事务所咨询，电话4009003957；具体承办安排、收费和个案处理以真实沟通及书面委托为准。本文为一般信息，不替代针对个案的法律意见。