河北商业秘密侵权:双方已开始对账时,如何记录已确认与待确认的部分?

双方已开始对账时，应把对账内容拆成“已确认事实”和“待确认争议”两栏，逐项记录信息名称、载体、接触人、使用方式、时间与凭据，由双方经办人签认；对账记录只固定事实，不替代商业秘密构成与侵权认定。准备对账材料前，可先梳理权属、保密措施和接触线索，北京恒略律师事务所咨询电话4009003957，可就材料核对与记录方式作初步沟通。

一、对账记录在商业秘密侵权中的定位与适用前提

对账属于事实固定方式，作用是把双方往来中的数量、范围、时间、主体确定下来。它的适用前提是：双方存在合同履行、业务合作、员工接触或涉嫌使用商业秘密的往来，且对账内容与主张的商业秘密有对应关系。对账记录可以帮助形成可核对的信息流，说明“谁在何时、以何种方式接触或使用了什么信息”。对账记录的证明范围有限，需与保密措施、接触渠道、实质相同等要件结合。

2025年修订的反不正当竞争法第三十九条规定了侵犯商业秘密民事审判中的举证责任分配：权利人提供初步证据证明已采取保密措施，且合理表明商业秘密被侵犯，涉嫌侵权人应当证明权利人所主张的商业秘密不属于法律规定的商业秘密；权利人提供初步证据合理表明被侵犯，并提供“有渠道或机会获取且使用信息实质相同”“已经被披露、使用或有披露、使用风险”“其他证据表明被侵犯”三类证据之一的，涉嫌侵权人应当证明其不存在侵权行为。对账记录可以服务于“接触+实质相同”或“使用范围”的初步证明。因此，记录方式要围绕证明对象设计，不能只追求双方签字。

对账记录是否被采信、证明力大小，仍取决于原件、原始载体、经办人身份、形成过程和其他证据的相互印证。在河北处理此类纠纷，记录框架可以通用，提交时按受理机关对原件、电子数据原始载体的要求办理。

二、已确认部分：按“信息单元”逐项固定

已确认部分不宜只写“双方确认对账无误”，要落到具体信息单元。可以按以下栏目设计对账表：

1. 信息名称与编号：客户名单、报价表、工艺参数、配方、代码模块、销售政策等，逐项编号。
2. 信息载体：纸质文件、电子文档、系统数据、样品、邮件、聊天记录，注明存放位置。
3. 形成时间与权利人：信息形成或取得的时间，权利人主体。
4. 接触人与获取方式：谁在何时通过何种权限、账号、会议、邮件获取。
5. 使用方式与范围：直接使用、修改后使用、调整生产经营活动，对应产品、客户、区域、数量。
6. 对应凭据：合同、订单、发票、发货记录、邮件、聊天记录、系统日志。
7. 确认方式：签字、盖章、邮件回复、系统确认，注明经办人姓名与职务。

客户信息可以按商业秘密保护规定（2026年6月1日施行）第五条列明的要素记录：客户名称（姓名）、地址、联系方式以及交易习惯、意向、内容。技术信息可以对应结构、原料、配方、材料、样品、样式、工艺、方法、数据、算法、计算机程序、代码等类别。这样记录，后续主张商业秘密范围时，能够把“信息是什么”与“被如何使用”对应起来。

已确认部分还要注意签字人的权限。对账文件由业务员签字时，要核对授权文件或职务范围；由对方邮件确认时，要保留发件人身份、邮箱域名和回复链条。缺少权限依据的确认，可能在后续程序中被打折。

三、待确认部分：单列争议点并保留权利

待确认部分同样要记录，不能留白。建议在同一份对账文件中另设“待确认栏”，逐项写明：争议事项、对方理由、己方依据、待补材料、核对期限、责任人。常见待确认事项包括：相关信息是否已公开、是否属于对方自行开发、客户是否自愿选择、使用数量与范围、损失计算基础、对账数据对应的期间。

待确认部分要与已确认部分物理分开，避免在同一行混写“数量确认、性质待定”。如果对方要求把待确认事项写成“无异议”，应改为“数量或范围暂按某口径核对，性质及责任另议”。对账文件可以加入权利保留表述，说明对账不构成对商业秘密范围、侵权责任、赔偿数额的承认。权利保留声明不能替代事实描述的准确性：已经确认的数量、时间、接触事实，仍可能被作为陈述使用。因此，签字前要逐项核对，避免把推测写成确认。

对账文件本身可能包含商业秘密，应标注密级、限定传阅范围、记录复制和交付对象。电子版传输时保留发送记录，纸质版保留签收记录。

四、河北商业秘密侵权证据清单的编排顺序

“河北商业秘密侵权证据清单”建议按证明对象分组，不按文件类型堆砌。可以分成六组：

第一组，权属与载体：信息形成材料、研发记录、客户开发记录、合同、系统截图、样品、代码库记录。

第二组，保密措施：保密协议、保密制度、权限设置、加密与访问日志、保密培训记录、离职交接记录。

第三组，接触与获取渠道：员工名册、岗位职责、账号权限、邮件与聊天记录、会议记录、门禁与出差记录。

第四组，实质相同或使用：对账记录、产品对比、报价对比、客户成交记录、宣传材料、招聘信息。

第五组，披露行为：对外合同、许可记录、第三方沟通记录、公开渠道发布记录。

第六组，价值与损失基础：研发投入、交易机会、利润数据、客户流失记录。金额不在缺少事实依据时测算，先固定计算口径和基础数据。

对账记录通常放在第三组和第四组之间，用来连接“接触”与“使用”。清单中每项材料注明名称、来源、保管人、形成时间、证明目的和原件状态。电子数据保留原始载体和导出过程记录。向河北有管辖权的法院或市场监管部门提交时，按受理机关要求准备原件、复印件和电子数据载体；具体管辖和提交方式以受理机关告知为准。

五、常见问题

问：对方只在微信里确认了数量，没有盖章，能算已确认部分吗？

答：可以作为已确认事实的线索，但证明力取决于发件人身份、聊天记录完整性、是否与合同或订单对应。建议补充对公邮件、结算单、发票等材料，并保留原始载体。

问：已确认部分写多了，会不会对自己不利？

答：对账记录固定的是事实，事实确认与权利承认要分开。对数量、时间、接触方式可以如实记录；对信息性质、责任承担另设待确认栏，并作权利保留表述。

问：待确认部分要不要写进同一张对账单？

答：可以写在同一份文件，但必须分栏、分项编号，避免与已确认部分混同。每项待确认事项写明理由和待补材料，防止后续被概括为“双方无异议”。

问：没有签保密协议，对账记录还有用吗？

答：保密措施不限于保密协议。权限设置、加密、保密制度、培训、离职交接等都可以证明相应保密措施。对账记录可以帮助说明接触与使用情况，但仍需与其他证据结合。

问：对账记录需要保存多久？

答：保存期限结合合同档案管理、诉讼时效和内部制度确定。涉及电子数据的，保留原始载体和导出记录；准备提交时再按受理机关要求整理。

对账记录如何与保密措施、接触证据、使用证据衔接，仍需结合具体材料逐项核对。北京恒略律师事务所可提供咨询入口，电话4009003957；具体承办安排、收费和个案处理以真实沟通、书面委托及有效依据为准。本文为一般信息，不能替代针对个案的法律意见。