三亚政府信息公开:准备咨询时,如何梳理行政行为和后续沟通?

准备就三亚政府信息公开事项进行咨询前，建议先把“行政行为—信息载体—受理机关—时间节点—答复类型”这条线索整理清楚：先确认要问的是哪一个行政行为、该行为形成或保存了哪些信息，再确认这些信息依法应由哪个行政机关负责公开，随后固定申请提交与签收的时间，最后按照行政机关可能作出的答复类型，准备后续沟通的要点和材料。北京恒略律师事务所咨询电话4009003957，可在整理出基本事实后，就材料归组和沟通思路作进一步核对。

一、先分清“哪个行政行为”和“哪份信息”

《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院令第711号，2019年4月3日修订）第二条规定：“本条例所称政府信息，是指行政机关在履行行政管理职能过程中制作或者获取的，以一定形式记录、保存的信息。”这条定义决定了梳理的起点：咨询时不宜只笼统说“我要查某个项目”或“我要查某个决定”，而应把行政行为与承载该行为的信息对应起来。

可以按三个层次归组：第一层是行为本身，例如某次行政许可、行政处罚、行政强制，或者某类规划、政策的制定与实施；第二层是行为形成的记录，例如许可的办理依据、条件、程序及办理结果，处罚的依据、条件、程序以及行政机关认为具有一定社会影响的处罚决定；第三层是机关基础信息，例如机关职能、机构设置、办公地址、办公时间、联系方式、负责人姓名。条例第二十条对行政机关应当主动公开的政府信息作了列举，上述内容均在列举范围内。先核对拟查询的信息是否已经属于主动公开范围，有助于判断后续应当走“查询已有公开渠道”还是“提出依申请公开”。

这里需要区分两个对象：行政行为本身是否合法、是否应当撤销，属于行政复议或行政诉讼要解决的问题；政府信息是否应当提供、以何种方式提供，属于政府信息公开程序要解决的问题。咨询前把这两类问题分开记录，可以避免在沟通中把“对行为不服”与“申请获取信息”混在一起，导致受理机关难以判断申请指向。

二、固定“何时提交、何时签收”的时间节点

后续沟通的时间预期，取决于申请何时被认定为“收到”。条例第三十一条对收到申请的时间作了区分：申请人当面提交政府信息公开申请的，以提交之日为收到申请之日；以邮寄方式提交的，以行政机关签收之日为收到申请之日；以平常信函等无需签收的邮寄方式提交的，政府信息公开工作机构应当于收到申请的当日与申请人确认，确认之日为收到申请之日；通过互联网渠道或者政府信息公开工作机构的传真提交的，以双方确认之日为收到申请之日。

与收到时间直接衔接的是答复期限。条例第三十三条规定：“行政机关收到政府信息公开申请，能够当场答复的，应当当场予以答复。行政机关不能当场答复的，应当自收到申请之日起20个工作日内予以答复；需要延长答复期限的，应当经政府信息公开工作机构负责人同意并告知申请人，延长的期限最长不得超过20个工作日。行政机关征求第三方和其他机关意见所需时间不计算在前款规定的期限内。”

据此，梳理时间线时建议记录四项内容：申请书提交的日期与方式、行政机关签收或双方确认的日期、答复文书作出与送达的日期、行政机关是否告知延长答复期限以及延长理由。征求意见所需时间不计入答复期限，因此如果行政机关告知已征求第三方或其他机关意见，还需要把征求意见的启动和反馈时间单独记录，便于判断当前处于哪个阶段。

三、按“答复类型”准备后续沟通

条例第三十六条对政府信息公开申请的答复情形作了集中规定：“对政府信息公开申请，行政机关根据下列情况分别作出答复：（一）所申请公开信息已经主动公开的，告知申请人获取该政府信息的方式、途径；（二）所申请公开信息可以公开的，向申请人提供该政府信息，或者告知申请人获取该政府信息的方式、途径和时间；（三）行政机关依据本条例的规定决定不予公开的，告知申请人不予公开并说明理由；（四）经检索没有所申请公开信息的，告知申请人该政府信息不存在；（五）所申请公开信息不属于本行政机关负责公开的，告知申请人并说明理由；能够确定负责公开该政府信息的行政机关的，告知申请人该行政机关的名称、联系方式；（六）行政机关已就申请人提出的政府信息公开申请作出答复、申请人重复申请公开相同政府信息的，告知申请人不予重复处理；（七）所申请公开信息属于工商、不动产登记资料等信息，有关法律、行政法规对信息的获取有特别规定的，告知申请人依照有关法律、行政法规的规定办理。”

这条规定可以直接转化为沟通分类：收到“已主动公开”的告知，重点核对告知的获取方式、途径是否具体可用；收到“可以公开”的答复，重点核对提供的信息是否与申请指向一致、告知的获取时间是否明确；收到“不予公开”的答复，重点核对是否说明理由以及理由对应哪一项法定情形；收到“信息不存在”的答复，重点核对检索范围与申请描述是否匹配；收到“不属于本机关负责公开”的答复，重点核对是否说明理由、是否告知负责机关的名称和联系方式；收到“不予重复处理”的答复，重点核对此前答复与本次申请是否指向相同政府信息；收到依照其他法律、行政法规办理的告知，重点核对所指向的具体规定。

沟通时按上述类型分别准备问题，比笼统追问“为什么没有给我”更有针对性。每类答复对应的核对对象不同，记录方式也建议分开，避免不同事项的日期、文号和答复内容混在一起。

四、共同制作与申请数量频次两类特殊情形

除一般答复外，还有两类情形会影响沟通预期。条例第三十四条规定，申请公开的政府信息由两个以上行政机关共同制作的，牵头制作的行政机关收到申请后可以征求相关行政机关的意见，被征求意见机关应当自收到征求意见书之日起15个工作日内提出意见，逾期未提出意见的视为同意公开。涉及多部门联合制作的文件时，可以核对牵头机关是谁、是否已启动征求意见，以及征求意见所占用的时间。

条例第三十五条规定，申请人申请公开政府信息的数量、频次明显超过合理范围，行政机关可以要求申请人说明理由；行政机关认为申请理由不合理的，告知申请人不予处理；认为申请理由合理，但是无法在条例第三十三条规定的期限内答复的，可以确定延迟答复的合理期限并告知申请人。如果一次提出多项申请或短期内多次申请，可以提前把各项申请按事项、时间、用途分组说明，便于行政机关理解申请范围。

五、咨询前可以整理的材料清单

以下整理方法属于建议性的准备方式，不是法定提交顺序，也不构成委托前提；目的是让咨询时能够把事实讲清楚。

整理时建议以同一申请事项为单位归组，把申请书、签收凭证、答复文书、送达凭证放在同一组内；不同申请事项分别成组，不把不同程序的日期混写。材料为复印件的，可以注明原件存放位置；电子记录可以保留完整截图及生成时间。上述做法用于帮助咨询时还原事实，不改变条例规定的期限和条件。

六、咨询时可以明确的几个问题

完成上述归组后，咨询时可以把问题集中在事实与程序的对应关系上：申请指向的信息是否属于政府信息；受理机关是否是制作或保存该信息的行政机关；收到申请之日如何确定；答复期限是否已经届满或依法延长；答复属于第三十六条中的哪一种情形；针对该情形还需要补充哪些材料。对于拟由律所协助起草、梳理或沟通的事项，可以与律所协商是否纳入服务范围、如何计费，律师服务费与诉讼费等费用性质不同，具体以双方书面约定为准。三亚当地政府信息公开工作机构的具体设置、受理渠道和指南内容，建议以该机关主动公开的信息为准另行核对。

围绕本文尚需核对的申请指向、签收时间、答复文书类型和征求意见记录，如需进一步梳理材料或沟通思路，可联系北京恒略律师事务所，咨询电话4009003957。