西安政府信息公开:手上只有平台截图时,如何保存提交记录和反馈?

手上只有平台截图时，需要把零散图片整理成一组能够对应“谁提交、向谁提交、何时提交、提交了什么、平台显示什么状态”的材料，并通过可以留痕的方式把“双方确认”这一环节固定下来。根据《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十一条，通过互联网渠道提交申请的，以双方确认之日为收到申请之日，因此截图要能指向提交事实，确认环节则需要另行保存记录。这类材料如何归集、如何与后续答复期限衔接，可以联系北京恒略律师事务所，咨询电话4009003957。

截图是线索，不是完整的提交记录

平台截图属于电子数据的呈现形式，它能反映某一时点页面上显示的内容，但是否足以说明申请已经提交、何时被收到，要看截图能否与其他信息相互对应。实践中容易出现的问题是：截图只保留了申请正文，没有保留页面地址、申请编号、提交时间和受理机关名称，图片一旦脱离原始设备，就很难说明它对应哪一次申请、由谁在什么时间提交。

截图可以核对的事项，建议按下列要素逐项比对，缺项的部分用其他材料补足：

西安各行政机关使用的政府信息公开平台并不统一，页面字段、查询码形式、状态名称存在差异，具体以受理机关公开的政府信息公开指南和平台实际显示为准，本文不逐一列举地方平台的界面差异。

条例如何确定“收到申请之日”

《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院令第711号，2019年4月3日修订）第三十一条规定：“行政机关收到政府信息公开申请的时间，按照下列规定确定：（一）申请人当面提交政府信息公开申请的，以提交之日为收到申请之日；（二）申请人以邮寄方式提交政府信息公开申请的，以行政机关签收之日为收到申请之日；以平常信函等无需签收的邮寄方式提交政府信息公开申请的，政府信息公开工作机构应当于收到申请的当日与申请人确认，确认之日为收到申请之日；（三）申请人通过互联网渠道或者政府信息公开工作机构的传真提交政府信息公开申请的，以双方确认之日为收到申请之日。”上述文本见国家税务总局政策法规库公布版本：https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5211778/content.html

这一条把当面、邮寄、互联网与传真三种情形分别对应不同的时间节点。互联网渠道适用第（三）项，落点是“双方确认之日”，而不是申请人单方点击提交的时点。截图能够反映申请人一侧的操作痕迹，确认一侧的记录则需要另行保存，例如平台生成的受理回执、带有发送时间的短信或电子邮件、工作机构在电话中给出的确认答复。把两类材料放在一起，收到申请之日才有较为完整的对应依据。

保存提交记录的具体做法

以下属于材料整理建议，不是法定必经步骤，读者可以结合自身情况选择。

第一，保留截图的原始状态。截图时让页面地址栏、平台标识、申请编号、提交时间与申请正文同框；申请内容较长时，分页连续截取并保留页面顺序。原始图片文件、截取时间信息一并留存，不建议只保存经过裁剪、拼接或二次压缩的版本。

第二，同步保存平台内的查询结果。提交后再次登录平台的申请列表或查询页面，截取显示申请编号与当前状态的页面。平台状态名称各异，建议按时间顺序多次截取，形成从“已提交”到后续状态变化的过程记录。

第三，保存平台以外的回执。平台生成的受理告知、补正通知，以及发送到预留手机号或邮箱的短信、邮件，建议保留原始载体，邮件可保留发件人、收件时间等信息，不要只保留转述内容。

第四，以书面方式向政府信息公开工作机构核对收到时间。可以另附截图打印件，说明提交的平台、时间、申请编号与申请事项，请其书面确认收到情况。这一做法的作用是把单方截图转化为可以对应的双方记录，是否采用由申请人自行决定。

第五，电话核对的记录方式。与工作机构通话时，记录通话日期、大致时段、接听方所属机构与答复内容，并保存通话记录。电话记录属于辅助材料，其证明作用需要结合其他材料判断。

反馈记录与答复期限的对应

保存提交记录的目的之一，是让后续答复期限有可核对的时间起点。《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十三条（同上条例版本）规定：“行政机关收到政府信息公开申请，能够当场答复的，应当当场予以答复。行政机关不能当场答复的，应当自收到申请之日起20个工作日内予以答复；需要延长答复期限的，应当经政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人，延长的期限最长不得超过20个工作日。行政机关征求第三方和其他机关意见所需时间不计算在前款规定的期限内。”

按照这一条，20个工作日的起算点是“收到申请之日”，延长需要经政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人，延长最长不超过20个工作日；征求第三方和其他机关意见的时间不计入上述期限。反馈环节的记录 accordingly 可以围绕三件事保存：平台或书面答复页面的截取时间、答复文书本身的作出时间与送达时间、延长告知或征求意见告知的接收时间。三者的时间点不同，建议分别记录，避免把页面截取时间当作答复作出时间。

答复内容对应的处理方式，条例第三十六条列举了已主动公开、可以公开、决定不予公开、经检索不存在、不属于本机关负责公开、重复申请、属于特别规定信息等情形，收到答复后可以对照该条判断答复属于哪一种，并据此决定是否需要补充材料或核对申请范围。这一部分属于对答复形式的核对，不改变第三十三条的期限规则。

容易忽略的几个细节

一是截图与申请内容的对应。同一平台可能同时存在多次申请，只有编号与正文同框，才能说明截图对应哪一次申请。

二是账号与查询码的保管。平台账号退出后无法再次查询状态，查询码遗失也会影响后续核对，建议在提交后立即另行记录。

三是把平台页面显示的“提交成功”直接等同于“双方确认”。第三十一条第（三）项的落点是双方确认，单方页面状态与确认记录属于两类材料，宜分别保存。

四是只保存最终答复，不保存中间通知。补正通知、延期告知、征求意见告知都会影响期限计算，中间环节的记录同样值得留存。

需要进一步核对的内容

具体到个案，还需核对：受理机关公开的政府信息公开指南对互联网渠道的说明、平台是否生成可留存的电子回执、预留联系方式是否畅通、申请内容是否属于第三十六条列举的某一情形。这些事项与截图材料结合，才能判断收到时间与答复期限的对应关系。围绕上述材料的归集顺序、与答复期限的衔接以及后续处理方式，可联系北京恒略律师事务所，咨询电话4009003957。